对高速公路竣工文件档案体系和档号编制的几点思考

高福　张莹

摘要：我国高速公路竣工文件档案的编制整理经历了逐渐成长的一个过程，本文从档案的整理归档和开发利用、高速公路竣工文件编制方法和吉林省的高速公路竣工文件编制三方面，对我省在近三十年高速公路建设中的路竣工文件编制进行了反思和总结。

关键词：高速公路 竣工文件 档案管理

我国高速公路竣工文件档案的编制整理经历了从无到有、从初始的探索阶段到现在的日趋成熟的逐渐成长过程，发展为我国目前越来越规范、科学的档案管理系统。随着我省高速公路建设的蓬勃发展，一批又一批的竣工文件档案相继产生，这些档案少则几千卷，多则上万卷，不仅为高速公路的建设和管理留下一批真实、完整、系统、有可利用价值的档案，而且对我国的档案系统的充实和丰富发展有着非常重要的意义。

1 档案的整理归档、开发利用是为将来检索查找提供方便

在高速公路运营和养护的过程中，尤其是一些运营多年需要改建扩建的高速公路工程项目中，对原有高速公路修建过程中形成的竣工文件档案的查阅是不可缺少的。对于查阅者而言，假设一个没有经历此项目工程建设的人，对已经建设完成的工程项目的具体情况是无法详细了解的，最行之有效的方法就是通过技术档案来查阅案卷资料。

如何给阅卷人提供一套完整、详尽、脉络清晰的竣工文件档案，恰恰就是竣工文件档案结构体系要解决的问题。档号的编制又是常常困绕着档案人员的一个难题，原因主要是因为工程建设的文件材料的内容庞杂、时间跨度大、编制和管理的程序复杂等。例如在编制过程中把档案号编制得过于繁琐就使档案查找变得困难，尤其是如果将国家档案局的公路档案号GL5.1做为档号的开头部分，把项目代号、招标代号、合同段号、案卷号、分卷号和分卷流水号等加到一起的话，最长的编号可能会达到15位字符，人为的设置过多层次，不仅会使查阅者在查阅过程中会对庞杂的档案无从下手，而且也会人为地增加档案编制的难度。

2 高速公路竣工文件编制方法

科技档案的组卷体系理论上应遵循文件材料编制的一般规律，从系统性和统一性出发，按照工程专业技术本身的特点，对已形成的竣工资料整理、归档。

在以往的高速公路竣工文件编制过程中，普遍沿用过去多年的习惯性做法，以工程竣工验收为时间点，采取一种倒叙的方式；也可以按照档案的归档机构加以区分，第一、二部分为业主单位形成的档案，第三部分为监理单位形成，第四部分为施工单位形成。其中第一部分竣交工验收文件包括：①交工验收报告、竣工验收鉴定书和竣工验收申请及批准文件；②工程总结（施工总结、监理总结、设计总结、建设管理总结）；③征地拆迁资料；④招投标及合同文件。第二部分决算文件分为：①工程决算；②财务决算；③审计报告。第三部分监理资料主要内容包括：①监理单位就质量、安全、进度、费用控制与项目法人单位、施工单位的往来文件；②监理抽检资料；③监理日志；④试验室管理文件。第四部分施工资料主要内容包括；①竣工图表；②施工单位就质量、安全、进度、费用控制与项目法人单位、施工单位的往来文件；③合同段施工资料（路基、路面、桥梁、隧道、交通工程、房建绿化等）；④进度控制文件；⑤投资控制文件；⑥施工日志；⑦试验室管理文件。

3 吉林省的高速公路竣工文件编制

随着2010年交通运输部关于公路建设项目文件材料立卷归档管理办法（交公路发[2010]382号）文件的下发实施，标志着竣工文件档案归档有了新的遵循标准。我省结合以往工作实际经验，将原有竣工文件体系做出了大幅度的调整，按照公路项目归档单位的具体要求，将竣工文件结构体系分为七个大的部分：

①立项审批（A）。②设计审批（B）。③工程准备（C）。④施工文件。a项目法人工程管理文件（F）。b监理资料（J）。c施工资料（S）。d竣工图（T）。⑤交、竣工验收文件（Y）。⑥工程招投标及合同文件（H）。⑦资金管理（Z）。

新的竣工文件编制体系采取了顺序的方式，从工程建设项目立项审批为时间点，按照高速公路基本建设程序对需要归档的文件材料进行归档，并单独将招投标及合同文件和资金管理文件做为独立部分进行编制归档，因为高速公路投入使用的若干年后，招投标文件及合同文件和资金管理文件就不再具有永久保存的价值，而分别归档保存为日后进一步探讨这部分档案移交或是销毁创造了便利条件。

项目档案作为一个全宗，其结构体系具有合理性，符合文件材料形成的自然规律，便于对复杂的项目档案及时归档。而对于人员变动较大，机构不稳定的整个漫长建设周期来说，从建设项目立项审批阶段就应当设立归档文件材料的相应机制，改变过去那种直到竣工验收时再收集整理竣工文件的做法，使档案整理与工程建设同步完成，确保及时、完整的收集整理文件材料。

按照相关档案部门的要求，档号应当不多于三级，即：项目代号+档案分类号+案卷流水号。以珲乌高速公路通化至新开岭段建设项目施工资料为例：珲乌高速公路的国家高速公路网代号为G11，通化至新开岭段建设项目拼音首字母为TX，施工资料档案分类号为S，案卷流水号为10001，案卷流水号中的第一个数字1（代表合同段代号）。经过多年的探索，却始终摆脱不了编制过程中必须要加入合同段代号，由于工程招投标过程贯穿整个工程建设。有时还不得不分为一期、二期工程等，一个工程建设项目也会分成几段，前后历时数年完成，多的会达到十几年，这样宠大的竣工文件档案数量，想要按照工程的项目进行排列几乎是不可能的，只能以合同段完成情况排列。

我省在近三十年的高速公路建设虽然积累了很多经验，建设工程事业各方面也都得到了快速的发展，但也同时存在着不可忽视的问题，如对竣工文件的系统性监督机制缺失和竣工文件的存放管理还不够科学，仍存在一定程度上的不准确、不齐全和不规范的问题亟待解决。如何解决这些存在的问题将成为将来我们工作和研究的方向。

参考文献：

[1]《吉林省高等级公路建设局竣工文件编制与整理办法》，2010年修订版.

[2]任秋芬.谈高速公路工程建设项目文件材料的预立卷[J].公路运输文摘，2002（01）：36-38.

[3]桑媛媛.建筑工程竣工文件档案的整编与管理[J].城建档案，2012（11）.

作者简介：高福（1978-），男，吉林抚松县人，吉林省高等级公路建设局办公室科员，档案管理员，研究方向：档案管理。