档案信息安全保障措施探析

王程程

随着高新技术的发展和信息时代的到来，档案信息安全保障工作遇到一些前所未有的挑战和威胁，建立和健全档案信息安全保障措施刻不容缓。

一、档案信息安全存在的问题

1.环境方面存在的问题

（1）软环境方面存在的问题。①缺乏档案安全保障意识。档案工作是关系国家和社会发展的一件大事，然而，长期以来一些民众对于这项工作却存在偏见，很难认识到这项工作的特殊性与重要性，不能得到社会公众应有的支持和肯定。②档案事业发展缓慢。虽然各级政府对于档案工作给予了一定的关心和支持，但力度不够，收效不佳，档案工作还没有得到足够的重视。③档案安全保障资金不足。⑵硬环境方面存在的问题。①自然灾害因素的威胁。在档案库房选址时一定要充分考虑这些因素，规避可能带来的风险。②档案存储环境和载体的问题。载体的性质也会决定着档案信息的寿命。传统的档案载体以纸质方式为主，现在除了纸质档案以外，还有U盘、硬盘等电子档案。

2.法规方面存在的问题

（1）档案安全方面的法律法规还不完善。有关档案方面的法律法规还比较少，而且不够成熟，法律法规的滞后必然会给档案日常管理带来不必要的麻烦。因此，应抓紧制定和落实档案方面的法律法规，并不断进行细化。⑵档案针对性安全法规建设步伐缓慢。尽管我国已经出台了一些有关档案安全方面的法规，但这些安全法规并不能完全适应档案工作的实际需要，也没有很好的贯彻执行，目前，我国还没有完全针对电子档案方面的法律法规。因此，建立和完善档案方面针对性的安全法规迫在眉睫。

3.技术方面存在的问题

⑴实体档案安全技术方面的问题。实体档案一般具有原始唯一性，在保存过程中需要格外小心，一旦遭到破坏便很难修复，给档案信息造成一定的损失。怎样运用高新技术对档案进行修复，使档案得以更好的保存是广大档案工作者亟待研究和解决的问题。⑵电子档案安全技术方面的问题。电子档案在运用过程中常常会出现的系统安全以及网络安全等问题，需要引起高度重视，并采取有效措施加以解决，以保障电子档案的信息安全。

4.管理方面存在的问题

随着档案整理、保存和利用等方面的变化，档案管理的理念、思路与方法也应随之改变。现代档案管理不仅要求对实体档案进行管理，还要对电子档案进行规范。当前我国的档案管理方式还相对单一，管理方法还相对滞后，管理制度还很不健全，甚至还在沿用传统的老办法进行现代档案管理，这样势必会影响档案管理的效率和效果，也会影响档案信息的安全和稳定。

二、档案信息安全保障的有效措施

1.软件和硬件方面的建设

⑴档案信息安全的思想基础。要对档案信息安全的方式、内容和主体有清醒的认识和理解，要逐步培养和建立系统化和科学化的档案保护理念，并贯穿于日常档案管理工作的始终。安全意识的养成不是一朝一夕的，需要档案工作者、信息利用者和社会三者的互动和作用，档案工作者是主导，信息利用者是动力，社会是前提。各级档案参与者要从思想上重视起来，从行动上表现出来，自觉学习和践行档案安全教育，培养信息安全的意识，加强信息安全的道德建设。⑵档案信息安全的资金支持。档案部门是国家非营利性事业机构，档案环境建设、设备更换和软件维护等方面所需费用都完全依靠国家和政府的划拨。这些费用往往很难满足档案工作的实际需要，还存在一定的资金缺口，这就需要各级档案部门开动脑筋，发挥所长，多种途径筹措资金，以推动档案工作向前发展。⑶档案保存环境方面的建设。档案可以分为实体档案和电子档案，不同类型的档案应该采用相应的措施。①纸质类档案。纸的质量好坏直接影响着档案信息安全的周期，纸张的耐久性如何跟化学成分的特性、原料的品质以及纸张的生产工艺等因素有关。档案的文字安全是纸质档案信息安全的关键，字迹耐久性一般受字迹的色素和组合比例的影响。②磁带、胶片类档案。磁带和光盘等数字影像档案应远离磁场，避免因消磁而造成损失。胶片装具材料一般可分为金属材料、纸质和塑料三种，金属的胶片装具较为安全，使用寿命也较长。③光盘类档案。光盘档案的保存保管也需要特别注意。光盘的寿命受内外两方面环境的制约，内部因素主要指的光盘的成分和类型，外部因素主要指的是光盘的功率和读写方式等。

2.政策法规方面的建设

⑴法律法规体系的建设。目前我国关于档案信息安全保障的法律法规比较少，还属于起步阶段，加强这方面法律法规的建设刻不容缓，国家应该给予关注。⑵针对性法律法规的建设。关于针对性法律法规的建设应该从以下几个方面入手：①修改和完善档案法。《档案法》对于档案信息安全的执法检查项目要做明确规定，并定期对有关项目进行检查督导，同时要大力宣传和引导，树立档案工作人员的法律责任意识和安全意识。②建立和完善电子档案安全法规。我国在电子档案方面的法律法规很少，而且很不健全，因而对电子档案缺乏有效管理，出现一些安全问题。一方面要加强计算机网络的安全和指导，对网络环境下电子档案信息安全进行特殊保护。另一方面加强保护电子档案信息内容的立法，保证信息资源的完整性、真实性和有效性。

3.安全技术保障方面的建设

⑴实体档案信息安全保障方面的技术。①实体档案保存技术。主要涉及建筑的保护、驱虫的保护、装帧的保护和分类的保护等。在实际工作中，要依据档案类型的差别，采取恰当的保存方法，提高档案保存的技术。要对纸质档案、磁盘、光盘和胶片等实体档案进行分类保管，这样有利于保管环境的建设和维护，有利于档案的信息安全，也有利于档案的开放共享。②实体档案修复技术。档案在保存保管中由于各种内外因素的影响难免会出现字迹不清、磨损变形、纸张老化、磁盘损坏以及胶片褪色等现象。纸质档案的修复技术主要有去酸的技术、去污的技术和档案载体转换的技术等。电子档案的修复技术主要是照片档案修复技术，而光盘、磁盘以及磁带等的修复相对困难，一旦损坏便很难修复，最好做适当备份。实体档案的保管，有条件的档案机构建议实行三套管理，一套进行封存保管，不对外使用；一套进行异地备份，完全封存；一套可以开放共享，发挥其信息价值，确保档案的万无一失。⑵电子档案信息安全保障技术。与电子档案信息安全保障技术有关的内容主要包括：数据安全技术、系统安全技术、网络安全技术、用户安全技术、防写技术等。随着信息技术的快速发展，以云计算为特征的新型网络开始出现，具有随需随取和按需收费的特点，将会成为信息产业的第三次革命。

4.档案信息安全管理方面的建设

⑴档案信息安全组织体系。国家档案局应该在中央设立档案信息安全管理部门，对全国有关这方面的工作进行统一监督和管理，各地方档案部门应该成立相应的科室，对该方面的法规政策进行大力宣传和落实。⑵档案信息安全管理制度。①建立健全档案信息安全管理制度体系。国家档案局应该组织相关专家，制定我国现阶段这方面工作的总体方针和发展目标，对全国的档案信息安全保障工作进行宏观指导和管理。同时，各地方档案部门应该在国家法规和政策的指导下制定符合本地实际的地方制度和办法。②加强档案信息安全保密制度建设。各级档案部门要加强档案信息安全保密的教育，培养员工的保密意识，提高自身的职业道德，贯彻落实档案工作的各项规定。③建立电子档案信息安全管理体系。在体系建设中，逐步建立严格的档案保管制度，完善和发展电子档案的形成制度，规范数字档案的开放共享制度。⑶档案信息安全执行力度。档案信息安全保障，制度的建立是基础，制度的落实才是核心。制定的制度如果不严格贯彻执行就如同虚设，就发挥不了应有的作用。因此，可以成立专门的档案安全工作领导小组，并实行领导负责制，发挥领导的模范带头作用，定期对档案信息安全进行大检查，一旦发现问题，立刻进行解决，避免拖泥带水。

目前，传统档案与电子档案同时存在，必须认真对两种形式进行分析研究，充分考虑各种情况，在完善传统档案安全保障理论的基础上，加快对电子档案信息安全保障的研究，制定和落实档案信息安全保障的各项措施，构建档案信息安全保障体系，促进我国档案事业的稳定、发展和繁荣。

（作者单位：西安工程大学档案馆）endprint