运用EXCEL电子表格提高工作效率
2014-07-28王晓明
摘要：该文介绍了Excel表格的特点，以及单元格的设置和函数的应用。
关键词：Excel；特点；函数；填充柄；单元格
中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2014）18-4347-05
By Use of Excel Spreadsheet to Improve Work Efficiency
WANG Xiao-ming
（Anhui Construction Technician College， Hefei 230000，China）
Abstract： This paper introduces the features of Excel spreadsheet， and the application of the Settings and functions of the cell.
Key words： Excel； characteristic； function； fill handle； the cell
Excel 2007是微软的Office 2007的核心组件之一，它集成了包括电子表格的编辑、工作表的编辑、工作表的排版、图表的使用、列表管理及数据库应用等功能，可以进行各种数据的处理、统计分析和辅助决策等操作，广泛应用于管理、统计财经、金融、审计等众多领域的一款非常优秀的电子表格处理软件。
1 Excel表格的特点
Word主要是处理文字的软件，Excel的最大特点是电子表格计算功能比较强大，是处理表格数字的软件。
2 填充柄
填充柄 王晓明运用EXCEL电子表格提高工作效率-1E8＼image1.png>：位于选定区域右下角的小黑方块。将用鼠标指向填充柄时，鼠标的指针更改为黑十字。在工作表中，可以通过拖动单元格填充柄，将选定单元格中的内容复制到同行或同列的其他单元格中。若单元格中包含Excel 2007可扩展序列中的数字、日期或时间段，则在该操作过程中这些数值将按序列变化而不是复制。
2.1 使用 “填充柄”完成数据的复制
首先选定单元格区域，将鼠标指针指向填充柄，当鼠标指针变成十字形时，按住鼠标左键拖动，拖动到目标位置后松开鼠标左键，即可将单元格区域中的数据复制到所拖动到的所有目标单元格中。如图1所示。
2.2 使用鼠标拖动“填充柄”建立序列填充
选定两个已经填好数据的连续单元格，将鼠标指针指向填充柄，按压鼠标左键，拖动鼠标直至所需单元格区域中的最后一个单元格，如图2所示，松开鼠标左键，数据将自动根据序列和步长值填充到其他单元格。填充效果如图3所示。
3 单元格的设置
3.1 单元格的复制方法
拖拽法：首先选择需要移动的单元格或者单元格区域，然后移动鼠标指针到所选区域的边框上，使鼠标指针变为
使用剪贴板法：首先选择需要移动的单元格或者单元格区域，在“开始”选项卡上“剪贴板”选项组中的“复制”按钮，或使用Ctrl + C 组合键，然后选定要粘贴数据的目标单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“剪贴板”选项组中的“粘贴”按钮，或按下Ctrl + V 组合键，即可将单元格或单元格区域的数据复制到目标单元格或单元格区域中。
3.2 单元格的移动
拖动法：选定要移动的单元格或单元格区域，将鼠标指针移到所选区域的边框上，使鼠标指针变为
使用剪贴板法：选定要移动的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“剪贴板”选项组中的“剪切”按钮，或使用Ctrl+X 组合键，然后选定要粘贴数据的目标单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡上“剪贴板”选项组中的“粘贴”按钮，或按下Ctrl+V 组合键，即可将单元格或单元格区域的数据移动到目标单元格或单元格区域中。
3.3 数据及数字格式的清除
选定要删除的单元格或单元格区域，按下Delete 键即可删除所选定的数据。
在工作表中选定要删除的单元格或单元格区域，单击“开始”选项卡中“编辑”选项组的“清除”命令，在下拉列表中中有四个选项，如图4所示，“全部清除”选项是删除所选择单元格的所有内容和格式，“清除格式”选项是只删除选定区域的格式，而不影响其内容和批注，“清除内容”选项是删除所选单元格的内容数据和公式），而不影响单元格的格式或批注，“清除批注”选项是只删除附加到所选单元格的批注，而不影响单元格的内容和格式。
3.4 设置工作表标签颜色
为了便于不同的工作表醒目提示，可以对工作表的标签进行着色。方法是选定要着色的工作表，鼠标在标签页上右击，打开快捷菜单选择“工作表标签颜色”按钮，在弹出的颜色框中选中所要的颜色即可。
3.5 批注的添加
在工作表中，可以为单元格添加批注，即给单元格添加一些说明文字，以便于更好地理解单元格的内容。批注内容并不显示在单元格中。当一个单元格加上批注后，其右上角会出现一个红色标记，提醒用户该单元格中含有批注。要查看单元格的批注内容，只需要把鼠标指针指向该单元格，批注即会出现在单元格附近的区域中。鼠标指针离开该单元格后，批注内容自动消失。
选择需要添加批注的单元格，单击“审阅”选项卡中“批注”选项组的“新建批注”按钮，然后在弹出的批注编辑框中输入批注的内容，单击批注编辑框以外的区域完成批注的添加。
要对已有的批注进行编辑或删除，可对批注所在的单元格右击，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”或“删除批注”即可。
4 函数的使用
函数则是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本、逻辑的运算或者查找工作表的信息。利用函数不仅能提高数据处理的效率，还可以减少数据处理中一些人为原因导致的错误。在Excel 2007中系统内置了大量的各种函数，以便用户使用
4.1 函数的语法结构
Excel 2003中函数最常见的结构以函数名称开始，后面紧跟一对小括号，在括号内部是以逗号为分隔符的参数。函数的一般格式是：
<函数名><参数1>，<参数1>，……）
例如：SUM（number1，number2，……），其中SUM是函数名，number1、number2是函数的参数，省略号表示可以有多个参数。
4.2 函数的输入
函数的输入有两种方法：一是手工在单元格中直接输入，一般仅限于对简单函数公式的输入。二是利用函数向导输入，即单击编辑栏中的函数按钮
4.3 常见函数
4.3.1 SUM函数
SUM 函数可以求出选定单元格区域中所有数字之和。
例如，公式“=SUM（"3"，2，TRUE）” ，表示将3 、2和1 相加，其中文本值"3"被转换为数字3 ，逻辑值TRUE 被转换成数字l（FALSE 转换成数字0）。
4.3.2 AVERAGE函数
AVERAGE 函数是一个求平均值的函数，它可以求出选定单元格区域的算术平均值。
例：在图6所示的工作表中，计算三门课程的平均分，并将结果存放在F列中。
4.3.3 COUNT函数
COUNT函数的功能是用于统计包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。
例：在图7 所示的工作表中，计算参加考试的人数，并将结果存放在单元格B1中。
4.3.4 MAX函数
函数MAX 的功能是返回一组值中的最大值。
例：在图8所示的工作表中，计算每门课程的最高分，并将结果存放在单元格B11、C11、D11中。
4.3.5 MIN函数
函数MIN 的功能是返回一组值中的最小值。其调用格式如下：
MIN （ number1 ， number2，… ）
参数“number1 ， number2，… ”为要查找最小值的1 到30个原数据参数。参数可以包括数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。但不能为错误值或不能转换成数字的文本。例如，公式“= MAX （A1 ： B3 ， D5 ， 12 ）”，表示求A1 ： B3 单元格区域、D 5 单元格和数值12中的最小值。
4.3.6 NOW函数
函数NOW 的功能是返回系统的当前日期和时间。其调用格式如下：NOW （ ）
4.3.7 lF函数
函数IF 的功能是通过判断条件表达式的真假，从而得到不同结果。
例如，已知单元格B2中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格，可采用函数：
=IFB2<60，"不及格"，"及格"）
一个IF函数可以实现“二选一”的运算，若要在更多的情况中选择一种，则需要进行嵌套来完成。
例：在图9所示的工作表中，将平均分置换为等级，并将结果存放在单元格G列中。
4.3.8 其它常用函数
表1 其它常用函数
5 结束语
Excel工作表对数据的处理要比Word表格更有优势，因此使用范围远比Word表格广泛，建议广大工作人员在实际工作中大胆使用Excel工作表，它能有效提高效率。
参考文献：
[1] 吴成群，汪双顶.计算机应用基础[M].上海：同济大学出版社，2011.
[2] 吴清萍.计算机应用基础与上机指导[M].北京：清华大学出版社，2004.
选择需要添加批注的单元格，单击“审阅”选项卡中“批注”选项组的“新建批注”按钮，然后在弹出的批注编辑框中输入批注的内容，单击批注编辑框以外的区域完成批注的添加。
要对已有的批注进行编辑或删除，可对批注所在的单元格右击，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”或“删除批注”即可。
4 函数的使用
函数则是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本、逻辑的运算或者查找工作表的信息。利用函数不仅能提高数据处理的效率，还可以减少数据处理中一些人为原因导致的错误。在Excel 2007中系统内置了大量的各种函数，以便用户使用
4.1 函数的语法结构
Excel 2003中函数最常见的结构以函数名称开始，后面紧跟一对小括号，在括号内部是以逗号为分隔符的参数。函数的一般格式是：
<函数名><参数1>，<参数1>，……）
例如：SUM（number1，number2，……），其中SUM是函数名，number1、number2是函数的参数，省略号表示可以有多个参数。
4.2 函数的输入
函数的输入有两种方法：一是手工在单元格中直接输入，一般仅限于对简单函数公式的输入。二是利用函数向导输入，即单击编辑栏中的函数按钮
4.3 常见函数
4.3.1 SUM函数
SUM 函数可以求出选定单元格区域中所有数字之和。
例如，公式“=SUM（"3"，2，TRUE）” ，表示将3 、2和1 相加，其中文本值"3"被转换为数字3 ，逻辑值TRUE 被转换成数字l（FALSE 转换成数字0）。
4.3.2 AVERAGE函数
AVERAGE 函数是一个求平均值的函数，它可以求出选定单元格区域的算术平均值。
例：在图6所示的工作表中，计算三门课程的平均分，并将结果存放在F列中。
4.3.3 COUNT函数
COUNT函数的功能是用于统计包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。
例：在图7 所示的工作表中，计算参加考试的人数，并将结果存放在单元格B1中。
4.3.4 MAX函数
函数MAX 的功能是返回一组值中的最大值。
例：在图8所示的工作表中，计算每门课程的最高分，并将结果存放在单元格B11、C11、D11中。
4.3.5 MIN函数
函数MIN 的功能是返回一组值中的最小值。其调用格式如下：
MIN （ number1 ， number2，… ）
参数“number1 ， number2，… ”为要查找最小值的1 到30个原数据参数。参数可以包括数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。但不能为错误值或不能转换成数字的文本。例如，公式“= MAX （A1 ： B3 ， D5 ， 12 ）”，表示求A1 ： B3 单元格区域、D 5 单元格和数值12中的最小值。
4.3.6 NOW函数
函数NOW 的功能是返回系统的当前日期和时间。其调用格式如下：NOW （ ）
4.3.7 lF函数
函数IF 的功能是通过判断条件表达式的真假，从而得到不同结果。
例如，已知单元格B2中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格，可采用函数：
=IFB2<60，"不及格"，"及格"）
一个IF函数可以实现“二选一”的运算，若要在更多的情况中选择一种，则需要进行嵌套来完成。
例：在图9所示的工作表中，将平均分置换为等级，并将结果存放在单元格G列中。
4.3.8 其它常用函数
表1 其它常用函数
5 结束语
Excel工作表对数据的处理要比Word表格更有优势，因此使用范围远比Word表格广泛，建议广大工作人员在实际工作中大胆使用Excel工作表，它能有效提高效率。
参考文献：
[1] 吴成群，汪双顶.计算机应用基础[M].上海：同济大学出版社，2011.
[2] 吴清萍.计算机应用基础与上机指导[M].北京：清华大学出版社，2004.
选择需要添加批注的单元格，单击“审阅”选项卡中“批注”选项组的“新建批注”按钮，然后在弹出的批注编辑框中输入批注的内容，单击批注编辑框以外的区域完成批注的添加。
要对已有的批注进行编辑或删除，可对批注所在的单元格右击，在弹出的快捷菜单中选择“编辑批注”或“删除批注”即可。
4 函数的使用
函数则是Excel预定义的内置公式，可以进行数学、文本、逻辑的运算或者查找工作表的信息。利用函数不仅能提高数据处理的效率，还可以减少数据处理中一些人为原因导致的错误。在Excel 2007中系统内置了大量的各种函数，以便用户使用
4.1 函数的语法结构
Excel 2003中函数最常见的结构以函数名称开始，后面紧跟一对小括号，在括号内部是以逗号为分隔符的参数。函数的一般格式是：
<函数名><参数1>，<参数1>，……）
例如：SUM（number1，number2，……），其中SUM是函数名，number1、number2是函数的参数，省略号表示可以有多个参数。
4.2 函数的输入
函数的输入有两种方法：一是手工在单元格中直接输入，一般仅限于对简单函数公式的输入。二是利用函数向导输入，即单击编辑栏中的函数按钮
4.3 常见函数
4.3.1 SUM函数
SUM 函数可以求出选定单元格区域中所有数字之和。
例如，公式“=SUM（"3"，2，TRUE）” ，表示将3 、2和1 相加，其中文本值"3"被转换为数字3 ，逻辑值TRUE 被转换成数字l（FALSE 转换成数字0）。
4.3.2 AVERAGE函数
AVERAGE 函数是一个求平均值的函数，它可以求出选定单元格区域的算术平均值。
例：在图6所示的工作表中，计算三门课程的平均分，并将结果存放在F列中。
4.3.3 COUNT函数
COUNT函数的功能是用于统计包含数字以及包含参数列表中的数字的单元格的个数。
例：在图7 所示的工作表中，计算参加考试的人数，并将结果存放在单元格B1中。
4.3.4 MAX函数
函数MAX 的功能是返回一组值中的最大值。
例：在图8所示的工作表中，计算每门课程的最高分，并将结果存放在单元格B11、C11、D11中。
4.3.5 MIN函数
函数MIN 的功能是返回一组值中的最小值。其调用格式如下：
MIN （ number1 ， number2，… ）
参数“number1 ， number2，… ”为要查找最小值的1 到30个原数据参数。参数可以包括数字、空白单元格、逻辑值或数字的文本表达式。但不能为错误值或不能转换成数字的文本。例如，公式“= MAX （A1 ： B3 ， D5 ， 12 ）”，表示求A1 ： B3 单元格区域、D 5 单元格和数值12中的最小值。
4.3.6 NOW函数
函数NOW 的功能是返回系统的当前日期和时间。其调用格式如下：NOW （ ）
4.3.7 lF函数
函数IF 的功能是通过判断条件表达式的真假，从而得到不同结果。
例如，已知单元格B2中存放考试分数，现要根据该分数判断学生是否及格，可采用函数：
=IFB2<60，"不及格"，"及格"）
一个IF函数可以实现“二选一”的运算，若要在更多的情况中选择一种，则需要进行嵌套来完成。
例：在图9所示的工作表中，将平均分置换为等级，并将结果存放在单元格G列中。
4.3.8 其它常用函数
表1 其它常用函数
5 结束语
Excel工作表对数据的处理要比Word表格更有优势，因此使用范围远比Word表格广泛，建议广大工作人员在实际工作中大胆使用Excel工作表，它能有效提高效率。
参考文献：
[1] 吴成群，汪双顶.计算机应用基础[M].上海：同济大学出版社，2011.
[2] 吴清萍.计算机应用基础与上机指导[M].北京：清华大学出版社，2004.
