浅议企业加强库存现金的内部控制管理措施

蒋华萍

浅议企业加强库存现金的内部控制管理措施

蒋华萍

本文首先简单说明了库存现金是企业流动性最强的一种货币性资产，指出加强库存现金内部控制管理的重要性，并从五个方面提出了企业加强库存现金内部控制管理的措施。

企业库存现金；内部控制管理措施

库存现金是库存的人民币、外币，是企业资产中流动性最强的一种货币性资产，具有不受任何限制、可以随时自由支付的特点。虽然库存现金在企业资产总额中所占的比例不大，但因其特殊性，极易发生舞弊，可能给企业造成经济损失。因此加强库存现金的内部控制管理对企业加强资金管理、保障资金安全完整具有十分重要的作用。

首先，企业库存现金内部控制制度的制订、执行与否，直接影响到企业的资金调配和使用效益，关系企业的资金安全与完整，对企业生产经营目标的实现具有举足轻重的作用和影响。其次，制订适应企业生产经营需要的库存现金内部控制制度，进一步落实财政部下发的《内部会计控制规范——货币资金》文件，为企业加强库存现金管理提供制度保障，提升企业管理水平。再次，建立良好的企业库存现金的内部控制管理，能确保资金收支的合法性和真实性，监督和揭示由于企业内控管理失效存在的坐支、私分、私存的非法占用库存现金等违法违纪行为。第四，加强库存现金的内部控制管理，能有效地防止个别人员利用职务之便贪污、挪用资金，减少舞弊风险，堵塞资金管理漏洞，保证资金的安全、完整。最后，通过进一步完善企业库存现金的内部控制管理，能够保持现金流动的均衡性，实现风险与收益平衡，并通过现金流有效地控制企业的经营活动和财务活动，提高企业资金营运效率。

企业制定库存现金内部控制制度和设计实施库存现金内部控制管理具有十分重要的作用，其目的是保证资金的安全、完整，防止贪污、舞弊的发生，提高资金使用效益。如何加强企业库存现金的内部控制管理呢？结合近几年的业务学习和财务、审计工作经验，我认为企业应从以下几方面加强企业库存现金的内部控制管理：

一、库存现金的业务分工控制

企业应建立库存现金的岗位分工责任制，从业务能力、职业道德、任职资格等方面考察现金业务经办人员，制订岗位责任制，明确职责、权限，确保办理现金业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。不相容职务包括：授权审批、业务经办、会计记录、财务保管和稽核检查等。首先，会计、出纳必须分设。由出纳负责库存现金的收付和保管各种空白收据、支票、发票等，但不得兼任稽核、会计档案保管以及收入、支出、费用、债权债务账目、现金总账的登记工作。出纳人员一般不得同时从事银行对账单的获取、银行存款余额调节表的编制等工作。其次，单位办理库存现金业务，应配备合格的的人员，且不得由一人办理现金业务的全过程，要实行岗位轮换制。对涉及现金收支和记录的会计核算必须实行轮岗，防止同一人在同一岗位上工作时间太长，通过岗位轮换可使隐蔽的违法活动暴露出来。例如：我公司某下属单位在会计出纳换岗交接中，发现了出纳单独收取现金3万余元后采取不入账的手法，将资金全部购买基金，由于证券市场不景气，造成资金被套无法收回。通过岗位突击轮换，挪用公款的违法行为才被发现。第三，库存现金支付的审批人应同出纳、支票保管员和记账员分离，禁止未经授权的机构和人员办理现金业务和接触现金。第四，保管支票的员工不能同时负责现金支出账，核对银行存款和余额的人员应与负责银行存款日记账、现金日记账、应收款和应付款的人员分离。

二、库存现金收支控制，分收入控制和支出控制

（一）收入控制

为了确保企业收到的现金能够及时、足额入账，企业应当从收据、入账依据、结算方式、收款方式、坐支等方面加强对资金收入的控制。对库存现金收入的控制关键是对资金的来源渠道、收取金额和未收金额进行控制。首先应加强发票控制。企业应分别设置外购发票和自制收据登记簿，详细登记发票增减变动情况；指定专人负责票据的购置、保管、领用和登记，建立严格的岗位责任制并不定期进行盘点，防止空白票据的遗失和被盗用；作废的发票应加盖“作废”章，并附在存根之后妥善保管。其次，企业收取现金必须开具发票，并及时、足额入账。三是，确保入账及时，金额准确，收款资料完整。四是尽可能的减少现金收款业务，使用转账结算方式，减少贪污、舞弊机会。五是现金的收取由专人负责，及时入账并送存银行，严禁收款不入账行为；不得截留收入，私设“小金库”；不得坐支，账外设账。例如：在对某单位的审计中，发现该单位收费员向居民收取水电费时不开收据，或者不开具公司规定的收据，而是开具自购收据，待单位领导催交或考核时才开具公司规定收据上交公司。通过审计人员实地调查了解居民缴纳水电费情况和票据开具详情时，收费员挪用公款16万元的违法违纪问题和收取款项不及时上交财务、私自存放个人账户长达半年之久等问题才浮出水面。最终，该收费员被追究法律责任并被单位开除。

（二）支出控制

首先，企业使用现金的支出范围必须符合《现金管理暂行条例》规定的范围，不得超范围使用现金，不属于现金开支的业务应通过银行办理转账结算，尽可能的减少现金支付业务，减少贪污、舞弊机会。其次，企业要建立现金支出授权审批制度，并严格执行。对不符合规定的支付申请，审批时应拒绝批准，且不得超越审批权限。三是对现金支付限额、范围、权限、程序和相关支付手续严格复核，复核无误才能支付。收付业务完成后必须加盖收讫(或)付讫的印章。例如：在对某单位进行经营管理审计时，发现该单位财务人员为年龄分别为70岁和12岁的孩子报销了差旅费3000余元，明显不符合单位公职人员要求，虽然金额不大，但性质恶劣，究其原因是个别人利用出差报销机会为家人报销差旅费，且单位领导审批时未逐一察看票据就予以审批同意报销，财务人员发现后但看到有领导审批也未拒绝，造成不符合报销要求的人员多报销差旅费。审计发现后及时将问题反馈给被审计单位领导，对相关人员进行了批评教育，并追回多报销的差旅费，为公司挽回了损失。四是单位借出现金必须执行严格的审批制度，并及时催收清欠，避免个人长期占用企业款项。同时，明确备用金及个人借款最长还款、报销期限，并将清欠备用金及个人借款情况纳入科室或车间进行考核，对逾期不归还或报销的单位和人员提出惩罚措施并严格执行。

三、库存现金结存控制

首先，企业加强库存现金的限额管理，应严格遵守开户行核定的库存限额，超过库存限额的现金应及时存入银行。其次，企业应定期或不定期地进行现金盘点，确保现金实际库存与现金日记账账面结余相符。发现不符的应及时查明原因并进行处理。三是现金日记账应逐日、逐笔登记，账目应当日清月结，账款相符。

四、与现金有关的印章和相关票据的管理控制

企业应由专人专设登记簿对票据、银行预留印鉴、财务公章、财务负责人名章进行记录管理。企业财务专用章应由授权人专人保管，个人名章必须由本人或其授权人保管。严格禁一人保管支付款项所需的全部印章。按规定需要由有关负责人签字或盖章的经济业务与事项，必须严格履行签字或盖章手续，用章必须履行相关的审批手续并进行登记。例如：2011年，在对某单位进行离任审计时，首先发现该单位出纳人员保管着银行提现所需的全部印章，认定其内控管理不规范。随后就对该单位的银行存款日记账、现金日记账与银行对账单进行核对，发现了银行对账单反映×年×月从银行提取现金2万元，但该单位现金日记账和银行存款日记账均无此记录。三个月后，银行对账单反映×年×月存银行现金2万元，但现金日记账和银行存款日记账也无此记录。在事实面前，出纳终于承认是自己急需资金私自从银行提现，三个月后又悄悄还款的事实。最终，该出纳被调离岗位。

同时，企业应当加强与库存现金相关的票据管理，明确各种票据的购买、保管、领用、背书转让、注销等环节的职责权限和处理程序，并专设登记簿进行记录，防止空白票据的遗失和被盗用。支票的保管使用与财务印章的保管使用须实行分工负责，空白支票不得事先签名盖章、不得跳号开具票据、不得随意开具印章齐全的空白支票。企业应定期对支票的保管、使用和入账情况进行审查。

最后，企业应建立和加强内部审计监督机制。任何制度本身都会存在薄弱环节，且制度本身会随着环境变化而失去效用，即使健全完善的内部控制制度，若未严格执行，只是一纸空文。因此，企业应建立对库存现金的监督检查制度和内部审计制度，明确其职责权限，定期或不定期地对库存现金内部控制管理，尤其是内控管理薄弱的环节和单位加强审计监督，及时发现内部控制管理中存在的薄弱环节和违法违纪问题，并采取措施加以纠正和完善。

综上所述，企业应进一步健全和完善库存现金内部控制管理体系，并严格执行。同时加强审计监督检查，才能更好加强库存现金的内部控制管理，减少舞弊风险，保障资金安全完整，实现企业资金控制目标，提高企业资金使用效益。

[1]程新生.企业内部控制.北京：高等教育出版社，2008年6月.

[2]辛茂荀，薛延孝，李荣强.内部会计控制实务.民主与建设出版，2004年5月.

[3]内部会计控制规范——货币资金（试行）.财会[2001]41号.2001年6月，财政部.

[4]中华人民共和国现金管理暂行条例.国务院令第12号. 1988年9月.

（作者单位：太钢集团临汾钢铁有限公司）