完善农民工群体社保档案管理

龙桂珍

如今，国家正在大力推进统一的城乡居民基本养老保险制度，完善与职工养老保险的衔接办法，健全与完善农民工社保档案的管理，对社会、对用人单位、对参保农民工都具有重要意义。

1 完善农民工社保档案管理的意义

社会保险档案全面反映了参保人履行缴费义务，享受社保待遇的真实情况。管好用好社保档案，既能促进劳动者合理、有序、良性流动，又能有效解决劳动者由“单位人”向“社会人”的过渡。在档案机构、社保机构指导下，以用工单位为主体建立健全农民工的社保档案管理体系，其积极意义主要体现为：

1.1 优化社会管理，为政府科学决策提供参考。农民工社保档案作为民生档案的重要组成部分，是党和政府保障民生、改善民生的很好帮手。依法为农民工缴纳社会保险并做好社保档案的建档、管理工作，是用工单位的义务和责任。做好这项工作，有利于维护党和政府的威信，有利于维护公民权益，有利于维护社会稳定，促进社会主义和谐社会建设。

建立健全农民工社会保险档案，不仅可为用工单位的决策管理提供科学依据，同时还可为政府相关部门的政治决策、经济决策等提供依据，用第一手资料为优化社会管理、促进社会稳定、完善社会保障体系、规范人力资源管理等工作服务，确保党和国家的惠民政策得到具体落实。

1.2 切实保护农民工的合法权益。民生档案作为人民群众最关心、最直接、最现实利益问题的原始记录，作为维护群众权益的原始凭证，发挥了独特而又不可替代的作用。仅就维护农民工的社保权益而言，我国的《劳动法》、《劳动合同法》、《社会保险法》以及相关法规和政策，为与各种所有制企业、事业单位、行政单位建立劳动关系的农民工参加社会保险扫清了政策障碍，使其可以和“城市人”、“单位在编人员”等一样依法参保并享受相关待遇，但在实践中由于农民工的就业具有流动性、短期性等特点，即便他们参加了社保，在从开始缴费到享受待遇的漫长过程中通常也会遭遇很多变数，比如，如果参保人一旦跨统筹地区转移到其他地区就业，就可能遇到社保关系转移接续难、不能及时享受参保待遇等问题。再比如，人社部门计发养老金待遇时会严格审核参保人的年龄，由于农民工没有人事档案，而不少农村对户口本、身份证的管理水平不高，容易导致参保农民工社保登记表、身份证上的年龄不符。更有甚者，这两者都和参保人的实际年龄不符，直接影响参保人享受待遇或者导致待遇缩水。而且，大部分农民工文化程度不高，平时不太注意保存劳动合同、工资条等物品，当其社保权益受损需要和用工单位、社保经保机构对簿公堂时往往举证无力。由此可见，建立健全翔实、完整的农民工社保档案，不仅便于其社保关系的转移接续、社保待遇的及时足额兑现，还有利于其依法维权，是把好事做实、切实保护农民工权益的重要举措。

1.3 保护用工单位的合法权益。从用工单位角度看，建立健全农民工社保档案，首先，充分体现了对劳动者合法权益的尊重，是平等对待各种身份劳动者的表现，可以显著增强农民工的归属感、安全感，是一种特别有效的人才激励机制。其次，能够有效降低因为社保缴纳和管理所引发的法律风险、道德风险、经济风险。如今，劳动者依法维权的意识普遍增强，我国的劳动立法倾向于对劳动者的保护，在举证责任分配方面特别规定了“因用人单位作出的开除、除名、辞退、解除劳动合同、减少劳动报酬、计算劳动者工作年限等决定而发生的劳动争议，用人单位负举证责任”，农民工因为社保问题与用工单位对簿公堂的案例也越来越多，有些用工单位因为人事管理混乱而不能举出对己有利的证据，最终只能按法律规定承担不利后果。如果用工单位及时建立起农民工档案或者农民工社保档案，做到有档可查，情形可能大不一样。

1.4 为建立覆盖全体城乡居民的基本养老保险制度做好基础性工作。日前，国务院印发了《关于建立统一的城乡居民基本养老保险制度的意见》，人社部有关负责人就《意见》答记者问时明确指出：“对于农民工这样的城乡流动就业群体，应积极引导其参加城镇职工基本养老保险，这既是使用农民工的单位的法定义务，同时也有利于这一群体将来获得更高水平的保障。”可以预计，未来参加城镇职工基本养老保险的农民工会越来越多，需要跨统筹地区转移接续的农民工参保人员也会越来越多，用工单位建立健全农民工社保档案意义重大，是在为建立覆盖全体城乡居民的基本养老保险制度做好基础性工作。

2 农民工社保档案建设中存在的主要问题

2.1 用工单位存在观念误区。城乡二元结构是农民工问题的体制性根源，城市人口和农村人口在户籍、教育、劳动就业、医疗、社会保障等方面待遇差别显著。这种差别在建档管理方面体现得也很明显，至今还很少有地方或单位真正重视农民档案、农民工档案的建设和管理。我国的用工单位长期以来对劳动者实行的主要是身份管理，而不是岗位管理。对农民工这一体制外的特殊群体的社保档案，用工单位的普遍观点是“由社保部门建档管理就可以了”。甚至认为农民工是“二等公民”，单位为其缴纳社保已是天大的恩赐，无须再花费人力物力为其建立体制内人员才有的档案。还有些用工单位认为农民工流动性强，信息素养不强，更换工作时或者不会带走社保档案，或者新单位不愿意接收其社保档案。即便本单位为其建立了档案，最终也可能变成“死档”，建档不建档结果都一样。在一些档案工作者心目中，“重事轻人”、“重典型人物轻普通人物”等传统档案观念还大行其道，导致对农民工档案这一重要民生档案内容的轻视。

2.2 制度环境不健全。档案管理是一项法制性、政策性很强的工作，目前对农民工的社保档案尚缺乏规范的制度和统一的国家标准。比如，我国企业对职工档案的管理，目前执行的还是原劳动部、国家档案局于1992年6月出台的《企业职工档案管理工作规定》，条款本身就很原则、笼统，加之中国经济社会发生沧桑巨变，导致用工单位无法套用该《规定》来规范农民工档案管理。农民工虽是“流动人员”，但显然又不是《流动人员人事档案管理暂行规定》的调整对象。为顺应新形势的需要，一些省市近年来相继出台了有关农民工档案的地方性规定，但规制力比较有限。

3 对完善农民工社保档案管理的建议

如今，国家正在大力推进城乡一体化发展，制约农民、农民工平等享受“国民待遇”的城乡二元结构正在逐步瓦解，保障农民工合法权益被提到了前所未有的高度。笔者认为，改进和加强对农民工社保档案的管理，是保障农民工合法权益的题中应有之义。

据人社部统计，到2013年年末我国已有农民工2.69亿人。要从根本上完善对这一庞大人群的社会管理和社会服务，提高管理和服务的绩效，笔者认为当务之急是要建立起完整的农民工档案，而社保信息是农民工档案的一个组成部分。

3.1 构建全面系统的农民工档案管理制度。公共项目管理绩效改善实际上是一个管理技术创新和制度创新相结合的过程。从制度环境剖析，我国目前尚未建立国家层级的有关农民工档案问题的制度措施，一些省市的地方性制度虽然强调要做好这项工作，但缺乏相应的强制措施和具体要求。为此笔者建议，有关部门应通过修改《企业职工档案管理工作规定》、《流动人员人事档案管理暂行规定》等规章，将农民工列为调整对象，明确农民工档案的建档内容、管理标准、管理模式以及信息分享规则，以便有针对性地指导、规范用工单位等的工作，使农民工档案的管理纳入制度化、规范化的轨道。待条件成熟，可由国家档案局会同农业部、人社部等部委出台专门的农民工档案管理办法，更好方便农民工自由就业，维护其合法权益。

3.2 创新农民工档案管理模式。由于缺乏统一规定，农民工档案多头分散管理的状况非常明显，据笔者调查，人社部门、工会、用工单位、乡镇街道政府及其劳务派遣公司手上都保存有农民工档案，基本上处于“谁建档，谁保管”的无序状态，造成了管理混乱、可信度差、使用率低的局面。笔者认为，农民工档案应归口于人社部门下属的人才交流中心集中管理，这样做的优点是查询、使用方便；而且由于是具有政府背景的第三方托管，其档案的可信度、权威性都较高，农民工用来从事维权等活动时具有较强的法律效力。

目前我国农民工档案管理的监管体系不健全，档案行政管理部门对农民工档案管理工作重视程度不够，业务指导力度不大，各立档主体和管理部门之间沟通交流较少，缺乏统一的管理标准和监管规范，亟须通过制度创新、管理创新来改进。

3.3 完善农民工社保档案的建档内容。从一些地区和单位已经建立起来的农民工档案来看，在建档内容、标准、数据格式、归档范围、管理模式等方面缺乏统一标准，主观性、随意性强，信息共享不畅通。根据档案法等的规定，结合农民工就业的实际，笔者认为其社保档案应至少包括如下建档内容：

（1）劳动合同。劳动合同是劳资双方确立劳动关系、明确彼此权利和义务的重要凭证，也是用人单位为农民工办理社会保险的法定依据。完整的劳动合同应明确约定合同期限、工作内容和工作地点、工作时间和休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护、劳动条件和职业危害防护等法定条款，是劳动者维护合法权益的重要法律依据。

（2）社会保险个人信息登记表。按照社保经办部门的规定，首次参加社会保险者要填写统一印制的社会保险个人信息登记表。社保经办机构将所填信息录入系统，建立参保人账户，所以参保人要认真、准确地填写这份表格。用工单位最好能将这份表格复印下来装进员工档案保存。

（3）社会保险权益记录。按照《社会保险法》规定，依法缴纳社会保险费的用人单位和个人有权查询缴费记录、个人权益记录。不少农民工不注意权益记录查询和查询清单的保存，用人单位应帮其做好这项工作，并将权益记录定期体现于档案记载。

（4）做好工伤保险、失业保险待遇记载。如果参保农民工有过享受工伤保险、失业保险待遇的情形，其档案中应做好详细记载。

（5）个人健康记录。农民工主要集中在劳动强度大、技术含量低的岗位就业，加之健康意识差、经济收入有限等原因，不太重视个人身体状况，用工单位或者社会组织要对其充满人文关怀，经常关注其身心健康，最好是在农民工进城务工之初就对其健康状况进行常规普查，建档保存，并和以后的体检报告等资料一并为农民工建立起健康档案。健康档案对职业病防治与鉴定、保护农民工的身心健康等作用巨大。

（作者单位：郑州航空工业管理学院工商管理学院 来稿日期：2014-04-18）