声像档案信息系统的设计与实现

关虹

摘 要：近些年来，随着社会生产力水平的不断提高，档案信息的储存方式也有了新的发展。其中，声像档案信息系统的出现使档案信息的保护、管理都步入了一个新的阶段。声像档案信息作为一种新型的多媒体信息，在帮助人们了解过去的一些重大事件起着至关重要的作用。此外，由于科学技术的进一步发展，人们的办公自动化水平有了很大的飞跃。人们在办公过程中，也形成了大量的声像档案信息，这些档案信息直接关系到办公的工作效率，因此，如何做好声像档案信息保存管理工作是成为一个重要的课题。为不断满足人们工作的需要，要努力实现声像档案信息系统的设计和开发。文章首先详细介绍了什么是声像档案，然后分析了目前素材管理存在的问题，最后阐述了声像档案信息系统的设计与开发。

关键词：声像档案信息系统；设计与开发；信息管理

前言

当今，科学技术飞速发展，声像档案信息保存管理工作也变得与以往大有不同，为了使声像档案信息更好地服务于人们的工作，需要不断加强对声像档案信息的管理，积极设计与开发声像档案信息系统。系统的设计一般分为保存、管理、查询等多个模块，各个模块相互联系，通过互相协调工作从而构成一个完整有机的整体。一方面它可以自动对声像档案信息进行有效科学高效的管理，另一方面还可以对声像档案信息进行查询和分类管理等。系统的这些功能都为人们的工作提供了十分便捷的服务，在无形中进一步提高了工作效率，同时也使得我国的声像档案信息管理工作有更大的发展空间。

1 声像档案的概述

所谓声像档案，从字面上看，指的是含有声音和图像的多媒体档案。更准确的说，声像档案（audio-visual archives）是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。一般情况下，声像档案主要是图片、录音、视频等，主要保存的是声音和图像信息，必要时，也会有一些文字说明，使人们获得的信息更准确无误。

声像档案作为一种重要的社会历史资料，其自身有许多十分显著的特征。首先，独特的直观性。与纸质档案比较，所保存的信息具有更加直观、清晰明了的特征，不像纸制档案那样生涩呆板，因此更容易被人们接受，就对人们的工作提供的帮助而言，声像档案自然是更胜一筹，成为大多数人的首选。其次，管理难度大也是声像档案的一个重要特征。声像材料在收集时，人们难以辨别是原始材料还是复制盗版的材料，这就为工作人员在管理声像档案时带来了巨大挑战。而且由于声像档案自身寄托载体的特殊性，它的存放时间就自然低于纸质档案。此外，声像档案还具有一定的依赖性。声像档案在提供信息材料时并不孤立存在，它虽然与纸质档案有很大的不同和区别，但二者更多的是联系。

2 目前素材管理存在的问题

声像档案所占馆、室藏比例失调。由于声像档案较文书档案的存储、收集、使用更为严格、特殊，投入经费比例悬殊过大，因此在档案库的建设上，文书类室藏比例往往大于声像的室藏空间，而在档案馆室的建设总体上多于声像档案室。

声像档案分散保管，征集困难。在基层档案室中，约40%以上没有声像档案；90%以上声像档案收集保管不齐全。声像档案大多散存在形成部门和个人手中。比如一些医院的电教中心，自成立至今20余年下来，留下了近百盒的录像带及上百张的老胶卷相片，但是现在却找不到这些声像档案，为人们的工作带来极大的困扰。原因很简单，就是没有专门的声像档室，缺乏正确的管理，很多的带子和图片要么是杂乱放在纸箱或铁柜里，要么都留在了各工作人员的手中。再者，工作人员也在不断变换，素材跟着人走的现象也极其普遍。

声像档案保管不当，损毁较重 。声像素材需要专门的录像带等磁性载体保存，因此在选档案架时还要注意防磁、防湿、高温等因素，否则会比普通文书档案损毁得快。

档案人员业务生疏，声像档案整理不规范。由于声像素材的特殊性，大部分档案管理者都是影视制作的工作人员，对档案知识知知甚少，因此管理并不规范。

专业声像档案信息系统较少，综合性档案系统在声像管理上欠缺[3]。目前在我国由于文书档案占比重较大，因此大部份档案管理系统也是根据普通综合的档案管理流程而研制。因此，建立专业性的声像档案管理系统可以带动声像档案管理的工作。

3 声像档案信息系统的设计与开发

3.1 总体结构和主要功能

声像档案信息系统主要包含了各种声像素材详细信息。主要是为了影视制作人员在制作各种影片媒体时快速的查询，统计等功能。总体上具有录入，编辑，查询，用户管理，统计等功能。

该系统的最基本的功能就是录入功能，将声像档案信息输入保存。

灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。以便用户获得满意的信息，为工作提供更多的帮助。

查询条件较为丰富，便于在实际中发挥素材最大化使用，同时用户可以根据自己的需要查取想要的声像档案信息，

此外，系统还具备用户管理的作用，用户管理可分为权限管理和信息分类管理。权限管理可以确保档案的保密性和安全性，信息分类管理便于用户短时间高效的查取信息资料。

系统的信息统计功能又可以分为综合统计和分类统计，为用户提供准确的信息统计结果，在为用户提供便利的同时也利于档案的管理。

3.2 素材档案管理系统模型

3.3 制定管理模式，提高服务水平

4 结束语

声像档案对现今人们的工作十分重要，因此，研究开发声像档案信息系统是人们的需要也是时代的需求。声像档案虽然在功能上比纸质档案更胜一筹，但是，并不能彻底否定纸质档案的作用，而是应正确将声像档案与纸质档案结合起来，弥补缺陷，更好地为人们提供优质高效的服务，也推动了声像档案信息系统自身的发展。此外，在对声像档案进行开发设计时，一定要做到实事求是，并且要敢于创新，打破以往那些陈旧的观念，根据目前的实际情况，利用现今的科学技术、科技人才，进行开发设计。了解该系统的主要功能，认真操作，使档案信息得到更好的管理、查询、运行，也为我国的声像档案保存工作提高了效率。

参考文献

[1]梁守英.声像档案的信息化管理[J].河北职工医学院学报，2004，21（3）.

[2]张新红.浅析声像档案管理的现状[J].档案管理，2004，6.

[3]黄春艳.小议声像管理存在的问题及建议[J].档案管理，2005.

[4]赵薇薇.基于SSH框架的哈尔滨龙运物流园区声像档案管理系统的开发与研究[D].吉林大学，2011.

[5]卓于晋.学生档案信息管理系统的设计与实现[D].厦门大学，2009.

[6]梁晨.档案信息资源整合探析[D].北京交通大学，2010.

[7]孔文剑，程斌，邢化军，等.安徽电视台播出部信息管理系统软件的设计及开发[J].现代电视技术，2006.endprint

摘 要：近些年来，随着社会生产力水平的不断提高，档案信息的储存方式也有了新的发展。其中，声像档案信息系统的出现使档案信息的保护、管理都步入了一个新的阶段。声像档案信息作为一种新型的多媒体信息，在帮助人们了解过去的一些重大事件起着至关重要的作用。此外，由于科学技术的进一步发展，人们的办公自动化水平有了很大的飞跃。人们在办公过程中，也形成了大量的声像档案信息，这些档案信息直接关系到办公的工作效率，因此，如何做好声像档案信息保存管理工作是成为一个重要的课题。为不断满足人们工作的需要，要努力实现声像档案信息系统的设计和开发。文章首先详细介绍了什么是声像档案，然后分析了目前素材管理存在的问题，最后阐述了声像档案信息系统的设计与开发。

关键词：声像档案信息系统；设计与开发；信息管理

前言

当今，科学技术飞速发展，声像档案信息保存管理工作也变得与以往大有不同，为了使声像档案信息更好地服务于人们的工作，需要不断加强对声像档案信息的管理，积极设计与开发声像档案信息系统。系统的设计一般分为保存、管理、查询等多个模块，各个模块相互联系，通过互相协调工作从而构成一个完整有机的整体。一方面它可以自动对声像档案信息进行有效科学高效的管理，另一方面还可以对声像档案信息进行查询和分类管理等。系统的这些功能都为人们的工作提供了十分便捷的服务，在无形中进一步提高了工作效率，同时也使得我国的声像档案信息管理工作有更大的发展空间。

1 声像档案的概述

所谓声像档案，从字面上看，指的是含有声音和图像的多媒体档案。更准确的说，声像档案（audio-visual archives）是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。一般情况下，声像档案主要是图片、录音、视频等，主要保存的是声音和图像信息，必要时，也会有一些文字说明，使人们获得的信息更准确无误。

声像档案作为一种重要的社会历史资料，其自身有许多十分显著的特征。首先，独特的直观性。与纸质档案比较，所保存的信息具有更加直观、清晰明了的特征，不像纸制档案那样生涩呆板，因此更容易被人们接受，就对人们的工作提供的帮助而言，声像档案自然是更胜一筹，成为大多数人的首选。其次，管理难度大也是声像档案的一个重要特征。声像材料在收集时，人们难以辨别是原始材料还是复制盗版的材料，这就为工作人员在管理声像档案时带来了巨大挑战。而且由于声像档案自身寄托载体的特殊性，它的存放时间就自然低于纸质档案。此外，声像档案还具有一定的依赖性。声像档案在提供信息材料时并不孤立存在，它虽然与纸质档案有很大的不同和区别，但二者更多的是联系。

2 目前素材管理存在的问题

声像档案所占馆、室藏比例失调。由于声像档案较文书档案的存储、收集、使用更为严格、特殊，投入经费比例悬殊过大，因此在档案库的建设上，文书类室藏比例往往大于声像的室藏空间，而在档案馆室的建设总体上多于声像档案室。

声像档案分散保管，征集困难。在基层档案室中，约40%以上没有声像档案；90%以上声像档案收集保管不齐全。声像档案大多散存在形成部门和个人手中。比如一些医院的电教中心，自成立至今20余年下来，留下了近百盒的录像带及上百张的老胶卷相片，但是现在却找不到这些声像档案，为人们的工作带来极大的困扰。原因很简单，就是没有专门的声像档室，缺乏正确的管理，很多的带子和图片要么是杂乱放在纸箱或铁柜里，要么都留在了各工作人员的手中。再者，工作人员也在不断变换，素材跟着人走的现象也极其普遍。

声像档案保管不当，损毁较重 。声像素材需要专门的录像带等磁性载体保存，因此在选档案架时还要注意防磁、防湿、高温等因素，否则会比普通文书档案损毁得快。

档案人员业务生疏，声像档案整理不规范。由于声像素材的特殊性，大部分档案管理者都是影视制作的工作人员，对档案知识知知甚少，因此管理并不规范。

专业声像档案信息系统较少，综合性档案系统在声像管理上欠缺[3]。目前在我国由于文书档案占比重较大，因此大部份档案管理系统也是根据普通综合的档案管理流程而研制。因此，建立专业性的声像档案管理系统可以带动声像档案管理的工作。

3 声像档案信息系统的设计与开发

3.1 总体结构和主要功能

声像档案信息系统主要包含了各种声像素材详细信息。主要是为了影视制作人员在制作各种影片媒体时快速的查询，统计等功能。总体上具有录入，编辑，查询，用户管理，统计等功能。

该系统的最基本的功能就是录入功能，将声像档案信息输入保存。

灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。以便用户获得满意的信息，为工作提供更多的帮助。

查询条件较为丰富，便于在实际中发挥素材最大化使用，同时用户可以根据自己的需要查取想要的声像档案信息，

此外，系统还具备用户管理的作用，用户管理可分为权限管理和信息分类管理。权限管理可以确保档案的保密性和安全性，信息分类管理便于用户短时间高效的查取信息资料。

系统的信息统计功能又可以分为综合统计和分类统计，为用户提供准确的信息统计结果，在为用户提供便利的同时也利于档案的管理。

3.2 素材档案管理系统模型

3.3 制定管理模式，提高服务水平

4 结束语

声像档案对现今人们的工作十分重要，因此，研究开发声像档案信息系统是人们的需要也是时代的需求。声像档案虽然在功能上比纸质档案更胜一筹，但是，并不能彻底否定纸质档案的作用，而是应正确将声像档案与纸质档案结合起来，弥补缺陷，更好地为人们提供优质高效的服务，也推动了声像档案信息系统自身的发展。此外，在对声像档案进行开发设计时，一定要做到实事求是，并且要敢于创新，打破以往那些陈旧的观念，根据目前的实际情况，利用现今的科学技术、科技人才，进行开发设计。了解该系统的主要功能，认真操作，使档案信息得到更好的管理、查询、运行，也为我国的声像档案保存工作提高了效率。

参考文献

[1]梁守英.声像档案的信息化管理[J].河北职工医学院学报，2004，21（3）.

[2]张新红.浅析声像档案管理的现状[J].档案管理，2004，6.

[3]黄春艳.小议声像管理存在的问题及建议[J].档案管理，2005.

[4]赵薇薇.基于SSH框架的哈尔滨龙运物流园区声像档案管理系统的开发与研究[D].吉林大学，2011.

[5]卓于晋.学生档案信息管理系统的设计与实现[D].厦门大学，2009.

[6]梁晨.档案信息资源整合探析[D].北京交通大学，2010.

[7]孔文剑，程斌，邢化军，等.安徽电视台播出部信息管理系统软件的设计及开发[J].现代电视技术，2006.endprint

摘 要：近些年来，随着社会生产力水平的不断提高，档案信息的储存方式也有了新的发展。其中，声像档案信息系统的出现使档案信息的保护、管理都步入了一个新的阶段。声像档案信息作为一种新型的多媒体信息，在帮助人们了解过去的一些重大事件起着至关重要的作用。此外，由于科学技术的进一步发展，人们的办公自动化水平有了很大的飞跃。人们在办公过程中，也形成了大量的声像档案信息，这些档案信息直接关系到办公的工作效率，因此，如何做好声像档案信息保存管理工作是成为一个重要的课题。为不断满足人们工作的需要，要努力实现声像档案信息系统的设计和开发。文章首先详细介绍了什么是声像档案，然后分析了目前素材管理存在的问题，最后阐述了声像档案信息系统的设计与开发。

关键词：声像档案信息系统；设计与开发；信息管理

前言

当今，科学技术飞速发展，声像档案信息保存管理工作也变得与以往大有不同，为了使声像档案信息更好地服务于人们的工作，需要不断加强对声像档案信息的管理，积极设计与开发声像档案信息系统。系统的设计一般分为保存、管理、查询等多个模块，各个模块相互联系，通过互相协调工作从而构成一个完整有机的整体。一方面它可以自动对声像档案信息进行有效科学高效的管理，另一方面还可以对声像档案信息进行查询和分类管理等。系统的这些功能都为人们的工作提供了十分便捷的服务，在无形中进一步提高了工作效率，同时也使得我国的声像档案信息管理工作有更大的发展空间。

1 声像档案的概述

所谓声像档案，从字面上看，指的是含有声音和图像的多媒体档案。更准确的说，声像档案（audio-visual archives）是指国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片（包括底片、反转片）、影片（正负片）唱片、录音带、录像带等不同材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。一般情况下，声像档案主要是图片、录音、视频等，主要保存的是声音和图像信息，必要时，也会有一些文字说明，使人们获得的信息更准确无误。

声像档案作为一种重要的社会历史资料，其自身有许多十分显著的特征。首先，独特的直观性。与纸质档案比较，所保存的信息具有更加直观、清晰明了的特征，不像纸制档案那样生涩呆板，因此更容易被人们接受，就对人们的工作提供的帮助而言，声像档案自然是更胜一筹，成为大多数人的首选。其次，管理难度大也是声像档案的一个重要特征。声像材料在收集时，人们难以辨别是原始材料还是复制盗版的材料，这就为工作人员在管理声像档案时带来了巨大挑战。而且由于声像档案自身寄托载体的特殊性，它的存放时间就自然低于纸质档案。此外，声像档案还具有一定的依赖性。声像档案在提供信息材料时并不孤立存在，它虽然与纸质档案有很大的不同和区别，但二者更多的是联系。

2 目前素材管理存在的问题

声像档案所占馆、室藏比例失调。由于声像档案较文书档案的存储、收集、使用更为严格、特殊，投入经费比例悬殊过大，因此在档案库的建设上，文书类室藏比例往往大于声像的室藏空间，而在档案馆室的建设总体上多于声像档案室。

声像档案分散保管，征集困难。在基层档案室中，约40%以上没有声像档案；90%以上声像档案收集保管不齐全。声像档案大多散存在形成部门和个人手中。比如一些医院的电教中心，自成立至今20余年下来，留下了近百盒的录像带及上百张的老胶卷相片，但是现在却找不到这些声像档案，为人们的工作带来极大的困扰。原因很简单，就是没有专门的声像档室，缺乏正确的管理，很多的带子和图片要么是杂乱放在纸箱或铁柜里，要么都留在了各工作人员的手中。再者，工作人员也在不断变换，素材跟着人走的现象也极其普遍。

声像档案保管不当，损毁较重 。声像素材需要专门的录像带等磁性载体保存，因此在选档案架时还要注意防磁、防湿、高温等因素，否则会比普通文书档案损毁得快。

档案人员业务生疏，声像档案整理不规范。由于声像素材的特殊性，大部分档案管理者都是影视制作的工作人员，对档案知识知知甚少，因此管理并不规范。

专业声像档案信息系统较少，综合性档案系统在声像管理上欠缺[3]。目前在我国由于文书档案占比重较大，因此大部份档案管理系统也是根据普通综合的档案管理流程而研制。因此，建立专业性的声像档案管理系统可以带动声像档案管理的工作。

3 声像档案信息系统的设计与开发

3.1 总体结构和主要功能

声像档案信息系统主要包含了各种声像素材详细信息。主要是为了影视制作人员在制作各种影片媒体时快速的查询，统计等功能。总体上具有录入，编辑，查询，用户管理，统计等功能。

该系统的最基本的功能就是录入功能，将声像档案信息输入保存。

灵活的数据记录编辑功能，可以随时对记录进行增加，修改，更新，删除，浏览等编辑操作。以便用户获得满意的信息，为工作提供更多的帮助。

查询条件较为丰富，便于在实际中发挥素材最大化使用，同时用户可以根据自己的需要查取想要的声像档案信息，

此外，系统还具备用户管理的作用，用户管理可分为权限管理和信息分类管理。权限管理可以确保档案的保密性和安全性，信息分类管理便于用户短时间高效的查取信息资料。

系统的信息统计功能又可以分为综合统计和分类统计，为用户提供准确的信息统计结果，在为用户提供便利的同时也利于档案的管理。

3.2 素材档案管理系统模型

3.3 制定管理模式，提高服务水平

4 结束语

声像档案对现今人们的工作十分重要，因此，研究开发声像档案信息系统是人们的需要也是时代的需求。声像档案虽然在功能上比纸质档案更胜一筹，但是，并不能彻底否定纸质档案的作用，而是应正确将声像档案与纸质档案结合起来，弥补缺陷，更好地为人们提供优质高效的服务，也推动了声像档案信息系统自身的发展。此外，在对声像档案进行开发设计时，一定要做到实事求是，并且要敢于创新，打破以往那些陈旧的观念，根据目前的实际情况，利用现今的科学技术、科技人才，进行开发设计。了解该系统的主要功能，认真操作，使档案信息得到更好的管理、查询、运行，也为我国的声像档案保存工作提高了效率。

参考文献

[1]梁守英.声像档案的信息化管理[J].河北职工医学院学报，2004，21（3）.

[2]张新红.浅析声像档案管理的现状[J].档案管理，2004，6.

[3]黄春艳.小议声像管理存在的问题及建议[J].档案管理，2005.

[4]赵薇薇.基于SSH框架的哈尔滨龙运物流园区声像档案管理系统的开发与研究[D].吉林大学，2011.

[5]卓于晋.学生档案信息管理系统的设计与实现[D].厦门大学，2009.

[6]梁晨.档案信息资源整合探析[D].北京交通大学，2010.

[7]孔文剑，程斌，邢化军，等.安徽电视台播出部信息管理系统软件的设计及开发[J].现代电视技术，2006.endprint