十五年档案库房管理实践与思考

2014-07-08宋淑睿

档案管理 2014年4期

宋淑睿

河南省档案馆是国家综合一级馆，馆藏档案资料从明代至今前后跨越有几百年的历史，是我省政治、经济、文化和社会发展的真实凭证和原始记忆。笔者从事档案保管工作十五年，对库房管理工作有一定的实践积累，也收获了许多档案管理的成果，为今后如何推进档案库房管理工作向深层次发展，形成了自己的一些建设性的思考。

1 从十五年档案资料调卷记录看档案的利用情况

河南省档案馆从1999年至2013年15年间，档案利用总量约为22万卷（件）。其中社会利用档案92657卷（件），社会利用资料10810册，内部工作调卷约为12万卷。从保管期限看，永久档案利用率占借阅总量的99.9%左右，长期档案利用率占借阅总量的0.1%左右，短期档案利用率占借阅总量的1‰左右，由此看出档案利用主要集中在永久档案范围内。档案利用有一定的规律性，每年4月至6月是用卷高峰期，不少单位编史修志大批调卷也都在春秋两季进行。例如2012年，全年档案利用5600卷册，4月至6月就调出档案1758卷册，占全年利用总量的35%，季节性用卷比较明显。档案馆近300个全宗里，利用较多的有省委、省政府、省发改委、省教育厅等机构档案。社会个人利用者，来馆查阅个人待遇凭证的居多。比如近几年，教育部门开展学历认证工作，来馆查阅省教育厅招生档案的就比较多。以2013年为例，省教育厅机关档案全年借阅556卷，其中招生档案412卷，占总调卷量的80%左右。

河南省档案馆1999年至2013年各年度利用总量统计表

从以上统计表看出，档案利用量呈逐年递增趋势，档案利用与国家政策导向和社会变革有密不可分的联系。

2 从十五年档案库房管理看“十防”工作

河南省档案馆按照国家有关规定，制定了“十防”工作制度。馆库各楼层都悬挂有“禁烟禁火”的标识牌，每层库房都配备有手动和自动灭火设施，库房内外安装有烟感温感防火监测报警系统。档案库房门均采用耐高温阻燃材料做成，有效防范了火灾安全隐患。档案库区除了管理人员外，外来人员出入要办理登记手续。库房门锁实行指纹辨认开启功能，制定实体钥匙存放制度。库房门口安装有视频安全监控设施，保证库区的防盗安全性。库房内安装温湿度自动检测系统，保证库房温湿度的恒定范围。因为温湿度超标会导致档案纸张老化、字迹褪色和发生虫害霉变，也是加速照片胶卷脆化降解、影像档案失真模糊的直接原因，因此，我们把库房温湿度控制始终作为“十防”工作的重中之重。为了使库房温湿度数值更加准确，2005年，我们淘汰了精准度不高的毛发式针式温湿记录仪，更换为好读式温湿度计表。库房管理人员每天结合当日天气情况记录库房温湿度，作为今后库房管理的参考佐证。郑州地处东经113.65、北纬34.76，一年之中四季分明，库房温湿度不同月份有着不同数值。以2012年为例：

2012年河南省档案馆库房温湿度各月统计表

从列表情况看，高温高湿主要集中在夏秋交替季节，干燥少雨湿度低是郑州天气的特征。虽然我们采取了恒温恒湿措施，外部天气对库房的影响还是客观存在的。在初春深秋无尘天气，我们对库房进行通风换气和清洁除尘，定期清查档案，放置杀虫药片，确保“十防”工作落到实处。

3 从十五年库房温湿度变化看科学建设档案库房的重要性

河南省档案馆库房楼于1999年建成使用，上下共有13层，4层至11层为档案库房，每层库房使用面积为400㎡，档案馆可用库房面积为3200㎡。库房的东面、西面和南面都建有环廊，环廊外墙体平均厚度为35cm，东环廊宽距为90cm，南环廊宽距为110cm，西环廊宽距为150cm厘米。环廊由东向西距离逐渐加大，符合隔离阳光照射的规律，环廊建筑有效防御了冷热空气对档案库房的影响，对防尘、防光、防潮也起到了作用。我们通过检测，冬夏室外温度与环廊内的温差约10℃，夏季室外温度是38℃左右，环廊内的温度是30℃左右，库房内的自然温度是28℃左右，通过调控降至20℃左右。冬季室外温度为0℃左右，档案库房环廊内的温度是10℃左右，库房内的自然温度是15℃左右。室外常年平均相对湿度为85%左右，档案库房环廊的相对湿度为70%左右，库房内的自然相对湿度为60%左右。以上数值表明，环廊建筑是库房恒温恒湿的重要防御屏障。库房北面没有环廊建筑，其墙体平均厚度为50cm，每层库房安装有8个180cm×55cm双层窗户，窗框四周用胶泥和胶带密闭，阻隔了户外的风沙雨水的侵入。在上世纪90年代，这样的档案库房建设还是比较科学的，给档案保管工作创造了很好的条件。

4 从十五年档案库房管理看档案管理人员的素质问题

有人认为，库房管理是技术性不强的工作，这是片面认识。随着社会的快速发展，现代化的馆库建设和自动化管理设备不断更新换代，新的档案库房管理手段逐渐取代了旧的管理模式。档案库房管理人员除了具有较高的政治素质和很强的责任心之外，还具备有过硬的档案专业知识和新形势下的档案管理能力。档案库房管理是档案工作的“多面手”，“实践是检验真理的唯一标准”，库房管理人员天天与档案实体打交道，积累了丰富的档案管理经验和档案工作专业技能，档案八大工作环节的成果是在保管工作里得到体现，档案的社会利用价值和长久的历史价值也在保管工作中验证。档案保管工作既是档案工作的大后方，也是档案工作的前沿阵地，档案保管人员的综合素质，决定了馆藏档案标准化管理的水平。

5 对十五年档案库房管理工作实践的几点思考

5.1 档案数量不代表档案质量，优化馆藏结构任重道远。在档案界，馆藏数字是一级档案馆综合实力的体现。丰富馆藏是档案工作的方向和目的，把好档案质量关始终是我们必须坚持的档案工作原则。1999年，河南省档案馆馆藏总量为20多万卷（册），2013年底，馆藏总量已接近90万卷（册、件），其中“建国”前档案占馆藏总量8%，“建国”后档案占馆藏总量92%；馆藏档案占总量99.3%，馆藏资料占总量0.7%。在馆藏资料里，好的文学作品和政治、经济、文化与科技领域高端研究的成果不多，利用量很小。十五年中，几年不调卷的短期档案占用了大量空间，已使当前接收档案存放位置紧张，鉴定销毁工作已经迫在眉睫。从馆藏档案结构上看，除省直各厅局常规文书档案外，我馆虽设立有档案珍藏室，但真正的镇馆珍品档案却屈指可数，能反映河南地方特色的档案更少，馆藏档案的门类单一，且结构也不合理。这就需要我们改变工作思路，大胆创新，打开优化馆藏的新局面。

5.2 当前档案保管工作岗位的窘境。近年来，省档案馆档案保管工作多次得到各级领导的肯定和好评。由于档案保管工作具有自身的特殊性，档案管理工作者常年待在库房里默默整理档案，与别的处室交流机会不多，工作守时守点有“深闺”难出的窘境。这就很容易造成档案保管人员在工作上墨守成规难有创新。十五年来，档案数量逐年在增加，档案保管人员却逐年在减少，这就显得档案保管部门工作压力大，加上库房管理人员年龄结构不合理，人心浮动难以安守现状，思想上背有包袱，年轻人易产生跳槽思想，形成档案库房管理工作的被动局面。各级领导应该加大对库房保管岗位的关注度，解决好有关问题，使档案保管岗位上的年轻人能够稳定思想安心工作，做好档案保管工作的接班人，这些问题值得我们思考。

5.3 加强维护年代久远档案，多部门联动保护原件。档案如同古董，年代越久越珍贵。我馆“建国”前档案数量没有太多优势，明清时期档案不多，清代档案也仅有300多卷，民国档案共有5万多卷，革命历史档案也只有7000多卷，且有的破损严重，亟须保护性抢救维护。像有些革命历史档案，由于是非常时期形成的，大多是薄纸油印品，很多字迹都模糊不清难以辨认，还出现纸张发黄变脆烂页现象。我馆清代档案共存329卷，2007年就调归800卷次，相当于全部翻腾两遍。特别是“民国”档案，破损得最为严重，有的纸张已经粉碎脆化在档案盒里。虽然裱糊抢救了一部分，但是，笔者认为裱糊档案不是抢救档案的最佳办法，因为裱糊后的档案就意味着失去了它的原貌性，有效控制原件的利用才是保护档案的根本途径。这就需要我们保管、利用等几个部门认真研究，定制度想办法，努力延长档案的寿命。

5.4 档案库房设备老化陈旧，应加大库房维护资金投入。省档案馆的空调设备还是1999年搬迁新馆时配置的，空调的一般工作寿命是10年左右，而库房空调设备已超过15年，每台空调都属于“超龄”服役状态，经常出现“罢工”不制冷现象。由于缺少资金投入，设备更新换代难以实施，很多库房维修项目都无法进行。多年来，档案馆库房里一直没有空气净化机，只能用大型笨拙的排风机替代，这种机器受季节和天气条件的制约，不能达到库内空气净化的目的，对档案也是一种隐性的伤害。档案库房是我们档案实体的“根据地”，没有良好的档案保管条件，就没有科学的档案管理，档案工作就会失去保障和意义。

（作者单位：河南省档案局保管利用处来稿日期：2014-04-17）