浅析如何做好企事业单位的人事档案信息化建设

摘要：企事业单位的人事档案信息化既是档案工作的重要组成部分，同时，又是企事业单位信息化、电子政务以及各部门信息化的重要基础性工作。计算机网络技术的广泛应用使企事业单位的人事档案的管理进入现代化管理的先进行列，并为企事业单位的人事档案信息化管理提供了可靠的保证。

关键词：人事档案 信息化管理

人事档案是记录个人从事各种社会活动的文件，是企事业单位的人事部门对个人管理的重要凭证和开展各种工作的基础，对企事业单位领导考察和识别干部选拔优秀人才，加强企事业单位的干部队伍建设，促进工作、监察、党政管理的开展具有重大作用。随着计算机网络技术的广泛应用使人事档案信息管理进入现代化管理的先进行列，并为人事档案信息管理提供了可靠的保证。为更好地为干部人事档案工作提供全方位、准确、快捷的服务，推进干部人事管理工作改革创新，进一步加强新时期干部人事档案信息化建设。本文就人事档案信息化、存在的的问题、人事档案信息化建设、人事档案信息化建设对策与建议等，作进一步的研究和探讨。

1 人事档案信息化

企事业单位的人事档案通过计算机的管理，对档案信息资源进行分类、提取、分析、加工，可以直接提高人事档案工作的效率。并且，与传统的人事档案资料相比，数字档案更易于保存、查询、修改，并且可以通过网络快速传递，提高了人事档案的利用率，降低了人事档案的管理的成本。

①领导重视是关键。领导高度重视，是推动人事档案信息化建设的关键。领导要率先垂范，更新观念，带头学习信息化技术知识，并在干部档案工作中积极应用，才能推进干部人事档案管理信息化进程。一是要把人事档案管理信息化纳入到日常办公的重要日程，并积极探索推进干部人事档案信息化的新途径、新办法；二是要引入干部人事档案信息化管理系统软件，安排专人负责管理，才能实现人事档案信息化管理。

②建立干部档案信息库系统。通过计算机、扫描仪、录音、录像等现代化设备和技术，将管理的干部基本情况、职级、学历等干部档案信息全部整理录入系统。一是对录入的人事档案信息要全面反映干部的基本情况，如职务变动、工作履历等动态信息；二是对录入档案信息要做到随时录入、随时更新，保证档案信息的时效性、真实性和准确性；三是要建立干部档案信息网络化管理体系，使信息得以共享。可在领导和相关科室间，建立干部人事档案信息管理局域网，并按照干部管理权限，实行干部档案的网络化管理。

③应用信息管理系统。通过使用干部档案信息管理系统，一是可以快速、准确地为领导和相关部门提供干部结构状况查询、统计分析、干部基本情况查询等全方位、及时、可靠的干部人事信息，作为在干部管理、人事决策等方面的重要依据；二是为领导全面掌握企事业单位干部队伍的整体素质，使领导在选任干部时量才任用。

④原件管理系统建设。为满足利用者的需求，保护实体档案，提高人事档案利用工作的效率，可通过计算机、扫描仪、录音、录像等现代化设备对在职干部档案材料按照类别，逐页扫描，制成JPEG格式的图片文件后上传至干部人事档案管理系统。查阅者在查阅干部信息时，只需点击鼠标进入系统，便可查阅到干部档案材料，并可网上（局域网）申请下载打印。

2 存在的问题

在干部人事档案管理信息化建设过程中，我们发现一些问题。

①软、硬件设施不完善。例如，人事档案信息化所需要的缩微复印设备、计算机、扫描仪、数码相机、干部人事管理系统软件等，而部分基础设备至今仍未到位，从而影响和制约了信息化管理工作的开展。

②系统应用不完善。例如，现已经建立了干部人事档案信息管理系统，个人基本信息也已输入系统，对干部年龄结构、知识结构、专业结构等情况统计分析时，只能做一些简单查询、报表之类的工作。

③录入信息不完整。例如学历、表彰、入党等重要材料有的缺失，在录入信息时无法录入，从而使信息不够完整。

④专业技能有待提高。人事档案数字化信息系统管理，需要有较高知识技能，仅懂一般计算机操作知识是很难胜任这项工作的，所以，我们要加强培训，或者招聘既懂档案管理又懂信息技术的复合型人才上岗。

3 人事档案信息化建设

人事档案信息化建设是以档案应用与服务为重心，建立和充实数字化档案信息库，提高档案信息的综合应用，实现档案信息数字化和网络化，实现档案信息接收、传递、存储和应用的一体化，达到档案信息的高度共享，通过对信息进行综合利用而实现档案信息的增值。

①基础设施的建设。一是网络环境建设包括：内网建设和外网建设。内网主要是本单位内部局域网或本系统单位的内部联网。外网主要是信息采集传递网络和信息查询网络；内网和外网站要物理隔离、彼此独立；二是硬件环境建设包括：计算机、交换机、路由器、存储器等；三是系统软件建设包括：操作系统、数据库管理系统、信息安全系统等。

②人事档案信息资源的建设。通过扫描、摄录等技术手段，把现有的纸质档案、缩微胶片档案、录音档案等转化成数字化档案，并收集和接收各种形式的电子文件（含文本文件、图形文件、图像文件、声音文件及其它文件），并汇集到档案数字库，从而形成现有馆藏数字化档案、收集和接收各种数字化档案、有档案性质的行业及专题信息库于一体的信息资源管理平台。

③应用系统的建设。一是建设数字档案信息应用系统：进行信息采集、处理、存储、归档、组织、发布、利用及数字档案管理的全过程，并支持档案的数字化加工；二是建设现有的档案馆业务管理应用系统：包括文件管理、档案管理、资料管理、检索、利用、保管、鉴定、转交接收、编研、统计、数字管理、系统维护等功能模块。

4 人事档案信息化建设对策与建议

企事业单位的人事档案管理信息化是组织系统信息化工作的重要组成部分，应按照统筹规划、资源共享、上下互通、安全高效、分步实施、重点突破的原则，从以下几方面入手，不断提升信息化水平，完善信息系统，更好地为干部工作服务。endprint

①加强网络化建设，实现资源共享。注重完善硬件设施，在基础硬件、信息收集和利用等方面加大投入。充分利用现有资源推进干部管理信息化、网络化的进程。以人事档案信息化为枢纽，构建干部信息平台，实现网络化管理，对领导和相关科室进行授权开放、资源共享，实现信息服务的良性循环。逐步建立适应工作需要和发展的更加完善的网络化应用系统，不断提高信息化水平，将信息技术应用到干部选拔任用管理的全过程，以干部档案信息化促进干部工作的民主化、科学化和规范化。

②完善各项规章制度。建立健全、完善企事业单位的人事档案网络信息化各项规章制度，例如，制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。确保企事业单位的人事档案内部局域网不与外网连接，做到物理隔绝。

③强化培训。由于企事业单位的人事档案管理的信息化，以及文档处理的一体化和档案保存的技术化，从而要求企事业单位的人事档案管理者要具备较高的知识技能才能胜任这项工作。为此，企事业单位的人事档案管理人员既要成为档案技术操作的专家，又要了解人事管理、计算机技能及相关理论知识。所以，我们要加大对企事业单位的档案管理人员培训力度，注重提高队伍的业务素质，深挖人才潜能，培养既懂档案又懂信息技术的新的复合型人才，以适应现代化、信息化管理的需要。

④注重人事档案系统的管理与维护。我们在日常管理维护中，要保证查阅者能方便、快捷、有效、准确地找到所需的资料，充分发挥信息系统自动生成干部任免、调动审批表、干部名册等功能，及时将干部的基本情况、人事变动、工作调动、奖惩情况、年度考核和到龄退休等而引起的数据更新在软件中进行改动，确保信息库的完整性，实现干部信息日常管理的动态化和科学化，达到干部信息数据新、资料全的工作标准。为企事业领导了解干部队伍现状、干部政策决策、干部队伍发展规划和日常管理提供优质高效的服务。

5 结束语

综上所述，企事业单位的人事档案信息化建设是对实现企事业单位的人事干部信息管理工作的社会化服务有着非常突出的现实意义。企事业单位的人事档案管理人员要积极创造条件，尽快实现人事档案管理的信息化、网络化，实现企事业单位的人事档案信息化管理工作走上正规，能更快、更好、更方便地为企事业单位领导决策和科研生产服务。

参考文献：

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[2]赵黎霞.浅议企业人事档案信息化建设策略[J].办公室业务，2013（13）.

[3]王艳.关于人事档案信息化建设问题探析[J].民营科技，2014（01）.

作者简介：厉丹（1967-），女，湖北武汉人，大学本科，馆员，主要从事人事档案工作。endprint