新形势下高校毕业生档案管理的实践与探索

彭寿英

【摘 要】高校毕业生离校后档案如何存放一直是众多毕业生所关注的焦点。高校毕业生的档案关系关乎着毕业生能否为社会容纳及接受，加强对毕业生档案的重视与宣传，对毕业生档案管理体制进行革新，有助于高校毕业生档案管理工作的健康化发展，另外，对于拓展人才信息资源，拓宽毕业生就业渠道具有非常重要的意义。

【关键词】新形势；高校毕业生；档案管理；实践；探索

高校毕业生档案是对学生从入学至毕业的受教育期间德智体各方面的发展状态的真实反映，是反映学生真实信息的载体。然而在高校变革与学生自主择业的背景下，许多高校为了降低办学成本，随意让学生自带档案，学生由于不清楚个人档案的重要性，要么将个人档案遗留在原就读院校，要么自行携带。因此，如何解决高校毕业生的存放问题，加强高校毕业生的档案管理是各大高校毕业生人事档案工作必须重视的问题。

1 高校毕业生档案材料的特征与意义

1.1 高校毕业生档案的特征

（1）具有保密性，因高校毕业生档案类属于干部人事档案，因此其具有一定的保密性。国家相关部门也针对干部类人事档案的应用制定了严格的规定。因档案内容涉及个人隐私，故不得随意向社会公众披露，也禁止随意查阅；（2）具备唯一性，尽管毕业生的档案由多份材料组成，主要由学生个人档案、学校档案部门、材料形成单位等存留，但是高考志愿卡、综合素质评定表等资料，从其产生开始就具备了唯一性，因为，毕业生个人档案整体具有唯一性。[1]

1.2 高校毕业生档案管理的意义

忽视个人档案的管理将会对职业生涯造成一定的负面影响。在市场经济条件下，由于人事制度的不断变革，人事档案与工作职位间的依附关系已不如从前紧密，所以大部分毕业生认为用人单位看重的是个人办事能力而非个人档案，只要做好本职工作即可。然而，他们并未看到个人档案处理不当所带来的消极影响：（1）不利于个人利益的实现，保管好个人档案后，就可以享受到相关的人事与劳动保障政策服务，个人档案中所记录的工龄、职务、待遇、社会保障年限等都是供职者或失业者在办理社会保险与失业金时的重要依据；（2）对工龄计算及转正定级具有不利影响，许多毕业生在工作后仍为学生身份，从而对转正升级造成不利影响，更会影响到以后的工龄与退休金的计算；（3）阻挡职称评定和与工作调转，某些毕业生的档案既没有上交至任职单位，也没有存放在相应的人才服务中心，在进行职称评定时因为手续不足而延误，也有学生即使将档案存在人才服务中心，但并未及时办理就业手续，待工作需要调动时才发现需要办理所有参加工作后的手续；（4）造成留学人员保险断档。如今自费出国留学的人数不断增加，待其学成归来后却发现由于个人档案存放不当，期间一直是“无业人员”的身份，为以后的求职带来了诸多阻扰。

2 高校毕业生人事档案管理存在的问题

2.1 毕业生缺乏对个人档案的正确认识

随着社会经济的发展，各行各业的工作重心也发生了相应的变化，对于人才的政审制度也越来越忽略，因而造成许多毕业生对于人事档案的误解，再加上市场经济条件下，存有许多私营企业、民营企业等非公有制单位，当学生就职于此类单位时，由于单位根本不具备人事主管部门，不但不重视个人档案的管理与存放，甚至认为个人档案与人才无任何关联，是可有可无的。人事档案涉及的领域较广，包括薪资调整、职称晋升、政治审核等方面，人事档案对于开发人力资源具有重要的意义[2]。若高校毕业生对其个人档案的重要性缺乏正确的认识，必将影响到人才的开发工作。

2.2 高校毕业生人事档案管理的不规范现象

目前我国人事档案的管理工作主要由档案管理部门承担，在实际的管理过程中，相关档案管理部门仅仅是按中组部的人事档案材料收集与归档的规定进行生搬硬套，档案管理工作秩序混乱，管理不规范行为时有发生，导致毕业生档案资料缺失，是档案管理的效应大为降低，损坏了人事档案管理的严肃性。

2.3 档案管理工作效率不高

目前多数地区的人事档案管理工作均系人工完成，人工操作的低效率亟待解决，计算机运用还未得到全面的普及，即使是投入了计算机的档案管理单位也仅仅是利用计算机进行简单的检索工作，而并未发掘计算机在现代档案管理中的效用，使得计算机对于档案管理功能的闲置与浪费。

3 高校毕业生档案管理的有效措施

3.1 加强宣传，纠正毕业生对于档案管理的正确认识

学校方面应将档案管理的意识纳入学生职业规划教育中，向学生普及国家对于毕业生档案管理所颁布的相关规范与文件，加深学生对此的理解。此外，学校还应列举相关的档案管理实例，以便于学生更深入地了解档案存放的方法与注意事项，通过以上措施培养学生对档案管理的正确认识，体会到档案存放的重要性。

社会方面应加强毕业生档案管理工作宣传与教育，毕业生是强大的人才资源，关系到国家与社会的发展，毕业生档案作为人才资源的载体，将会影响到毕业生才能的发挥与认可，及社会对其的容纳度。因此，社会相关部门应利用各大媒介，加强对档案管理的宣传教育，提高毕业生档案的关注度，增强学生自身对于档案管理的重视度，此外，笔者认为还应在社会就业保障体系中纳入毕业生档案管理，以提高档案管理的地位。

上杭县人事局就已同卫生、交通、环保等部门组成专门招聘工作领导小组，深入福州大学、福建工程学院、福建农林大学、福建医科大学，积极与各大院校的毕业生指导中心开展合作，向毕业生宣传档案的相关知识。并告知毕业生到生源地人事部门办理报到时，须到人才服务机构办理档案转移手续。当毕业生回我局报到时，主动向毕业生讲解个人档案与人事档案的区别与联系，并将相关宣传知识贴在人事局宣传栏和人才中心门口以供学生参考。我局的工作受到了公司和毕业生的一致赞许，这种好的办公形式也值得在以后的工作中加以延续和推广。

3.2 开展人事代理制度[3]

人事代理是由隶属于政府人事部门的人才服务中心依据国家相关人事政策法规，在其服务项目范围内，接受单位或个人的委托来为为各类经济型单位及人才提供人事档案管理、职称评定、社会保险金收缴、政审等服务，随着市场就业机制的演变，人事代理必将成为毕业生就业的保障。

3.3 提升毕业生档案管理工作效率

毕业生档案不仅是学生的自身的任务，也是国家干部人事档案管理的重要组成部分，要想实现对毕业生档案的科学管理就必须做好以下两点：（1）档案管理主体的统一，逐步取消各大高校对于学生档案的暂管制度，学生毕业后随之离校，由地方人事资源代理中心接管，当地的人事资源代理中心将对本区域内的所有已就业或未就业的毕业生的档案进行管理；（2）将人事资源代理中心的档案管理工作纳入国家档案管理体系中，根据其自身的特殊性，对地方档案管理机构担任毕业生档案管理工作的监督主体进行明确确立，人事部门充当毕业生档案管理工作的业务主体，由人事资源代理中心具体实施，多方监管，促成毕业生档案管理的健康发展。

【参考文献】

[1]王仁秋.高校毕业生档案管理实践与探索[J].攀枝花学院学报，2010（05）.

[2]戴翠萍.建立高校毕业生档案管理系统为就业服务[J].兰台世界，2010（06）.

[3]李莹.基于就业探析高校毕业生人事档案管理问题与对策[J].兰台世界，2012（26）.

[责任编辑：薛俊歌]