撤销高校院系资料室的探索

摘要：本文分析了目前高校院系资料室的现状，及其存在诸多问题。分析目前人们的阅读习惯、查询文献的方法，阐述了当前院系资料室的作用已经非常不明显，撤销院系资料室是必要的、切实可行性的。并探讨高校院系资料室与图书馆合并的管理模式。

关键词：院系资料室 图书馆 合并

随着网络技术的迅速发展，文献资源大量数字化，电子资源快速增加，人们查询资料的方式及阅读习惯发生了很大变化。传统意义上，高校院系资料室是高校图书情报资料服务的重要组成部分，担负着为本院系教学科研服务的职能。但是多年来，无论是其收藏文献的数量，还是服务质量都不能满足教师、学生的需求，有的资料室甚至基本属于半关闭状态，与现代图书情报服务技术严重脱节。高校院系资料室已不能发挥应有的作用，为了更好地整合高校的文献资源、人力资源，资料室是到了该撤销的时候。

1 高校院系资料室的现状

1.1 人员状况

资料室收藏本院系相关专业文献资料，管理人员本应非常了解本院系专业发展动态及教学、科研需求，能及时提供细致、深入的信息服务，然而实际情况并非如此。目前，资料室的工作人员一般身兼数职，承担着繁重的行政工作，有的是院系教学或行政秘书，有的是辅导员等等，同时又承担着资料室的管理工作等。

资料室工作人员的图书情报专业素质欠缺。据调查，我国高校院系资料室工作人员一般缺乏图书情报专业知识，许多管理人员原本是学习和从事其它专业工作的，现在只是附带管理资料室。部分人员曾经管理过资料室，对图书情报专业知识有一些了解，但是由于其他工作任务重、时间紧，没有更多的精力投入资料室的发展和提高服务水平上。然而，当前图书情报资源管理与服务已融入了许多新技术新手段，管理系统、管理方法、文献出版发行和索取方式、及读者需求等等都发生很大变化。然而资料室仍然固守原有的工作方式，显然已不能满足师生查阅资料的需求了。

1.2 资料室的文献资源现状

高校院系资料室收藏本院系相关专业的文献、科研课题研究报告及本科生毕业论文等等。近年来，由于文献购置经费紧张，订购的文献资源很少，因而资料室收藏文献成旧、老化严重。以该校为例，许多院系资料室已经很多年没有购买书刊了，只有极个别资料室每年有一万元左右的资料购置费，但与每年都在涨价的书刊费用相比，这些经费杯水车薪，少得可怜。此外，资料室之间、资料室与图书馆之间相互沟通不畅，存在重复订购的现象。

1.3 资料室的服务及管理水平差

高校院系资料室管理仍沿用传统的管理方式，没有采用先进的管理技术，有的资料室仍然使用卡片式手工管理方式。现在，图书馆基本采用先进的计算机管理系统，管理方式、服务手段已发生很大变化，并且还在不断升级换代。图书馆开展的服务项目、服务方式也多种多样，例如近年来开展的手机图书馆服务，读者在任何时候、任何地点都可以使用图书馆。图书馆力求以人为本，在满足读者一般性借阅服务的基础上，根据用户的需求进行信息整合，提取涉及用户需要的知识，并对相关知识进行组织后再提供给用户。图书馆已由信息服务逐步转变为面向用户的知识服务。多年来，院系资料室在服务内容和方式上基本没有变化，严重落后于当今图书情报服务水平。

此外，资料室缺乏一套完善的管理制度，文献资源管理混乱。例如：行政管理制度、读者管理制度、业务工作规范等都欠缺。有的老师借阅资料不及时归还或根本不还，工作人员碍于情面不好意思催要。教师的研究报告及参加各种会议的会议录不容易收集。本科生的毕业论文管理也混乱，收集不全。

教育部在《普通高等学校图书馆规程》中明确规定：“高等学校的院系（所）资料室是全校文献保障体系的组成部分，在业务工作和资源配置上，接受学校图书馆的指导与协调。”有的高校图书馆指导资料室工作，资料室与图书馆共用一套管理系统，实现整个学校文献资源共建共享，图书馆与资料室融合。但在实际工作中存在许多问题，图书馆没有资料室的经费，对资料室文献资源配置没有决定权，只有指导权、建议权。图书馆没有资料室管理人员的人事管理权（人事权在各院系），图书馆无法配备了解图书情报相关专业知识及具有实践经验的管理员，很难改变资料室落后管理现状及服务水平。

2 撤销高校院系资料室的必要性

2.1 人们查询文献方式及阅读习惯发生变化

目前，网络技术、通信技术已广泛应用于图书情报工作中，图书馆数字资源也越来越丰富。随着数字图书馆的建成，人们获得文献资源的途径增多。上世纪90年代后期，有了新的出版发行方式——开放存取（Open Access，简称OA），既是：文献可以在互联网中免费获取。“允许任何用户阅读、下载、复制、传递、打印、搜索、超级链接该文献，也允许用户将其编列并为之建立索引，用作软件的输入数据或其它任何合法用途。”这是出版模式革命，打破原有的出版形式，也是人们获取资料方式的重大变化。图书情报界非常重视，是扩大馆藏资源的又一重要渠道。

传统获取资料的方式一般是查阅纸本的图书期刊。现在高校图书馆订购了大量的电子图书、电子期刊数据库，师生可以通过校园网查阅索取需要的文献资料。而公共网络中的资源也很丰富，其中有很多免费或收费的电子图书和期刊。读者只要计算机能够上网，都能查阅所需的资料，并且查询速度快、方便。所以，读者不会费时、费力去资料室查阅资料了。

此外，使用印刷型文献需要读者办理相关的借阅手续或者复印后才能借阅。借阅又有期限要求，有不能涂改勾画等规定，复印又需要一定的费用。而电子图书、期刊则不同，下载后读者可根据自己需要随意复制、剪切、勾画、备注等等，这些优点是印刷型文献不能比拟。尤其在人们习惯使用计算机和网络工具来查阅文献资料的情况下，电子资源更受到读者青睐。

2.2 资料室的作用已不明显

在网络时代条件下，文献的存储方式、出版方式及服务方式都发生很大变化。近年来图书情报机构越来越重视数字资源的建设和发展，尤其是数字图书馆将大量的文献集中、存储及传播，实现语言、影像、声音等多媒体资料的收集及传递，许多新兴技术应用到数字图书馆中。传统图书馆也在不断改进，融入了现代网络技术、通信技术，服务内容和形式不断变化，读者利用图书馆更方便、更快捷、人性化。然而，资料室仍然固守原有的工作方式和服务手段，已不能满足读者需要，失去了为教学科研服务的重要作用，撤销资料室是适应图书情报服务的需要。

3 高校院系资料室与图书馆合并

3.1 管理模式

所有资料室的文献由图书馆统一建库，一个系统管理，实现资源共享。拟撤销资料室，建立面向全校的各个资料中心，比如：建立文史资料中心、自然科学中心、管理科学中心等等。各中心工作人员由图书馆统一培训、指导上岗。

图书馆也可依据校园面积大小、校区专业设置等情况，综合考虑是否成立专业分馆。如果学校校园面积大，校区院系分割明显，可以建立专业分馆。资料室撤销之后，整个学校的文献资源建设将由图书馆完成，专业分馆的人员、业务及文献资源都由总馆统一管理。

3.2 继续发挥资料室工作人员的优势

资料室工作人员比较了解本院系学科发展动态及师生的阅读需求。撤销资料室之后，图书馆可聘请他们作为馆藏资源建设参谋，定期向图书馆反馈学科建设动态、师生对图书馆资源的使用意见与建议，帮助收集教师开会得到的会议录等图书馆很难收集又非常重要的资料。同时，也请他们把图书馆现有资源推荐给教师及学生，提高文献资源的利用率。由于原资料室工作人员既了解图书馆，也了解院系教学科研工作，因而是图书馆联系院系很好的纽带，可很好开展图书馆与各院系的互动。

国内外许多高校图书馆采取学科馆员制度，聘请各院系的老师为图书馆出谋划策，使读者了解图书馆馆藏，并很好的利用图书馆资源。同时也收集各院系教师对图书馆书刊、电子资源的需求情况。通过图书馆与各院校读者的密切联系，图书馆资源建设更加合理，服务更有针对性。原资料室工作人员可以作为学科馆员，参与到图书馆的工作中，使图书馆能够更好为学校教学科研服务。

4 结束语

当前，大量先进技术应用于图书情报领域，在网络技术快速发展、电子资源极大丰富的条件下，尤其是电子图书、电子期刊更容易搜索、获取情况下，人们阅读习惯悄然改变，图书馆的读者更依赖于网络环境获取信息。撤销高校院系资料室是可行的，也是必然趋势。撤销资料室不会给读者带来不便，读者在图书馆能得到专业、细致、深入的图书情报服务，这是资料室做不到的。资料室与图书馆合并有利于学校文献资源整体布局与配置，有利于实现学校文献资源共建共享，能够提高文献资源利用率，有效利用文献购置经费。

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作者简介：辛玲（1966-），女，贵州贵阳人，华北电力大学图书馆工作，研究方向：图书情报研究。