浅谈高校档案工作创新

王萍

随着高等教育事业的蓬勃发展和高等教育改革的不断深化，高校档案工作在高校管理中的地位越来越突出，开展档案工作创新与发展研究，不断提高高校档案管理工作质量和水平，是高校档案工作人员当前面临的重要课题。

1 高校档案的价值作用

高校档案承载着大量的教育教学、科研、管理、建设信息，其知识性强、信息面广、数量大，作为重要的信息资源，高校档案除了具有一般档案的查考凭证和参考依据的功能外，还具有区别于其他档案的特殊功能。

1.1 文化贮存功能。档案是文化的源泉，是文明进步的产物，是贮存和传播知识的一种形式。高校档案承载了高校发展的整个历史，是高校文化的载体和记录。第一，它记载着高校科学发明创造的成果，凝聚了科学文化的结晶。第二，它记录和延续了各高校不同的管理文化。第三，它蕴含着校园文化，是校园文化建设与发展的历史见证。第四，无论是精英教育还是大众教育，高校都始终处于社会文化的大背景之中，高校档案因之也打上了特定时期的社会文化烙印。正是高校档案的这种文化性决定了高校档案馆（室）可以通过收集、整理、鉴定和保管等业务活动来实现其文化贮存的功能。

1.2 文化传播功能。高校档案馆（室）的一个基本任务就是开展档案的开放利用及信息资源开发。从档案是一种文化资源的角度来看，这实质上就体现了高校档案的文化传播功能。由于高校文化底蕴深厚，在社会上处于一种文化制高点的位置，就文化具有从优势文化到弱势文化的传播规律而言，这一功能既是高校档案实现自我提升的内在要求，也是社会文化传播对高校档案的外在要求。高校档案还可以在发挥这一功能的过程中促进文化在量与质上的双重增值。量上的增值主要是指文化传播面的扩大；质上的增值主要是指文化价值意义的增加。这可以说是高校档案文化传播功能的一种深化。

1.3 文化教育功能。高校担负着高等教育的重任，教育始终是学校的工作核心。高校档案馆（室）作为文化的一个贮存地和传播源，完全可以在文化教育上充分挖掘自己的潜能，为学校乃至社会的文化教育服务。文化教育结合各校各馆的实际情况，可多层次、多角度地展开。如，以爱国主义教育来强化品德培育，激发爱国热忱；以科学文化教育来普及文化知识，弘扬先进文化；以校风学风教育来陶冶情操，树立良好风尚；以利用者教育来传授技能，培育档案文化。据此，高校档案馆不仅应成为保管档案的处所和提供档案信息服务的中心，还应建设成为学校、社区以至社会的文化教育基地。

1.4 资政决策功能。高校档案是高校诞生和发展过程中的各种活动的历史记录，其中凝聚了高校诞生和发展过程的经验和智慧，可让后人了解学校从事政务的经验和教训，对于保证高校决策正确，提高工作质量和效率具有重要的借鉴作用。高校档案所承载的诸多功能使其在整个学校的建设发展中具有重要的价值，对促进高校科学发展具有不可替代的作用。

2 高校档案管理工作的主要问题

2.1 思想观念不解放。普遍存在着观念不新、意识不强、因循守旧等问题。档案管理人员缺少创新意识和创新欲望，对档案工作热情不高，对档案专业知识、技能及现代化管理技术掌握得不够熟练。

2.2 管理制度不完善。有些高校没有一套完善的档案管理（包括档案收集归档、库房管理、档案修复、提供利用等环节）基本流程的规章制度，使收集的档案往往有头无尾，杂乱无章。在档案利用上也只局限于被动的“坐等上门”，缺乏主动、深层次开发利用。

2.3 管理手段不先进。目前多以传统手工管理方式为主，现代信息技术手段如高校数据库、校园网络等没有切实应用到高校档案管理工作中。档案管理难为学校发展提供高质量、高水平的主动服务。有的学校尽管建立了档案信息数据库，但多仅限于简单的数据统计，还没有实现较高水平的数字化管理，难以开展整体信息资料的开发与利用。队伍素质也有待加强。

3 创新高校档案管理工作的方法途径

3.1 思想观念的创新。要做好档案管理工作创新，首先要做好思想观念的创新。观念创新是管理工作创新的前提，是使管理创新得以成功的保证。管理创新必须确立现代化管理理念，特别是随着档案管理知识化、网络化、社会化，高校档案馆（室）必须逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。这就要强化两种意识：一是要有积极的转化意识。档案是一个庞大的信息库，但一般情况下，各种信息是比较零散地存在众多的单体档案中的，只有根据需要，把相关信息系统化，规范地整理出来，才能更好地发挥档案的信息作用，体现档案信息价值。把档案内容通过加工整理变成更直接更适应需要的信息，是高校档案馆（室）义不容辞的职责。二是要进一步强化档案使用的效率意识。收集和整理档案的最终目的是利用档案，怎样更加有效地利用档案，是我们必须高度重视的一个问题。必须改变过去档案工作无所作为的思想，强化档案管理的效率意识，从而充分发挥档案的价值。

3.2 管理模式的创新。要利用计算机进行现代化档案管理就必须不断充实库藏内容，提高库藏质量。高校档案馆（室）虽然收藏有不同门类的档案信息资源，但相对于学校发展及档案使用者的多样化要求，库藏资源仍然不足，由于档案资源量的有限性，也由于管理模式落实后导致利用效率不高。必须不断地全方位多渠道地收集资料以充实库藏档案内容，提高库藏质量，调整思路，朝着为学校的高效、快速服务去思考、去联系，有目的、有重点、有计划地收集学校需要的档案资源，并对现有档案资源不断地进行优化、组织、集成，使其系统化、规范化、有序化，及时、准确、高效地为学校各项工作提供服务。

3.3 服务质量与服务方式的创新。随着高等教育事业的快速发展，高校各项工作对档案的需求在内容上越来越广，在利用频率上越来越高，在服务领域上越来越宽，在服务方式上越来越活。为此，高校档案馆（室）要紧跟时代步伐，抓住机遇，加快档案工作的发展步伐，按照“坚持创新，突出服务”的思路，加强档案馆（室）的业务建设，通过实行“三个转变”实现档案工作的服务创新。首先，实现服务内容的创新，从档案数量要求向质量要求转变。要树立精品意识、特色意识，不能单纯地追求档案的数量和门类，高校档案馆（室）既要有共性，更要突出个性和特色。档案创新服务内容是多方面的，档案馆（室）要充分挖掘自身的潜能，通过不断完善、丰富、创新服务工作内容，推动服务工作向高水平、高层次发展。其次，要实现服务方式的创新，由被动服务向主动服务转变。高校档案馆（室）应立足馆藏，面向未来，努力实现服务方式的社会化、多元化、优质高效化。要加强档案馆（室）信息网络建设，搞好网络化服务，为利用者提供信息资源；要强化参与意识，积极参与学校的重大活动，提供档案资料，搞好信息服务；最后，实现服务范围的创新。高校档案事业能不能发展，不仅取决于高校对档案的需要，而且取决于档案工作能不能很好地为高校及社会各项事业服务。因此，要积极扩大影响，全方位多角度地提供档案信息。要树立双重效益观念，充分发挥档案信息资源在经济建设和社会发展中的作用，同时，还要主动为社会各界提供具有较高科学实用价值以及具有参考价值的信息资源，以满足社会不同层次用户的需求，从而取得社会效益和经济效益。

3.4 人才队伍的创新。人才队伍建设是高校档案工作的基础，造就高素质的档案管理干部队伍是推动高校档案事业发展的关键。高校档案管理干部队伍不仅对档案进行收集、整理、保存和提供利用，同时，更是档案信息资源的维护者、再加工者，是档案信息资源与用户间的桥梁、纽带，档案人员在高校档案管理中扮演着越来越重要的角色。如何“激发档案队伍活力，加快业务‘创新与‘服务”在很大程度上决定了档案工作的兴衰成败。一方面，高校档案工作者要树立强烈的事业心，增强责任感，以改革的思路，开拓的精神、发展的眼光、求实的作风，加强学习，联系实际，与时俱进，学以致用。另一方面，学校要在选人、用人及培养人方面多下功夫，通过培养、引进和人才流动等方式，优化档案工作人才队伍结构，建设一支具有较高专业素质和综合实力，管理型、技术型、服务型、研究型相结合的创新团队，这是把高校档案事业做大做强的重要基础和有力保障。一是严格选拔、培养档案机构负责人的标准。真正把政治素质高，责任感、使命感、组织管理能力、进取创新意识强，业务水平高，并能及时了解档案事业最新发展动态、不断更新知识能力的人员充实到档案工作的领导岗位上，使他们成为档案事业发展中激发活力、鼓舞士气的带头人。二是大力引进高素质档案管理人才。择优选拔一些高学历、高职称人才到档案队伍中来，以改善人员结构，促进档案队伍年轻化、知识化、专业化。不但要引进档案学专业人才，还应引进各类相关学科如计算机、历史、摄影等专业人才，以形成一支多学科交叉的档案人才队伍。力争在档案馆信息系统建设、档案修复和保护、声像档案的处理等各个方面做到专业优化组合。三是积极开展专业培训教育。各高校应结合各自实际，有计划地选送一些档案工作人员参加在职岗位培训（包括档案专业培训和与此相关的一系列培训，如公文处理、保密培训等）、在职攻读学位，以提高他们的学历层次，更新知识结构。同时，还应与校内相关院系合作开展一些学术前沿问题的讨论工作。

（作者单位：南阳医学高等专科学校 来稿日期：2014-04-16）