信息时代党校档案服务策略

孟会杰

随着信息化时代的到来，社会对于信息的需求越来越强烈，党校档案蕴含着大量的公众必需的信息，如何将这些信息提供给公众，实现档案的真正价值，已成为当前党校档案管理中必须直接面对的话题。而要想将档案信息提供给公众，实现档案的真正价值，就必须加强党校档案服务的策略研究，真正做好党校档案服务工作。目前，无论从效率上，还是从效益上，党校档案的信息服务的水平依然处于低位，其社会功能也难以得到根本性的发挥。在这种情况下，寻找恰当的档案服务策略，就成为党校档案迫切需要解决的问题。

1 党校档案的双向服务策略

为党校自身发展服务是档案信息服务的根本。作为党校教育教学的重要组成部分，党校档案部门的首要职责是为党校的教育教研、后勤保障以及学生管理提供服务。除了满足党校正常工作的档案需求外，党校档案部门还要按照不同时期的工作重点，为党校提供全面而系统的档案信息。首先，提升教育教学能力，促进内涵发展是党校面临的首要任务。为此，改革与创新教育教学制度，研讨与交流教育教学经验，积累分析并传播优秀的教育教学案例就成为教育教学管理的中心。而为教育教学管理提供相应的档案信息服务就成为档案管理的必然选择。其次，在促进党校内涵发展的过程中，除加强教育教学的改革外，党校还面临着提高科研水平的重要任务，这样，党校档案部门除做好教育教学方面的信息服务外，还要为党校的科研活动提供充足的信息。最后，提高党校学员的政治素养以及专业知识能力，提升其管理能力是当前党校学员管理的重要任务。认真总结培养与管理学员的经验，不断完善学员培育方法也需要党校档案部门提供全面的档案信息。在做好党校档案信息服务的同时，党校档案部门还要面向社会为社会提供充足的档案信息，为快速发展的社会主义现代化建设以及人民群众不断丰富的物质文化生活提供信息支撑。这样不但使档案资源得到了充分的利用，同时还节省了大量的资源。

2 党校档案的主动服务策略

为保证主动服务策略的顺利实施，提高党校档案信息的利用价值，党校档案部门必须改变观念，变被动为主动，借鉴服务行业的经验，制定一整套行之有效操作性强的服务管理、服务流程以及服务评估方法，全面提升党校档案信息服务的质量。为此，党校档案部门必须彻底改变档案工作的封闭性，充分利用各种优质技术和资源，特别是党校的内部技术以及智力资源，探索研究出一整套符合党校特征的现代档案服务体系。目前，党校人事制度正在发生重大变革，以岗位设置以及聘任制为重点的人事制度正逐渐代替原来的终身制，论资排辈的现象不复存在。新的人事管理制度以岗位业绩为评价目标，以完成业绩指标为标准完成对工作人员的考核，并将考核结果作为薪资待遇、晋职晋级的依据。直接决定党校档案部门工作人员薪资待遇、晋职晋级的不再是工龄的长短，而是其工作业绩。在这种情况下，党校档案管理部门只有变被动为主动，提高自身的服务水平，提高工作效率，发挥党校档案管理的作用，才能真正为党校人才培养以及教育科研提供信息支持，不断拓展自身发展空间，在党校的未来发展进程中赢得一席之地。

3 党校档案的网络化服务策略

随着互联网延伸到千家万户，人们的生活方式以及工作方式正在发生极大的变化，同样，作为党校工作重要组成的档案管理工作也同样面临着互联网方面的问题。目前，应用互联网为党校工作人员、学生以及社会提供档案信息服务的技术问题已经解决，无论学校以及其他单位，还是普通家庭，通过互联网访问党校档案资料已经成为现实。大力加强档案资料的网络化管理，为公众提供更加强大的档案信息已经成为党校档案部门必须迫切解决的问题。在这种情况下，党校档案部门首先必须将传统的服务观念转变为网络服务观念，以用户为中心，通过互联网主动了解用户的档案信息需求，按照用户的需求不断拓展服务的内容与空间。其次，要努力加强党校档案的数字化进程，不断拓展网上信息传递、交流、资源共享的途径，为做好网络服务奠定坚实的基础。党校档案管理部门要将利用率比较高、已经公开以及珍贵档案资料的信息化作为首选目标，不断提高党校档案资料的共享程度。不断提高档案馆藏资料的集成化组织水平，通过网络下载、传输与共享功能丰富虚拟档案信息。通过网络不断加强和外界的联系，建立健全反馈机制，认真分析各种反馈信息，并在认真分析的基础上优化信息的质量，调整信息的结构，提高服务的效率。最后，要努力构建网络服务平台。各党校档案馆要大力加强局域网以及门户网站的建设，以省级、国家级档案网站为龙头，以互联网为依托，构建各党校档案馆间的交互式档案馆，确保档案信息平台能够在不同的网络中顺利运行。

4 党校档案的数字化外包策略

尽管当前党校档案管理数字化已经初具规模，但是无论在硬件方面还是在软件方面，都和先进国家的档案管理存在着一定的差距。为更好地做好档案服务工作，有效利用档案资源，可以采取数字化外包方式为用户提供服务。首先，要认真选择外包服务商。党校档案管理部门要按照自身的需要，认真听取相关专家的意见，从技术水平、业务水平、财务状况以及研发新技术的能力进行全面评估，选择具有绝对优势的外包服务商。其次，要加强对外包业务的管理。党校档案的数字化外包是一件非常复杂的事情，为保证外包业务的正常进行，党校档案管理部门要制定切实可行的合同，明确双方的义务和职责，明确出现重大问题情况下的赔偿机制，制定偶发或突发事件的应对方案。加强对外包服务商的监督与管理，党校档案管理部门必须成立专家管理团队，对外包服务商服务的用户展开满意度调查，通过和外包服务商有业务联系的部门对其进行全面评价，将其整体服务水平与竞争对手的整体服务水平相比较，对合同中规定的业务进行严格的审查，以便早期发现问题，降低风险。最后，党校档案管理部门要加强与外包服务商之间的协调与沟通。定期举行双方专家参与的协调会议，统筹调配项目计划的实施，全面掌握各项工作的实际进展情况，指导并协调解决其中出现的问题，及时对其工作情况进行总结。将党校档案进行数字化外包，并不说明党校档案管理部门的管理人员就可以袖手旁观，相反，党校档案管理人员要主动切入外包服务商的工作安排及进展，及时发现其中存在的问题，加强指导并且帮助其解决问题。同时，还要定期对其工作进行抽查，避免重大事故的发生。

5 党校档案的“服务品牌”策略

随着我国市场经济的深入发展，品牌已经成为大众选择商品的主要目标，在这种情况下，党校档案管理部门要创建属于自己的品牌，通过品牌向用户介绍档案管理工作及馆藏内容。同时，党校档案还要认真组织本校教职员工、校外相关人员定期或不定期参观党校档案馆，由档案管理人员向其介绍馆藏内容，或者通过电脑、多媒体等现代化手段观看查档演示，让用户熟悉、了解党校档案馆，不断提高党校档案馆的开放程度。党校管理部门还要通过开设培训班等方式加强对党校档案管理人员的业务培训，提高其整理、归档、编辑能力，为推出党校档案的“服务品牌”奠定基础。上述工作完成后，党校管理人员要认真组织档案管理人员对馆藏资源以及用户的不同需求进行认真的分析，按照用户的不同需求研制层次不同、系列不同的服务品牌。例如，通过编纂档案、资料、文献或者出版年鉴、校志、校史、文件汇编等编研成果，以及明信片、画册、纪念品、声像资料等文化产品，形成专业性较强的品牌。同时，党校档案管理部门还可以将承办、协办优秀毕业设计、论文展，杰出校友展、名师名人展、校史展等多种形式的展览，创建优质档案品牌，为用户提供贴心的优质服务。

总之，随着社会主义市场经济的不断深化，档案资料在社会主义现代化建设中所起的作用将会越来越大。在这种情况下，党校档案管理部门只有大力加强档案服务策略研究，不断提高档案服务水平，真正实现档案的价值。

（作者单位：中共濮阳市委党校 来稿日期：2014-04-01）