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十五年档案库房管理实践与思考

2014-07-08宋淑睿

档案管理 2014年4期
关键词:库房温湿度馆藏

宋淑睿

河南省档案馆是国家综合一级馆,馆藏档案资料从明代至今前后跨越有几百年的历史,是我省政治、经济、文化和社会发展的真实凭证和原始记忆。笔者从事档案保管工作十五年,对库房管理工作有一定的实践积累,也收获了许多档案管理的成果,为今后如何推进档案库房管理工作向深层次发展,形成了自己的一些建设性的思考。

1 从十五年档案资料调卷记录看档案的利用情况

河南省档案馆从1999年至2013年15年间,档案利用总量约为22万卷(件)。其中社会利用档案92657卷(件),社会利用资料10810册,内部工作调卷约为12万卷。从保管期限看,永久档案利用率占借阅总量的99.9%左右,长期档案利用率占借阅总量的0.1%左右,短期档案利用率占借阅总量的1‰左右,由此看出档案利用主要集中在永久档案范围内。档案利用有一定的规律性,每年4月至6月是用卷高峰期,不少单位编史修志大批调卷也都在春秋两季进行。例如2012年,全年档案利用5600卷册,4月至6月就调出档案1758卷册,占全年利用总量的35%,季节性用卷比较明显。档案馆近300个全宗里,利用较多的有省委、省政府、省发改委、省教育厅等机构档案。社会个人利用者,来馆查阅个人待遇凭证的居多。比如近几年,教育部门开展学历认证工作,来馆查阅省教育厅招生档案的就比较多。以2013年为例,省教育厅机关档案全年借阅556卷,其中招生档案412卷,占总调卷量的80%左右。

河南省档案馆1999年至2013年各年度利用总量统计表

从以上统计表看出,档案利用量呈逐年递增趋势,档案利用与国家政策导向和社会变革有密不可分的联系。

2 从十五年档案库房管理看“十防”工作

河南省档案馆按照国家有关规定,制定了“十防”工作制度。馆库各楼层都悬挂有“禁烟禁火”的标识牌,每层库房都配备有手动和自动灭火设施,库房内外安装有烟感温感防火监测报警系统。档案库房门均采用耐高温阻燃材料做成,有效防范了火灾安全隐患。档案库区除了管理人员外,外来人员出入要办理登记手续。库房门锁实行指纹辨认开启功能,制定实体钥匙存放制度。库房门口安装有视频安全监控设施,保证库区的防盗安全性。库房内安装温湿度自动检测系统,保证库房温湿度的恒定范围。因为温湿度超标会导致档案纸张老化、字迹褪色和发生虫害霉变,也是加速照片胶卷脆化降解、影像档案失真模糊的直接原因,因此,我们把库房温湿度控制始终作为“十防”工作的重中之重。为了使库房温湿度数值更加准确,2005年,我们淘汰了精准度不高的毛发式针式温湿记录仪,更换为好读式温湿度计表。库房管理人员每天结合当日天气情况记录库房温湿度,作为今后库房管理的参考佐证。郑州地处东经113.65、北纬34.76,一年之中四季分明,库房温湿度不同月份有着不同数值。以2012年为例:

2012年河南省档案馆库房温湿度各月统计表

从列表情况看,高温高湿主要集中在夏秋交替季节,干燥少雨湿度低是郑州天气的特征。虽然我们采取了恒温恒湿措施,外部天气对库房的影响还是客观存在的。在初春深秋无尘天气,我们对库房进行通风换气和清洁除尘,定期清查档案,放置杀虫药片,确保“十防”工作落到实处。

3 从十五年库房温湿度变化看科学建设档案库房的重要性

河南省档案馆库房楼于1999年建成使用,上下共有13层,4层至11层为档案库房,每层库房使用面积为400㎡,档案馆可用库房面积为3200㎡。库房的东面、西面和南面都建有环廊,环廊外墙体平均厚度为35cm,东环廊宽距为90cm,南环廊宽距为110cm,西环廊宽距为150cm厘米。环廊由东向西距离逐渐加大,符合隔离阳光照射的规律,环廊建筑有效防御了冷热空气对档案库房的影响,对防尘、防光、防潮也起到了作用。我们通过检测,冬夏室外温度与环廊内的温差约10℃,夏季室外温度是38℃左右,环廊内的温度是30℃左右,库房内的自然温度是28℃左右,通过调控降至20℃左右。冬季室外温度为0℃左右,档案库房环廊内的温度是10℃左右,库房内的自然温度是15℃左右。室外常年平均相对湿度为85%左右,档案库房环廊的相对湿度为70%左右,库房内的自然相对湿度为60%左右。以上数值表明,环廊建筑是库房恒温恒湿的重要防御屏障。库房北面没有环廊建筑,其墙体平均厚度为50cm,每层库房安装有8个180cm×55cm双层窗户,窗框四周用胶泥和胶带密闭,阻隔了户外的风沙雨水的侵入。在上世纪90年代,这样的档案库房建设还是比较科学的,给档案保管工作创造了很好的条件。

4 从十五年档案库房管理看档案管理人员的素质问题

有人认为,库房管理是技术性不强的工作,这是片面认识。随着社会的快速发展,现代化的馆库建设和自动化管理设备不断更新换代,新的档案库房管理手段逐渐取代了旧的管理模式。档案库房管理人员除了具有较高的政治素质和很强的责任心之外,还具备有过硬的档案专业知识和新形势下的档案管理能力。档案库房管理是档案工作的“多面手”,“实践是检验真理的唯一标准”,库房管理人员天天与档案实体打交道,积累了丰富的档案管理经验和档案工作专业技能,档案八大工作环节的成果是在保管工作里得到体现,档案的社会利用价值和长久的历史价值也在保管工作中验证。档案保管工作既是档案工作的大后方,也是档案工作的前沿阵地,档案保管人员的综合素质,决定了馆藏档案标准化管理的水平。

5 对十五年档案库房管理工作实践的几点思考

5.1 档案数量不代表档案质量,优化馆藏结构任重道远。在档案界,馆藏数字是一级档案馆综合实力的体现。丰富馆藏是档案工作的方向和目的,把好档案质量关始终是我们必须坚持的档案工作原则。1999年,河南省档案馆馆藏总量为20多万卷(册),2013年底,馆藏总量已接近90万卷(册、件),其中“建国”前档案占馆藏总量8%,“建国”后档案占馆藏总量92%;馆藏档案占总量99.3%,馆藏资料占总量0.7%。在馆藏资料里,好的文学作品和政治、经济、文化与科技领域高端研究的成果不多,利用量很小。十五年中,几年不调卷的短期档案占用了大量空间,已使当前接收档案存放位置紧张,鉴定销毁工作已经迫在眉睫。从馆藏档案结构上看,除省直各厅局常规文书档案外,我馆虽设立有档案珍藏室,但真正的镇馆珍品档案却屈指可数,能反映河南地方特色的档案更少,馆藏档案的门类单一,且结构也不合理。这就需要我们改变工作思路,大胆创新,打开优化馆藏的新局面。

5.2 当前档案保管工作岗位的窘境。近年来,省档案馆档案保管工作多次得到各级领导的肯定和好评。由于档案保管工作具有自身的特殊性,档案管理工作者常年待在库房里默默整理档案,与别的处室交流机会不多,工作守时守点有“深闺”难出的窘境。这就很容易造成档案保管人员在工作上墨守成规难有创新。十五年来,档案数量逐年在增加,档案保管人员却逐年在减少,这就显得档案保管部门工作压力大,加上库房管理人员年龄结构不合理,人心浮动难以安守现状,思想上背有包袱,年轻人易产生跳槽思想,形成档案库房管理工作的被动局面。各级领导应该加大对库房保管岗位的关注度,解决好有关问题,使档案保管岗位上的年轻人能够稳定思想安心工作,做好档案保管工作的接班人,这些问题值得我们思考。

5.3 加强维护年代久远档案,多部门联动保护原件。档案如同古董,年代越久越珍贵。我馆“建国”前档案数量没有太多优势,明清时期档案不多,清代档案也仅有300多卷,民国档案共有5万多卷,革命历史档案也只有7000多卷,且有的破损严重,亟须保护性抢救维护。像有些革命历史档案,由于是非常时期形成的,大多是薄纸油印品,很多字迹都模糊不清难以辨认,还出现纸张发黄变脆烂页现象。我馆清代档案共存329卷,2007年就调归800卷次,相当于全部翻腾两遍。特别是“民国”档案,破损得最为严重,有的纸张已经粉碎脆化在档案盒里。虽然裱糊抢救了一部分,但是,笔者认为裱糊档案不是抢救档案的最佳办法,因为裱糊后的档案就意味着失去了它的原貌性,有效控制原件的利用才是保护档案的根本途径。这就需要我们保管、利用等几个部门认真研究,定制度想办法,努力延长档案的寿命。

5.4 档案库房设备老化陈旧,应加大库房维护资金投入。省档案馆的空调设备还是1999年搬迁新馆时配置的,空调的一般工作寿命是10年左右,而库房空调设备已超过15年,每台空调都属于“超龄”服役状态,经常出现“罢工”不制冷现象。由于缺少资金投入,设备更新换代难以实施,很多库房维修项目都无法进行。多年来,档案馆库房里一直没有空气净化机,只能用大型笨拙的排风机替代,这种机器受季节和天气条件的制约,不能达到库内空气净化的目的,对档案也是一种隐性的伤害。档案库房是我们档案实体的“根据地”,没有良好的档案保管条件,就没有科学的档案管理,档案工作就会失去保障和意义。

(作者单位:河南省档案局保管利用处 来稿日期:2014-04-17)

5.2 当前档案保管工作岗位的窘境。近年来,省档案馆档案保管工作多次得到各级领导的肯定和好评。由于档案保管工作具有自身的特殊性,档案管理工作者常年待在库房里默默整理档案,与别的处室交流机会不多,工作守时守点有“深闺”难出的窘境。这就很容易造成档案保管人员在工作上墨守成规难有创新。十五年来,档案数量逐年在增加,档案保管人员却逐年在减少,这就显得档案保管部门工作压力大,加上库房管理人员年龄结构不合理,人心浮动难以安守现状,思想上背有包袱,年轻人易产生跳槽思想,形成档案库房管理工作的被动局面。各级领导应该加大对库房保管岗位的关注度,解决好有关问题,使档案保管岗位上的年轻人能够稳定思想安心工作,做好档案保管工作的接班人,这些问题值得我们思考。

5.3 加强维护年代久远档案,多部门联动保护原件。档案如同古董,年代越久越珍贵。我馆“建国”前档案数量没有太多优势,明清时期档案不多,清代档案也仅有300多卷,民国档案共有5万多卷,革命历史档案也只有7000多卷,且有的破损严重,亟须保护性抢救维护。像有些革命历史档案,由于是非常时期形成的,大多是薄纸油印品,很多字迹都模糊不清难以辨认,还出现纸张发黄变脆烂页现象。我馆清代档案共存329卷,2007年就调归800卷次,相当于全部翻腾两遍。特别是“民国”档案,破损得最为严重,有的纸张已经粉碎脆化在档案盒里。虽然裱糊抢救了一部分,但是,笔者认为裱糊档案不是抢救档案的最佳办法,因为裱糊后的档案就意味着失去了它的原貌性,有效控制原件的利用才是保护档案的根本途径。这就需要我们保管、利用等几个部门认真研究,定制度想办法,努力延长档案的寿命。

5.4 档案库房设备老化陈旧,应加大库房维护资金投入。省档案馆的空调设备还是1999年搬迁新馆时配置的,空调的一般工作寿命是10年左右,而库房空调设备已超过15年,每台空调都属于“超龄”服役状态,经常出现“罢工”不制冷现象。由于缺少资金投入,设备更新换代难以实施,很多库房维修项目都无法进行。多年来,档案馆库房里一直没有空气净化机,只能用大型笨拙的排风机替代,这种机器受季节和天气条件的制约,不能达到库内空气净化的目的,对档案也是一种隐性的伤害。档案库房是我们档案实体的“根据地”,没有良好的档案保管条件,就没有科学的档案管理,档案工作就会失去保障和意义。

(作者单位:河南省档案局保管利用处 来稿日期:2014-04-17)

5.2 当前档案保管工作岗位的窘境。近年来,省档案馆档案保管工作多次得到各级领导的肯定和好评。由于档案保管工作具有自身的特殊性,档案管理工作者常年待在库房里默默整理档案,与别的处室交流机会不多,工作守时守点有“深闺”难出的窘境。这就很容易造成档案保管人员在工作上墨守成规难有创新。十五年来,档案数量逐年在增加,档案保管人员却逐年在减少,这就显得档案保管部门工作压力大,加上库房管理人员年龄结构不合理,人心浮动难以安守现状,思想上背有包袱,年轻人易产生跳槽思想,形成档案库房管理工作的被动局面。各级领导应该加大对库房保管岗位的关注度,解决好有关问题,使档案保管岗位上的年轻人能够稳定思想安心工作,做好档案保管工作的接班人,这些问题值得我们思考。

5.3 加强维护年代久远档案,多部门联动保护原件。档案如同古董,年代越久越珍贵。我馆“建国”前档案数量没有太多优势,明清时期档案不多,清代档案也仅有300多卷,民国档案共有5万多卷,革命历史档案也只有7000多卷,且有的破损严重,亟须保护性抢救维护。像有些革命历史档案,由于是非常时期形成的,大多是薄纸油印品,很多字迹都模糊不清难以辨认,还出现纸张发黄变脆烂页现象。我馆清代档案共存329卷,2007年就调归800卷次,相当于全部翻腾两遍。特别是“民国”档案,破损得最为严重,有的纸张已经粉碎脆化在档案盒里。虽然裱糊抢救了一部分,但是,笔者认为裱糊档案不是抢救档案的最佳办法,因为裱糊后的档案就意味着失去了它的原貌性,有效控制原件的利用才是保护档案的根本途径。这就需要我们保管、利用等几个部门认真研究,定制度想办法,努力延长档案的寿命。

5.4 档案库房设备老化陈旧,应加大库房维护资金投入。省档案馆的空调设备还是1999年搬迁新馆时配置的,空调的一般工作寿命是10年左右,而库房空调设备已超过15年,每台空调都属于“超龄”服役状态,经常出现“罢工”不制冷现象。由于缺少资金投入,设备更新换代难以实施,很多库房维修项目都无法进行。多年来,档案馆库房里一直没有空气净化机,只能用大型笨拙的排风机替代,这种机器受季节和天气条件的制约,不能达到库内空气净化的目的,对档案也是一种隐性的伤害。档案库房是我们档案实体的“根据地”,没有良好的档案保管条件,就没有科学的档案管理,档案工作就会失去保障和意义。

(作者单位:河南省档案局保管利用处 来稿日期:2014-04-17)

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