数字时代供电企业档案管理及其信息化问题研究

2014-07-23张先蕾

科技视界 2014年2期

张先蕾

（国网宁夏电力公司石嘴山供电公司，宁夏石嘴山753000）

0 引言

供电企业的档案种类繁多，从档案实体类型和档案管理的方法方式上，较之以前有很大变化。体现出一系列新特点，如来源多样化、载体数字化、处理专业化、应用及时化等。档案二元结构，要求我们在对开展管理工作时，需要把握好档案实体管理和档案信息管理两个方面。

1 供电企业档案管理现状

1.1 档案管理体制

供电企业档案管理体制按行政区域划分，分为省、地市级和县级三个层次。其中，在省、地市级的供电企业有专职档案工作者并且设有档案室。其中，人事档案、供电合同客户档案的整理、保管和利用又分别由相关部门负责管理并设有单独的档案室。经过系统地管理与整合，基本实现了档案的集中管理。县级供电企业的档案一般由办公室人员兼职管理，不设专门档案室。

供电企业档案的管理者对档案工作十分重视，实行统一管理，并给予支持，将档案管理包含在企业发展规划中，实施有针对性的管理工作，定期评估；档案管理网络体系相对完善，档案工作责任人分工较为清晰；档案管理基础设施的投资也在不断加大。供电企业的专兼职档案人员努力满足生产、施工、销售和管理工作的需要。尤其是科技档案管理人员，所有工程项目开始时，编制《工程验收资料大纲》，跑工地、变电站跟踪各个基建项目实施，在做好本职工作的同时，积极指导基层单位、施工方的档案管理工作；督促、指导和规范企业各部门归档工作，有效地保证了各类档案的齐全完整；协助基层档案室进行档案工作达标，形成了以局办综合档案室为主体的档案信息管理中心。

1.2 档案管理制度标准

自从1998年的国家城乡电网建设与改造工程地开展，档案数量大大增多，地方供电企业从那时起成立了单独档案管理部门。供电企业在档案法制建设，从管理层到普通员工，认真落实《档案法》、《保密法》与其他法律法规、标准和制度的各种形式地学习、宣传，档案法律观念逐步形成。从国家档案局、国家能源部到省级档案局行政机构、从南方电网总部到省级电网公司档案管理机构，都根据档案工作开展，颁布一系列的管理制度和措施，如《文书档案案卷格式》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》、《会计档案管理办法》、《照片档案管理规范》等20项。国家有关行政部门对供电企业档案管理定期检查、实时监督、指导管理。随着供电企业档案工作的开展，企业的档案制度体系的建立健全，文书档案、财务档案、科技档案工作标准以及档案的借阅、销毁、保密、图纸修改等规章跟进完善。上级管理层，还不断根据新的企业信息管理发展时代性要求，结合企业自身特点，出台了相应档案管理制度和标准，确保档案管理工作的一致性。

1.3 档案管理工作

随着供电企业的建设和发展，档案基础业务建设进步明显，取得了许多成绩。作为企业工作的基本组成部分，企业领导和相关部门对档案工作也十分重视，建立了完整的档案管理组织结构。局办设立综合档案室，负责全局档案管理工作以及对各部门、供电所的指导监督，规范档案管理。明确了档案室工作职责和岗位职责，设置了档案归档范围及整理要求。在国家档案目标管理和档案工作规范化管理等级评审的督促下--基础设备齐全，档案管理水平提高，档案专业人才增多，企业档案编研成果显著。地市级供电企业综合档案室普遍配置了基础设备。县级供电企业档案室的硬件条件也按照评审标准达标，得到了明显改善。

2 供电企业档案信息化建设现状

目前，根据调研了解情况了解到，供电企业档案信息化，现处于半自动化阶段(部分计算机完成，部分人工完成)向自动化过渡阶段。从之前的计算机辅助立卷，单一目录检索，实体档案保存--档案数据的收集、加工处理档案系统一体化管理、机读档案检索和档案信息输出的过渡。朝着"文档一体化"、企业局域网档案全文存储与检索方向迈进。

在企业档案信息化标准制度建设方面，供电企业根据国家档案局下发的文件，根据自身企业档案管理工作情况，制定了许多相关的工作规则、标准。如：《南方电网公司总部档案管理制度》、《国家电网公司电网建设项目档案管理办法 (试行)》(2010年)、《中国南方电网公司档案工作评估办法(试行)》等。并定期组织相关人员培训，反馈工作存在的问题和提供工作改革建议。

自九十年代中后期，企业信息系统的整体规划纳入了档案信息系统，实施企业信息系统的统一构建，进一步促进了档案管理的信息化。从2005年开始，供电企业就基本运用了企业档案单机版的档案管理系统。目前，系统管理方式升级后，又拥有与OA对接的网络版集中档案管理系统。另外，企业营销合同档案、人事档案各自有自己的库房和单机版档案管理系统。

3 供电企业档案信息化建设存在的问题

近年来，供电企业传统档案的数字化工作进展迅速，供电企业档案工作者在信息化建设中取得的成绩不容质疑。但是，一些深层次的问题逐步浮现，与实际工作矛盾也已经显现出来，如：

在档案信息化基础建设方面，档案数字化程度不够，对信息系统产生的大量存量数据，没有实施统一管理的中长期安排，管理层颁布标准不统一，不时出现朝令夕改现象，造成信息化工作的重复建设。缺乏数据整体标准，形成“档案信息孤岛”，而有用信息得不到管理。企业档案信息化的现实，一面是信息资源的大量浪费，另一面是信息系统的重复构建和“信息匮乏”；档案信息管理系统不时更换，往往是一个系统里的档案数字化、数据基础著录标引工作还没有完成，又有新的系统投入使用，造成了极大的资源浪费。

在档案利用需求方面，供电企业现有档案管理方式模式仍旧处于被动的地位，被动的提供利用、被动的推进改革。有的档案部门或者档案人员已经有所意识，而往往针对于现实条件显得力不从心。相对封闭的管理范围，淡薄的服务意识，有限的服务能力。档案利用率低、利用形式方式单一等等，影响了档案利用工作开展。基层专业人员的匮乏，无法做到档案信息即时录入和资源共享。使得企业档案工作者整天围着计算机系统，成为了一个信息录入者，总是被动接收、被动服务，无法满足利用需求，没有精力放到档案编研开发利用工作中，档案编研的困窘局面并无根本性改变。

另外，在档案信息检索能力方面，部门供电局拥有自己的档案服务网站，检索能力不断提升。但企业现拥有的信息技术软件，对实体文件的有效识别水平不高。同时，档案管理人员信息化业务素质也不高，过于依赖档案管理系统开发人员，而计算机公司相关人员并没有档案管理基本知识和管理操作水平。受此限制，一部分资源的全文检索目前难以实现。