二维码在档案管理中的应用探讨

2014-07-07吴小竞

档案天地 2014年7期

吴小竞

二维码产生于1980年，在九十年代初期逐渐进入应用领域。目前主要用于商业领域和互联网领域。近年来，二维码的应用得到广泛应用，并开始进入其它领域，其中也包括在档案管理中的应用。

1.二维码的概念

二维码，用某种特定的几何图形按一定规律在平面（二维方向上）分布的黑白相间的图形记录数据符号信息。能够在横向和纵向两个方位同时以图形表达信息，因此能在很小的面积内表达大量的信息，可容纳多达1850个大写字母或2710个数字或1108个字节，或500多个汉字。

二维码有矩阵式和堆叠式两种，目前最常见的是矩阵式。

二维码的主要特点：（1）数据容量更大；（2）超越了字母数字的限制；（3）条形码相对尺寸小；（4）具有抗损毁能力；（5）可引入加密措施：（6）成本低，易制作，持久耐用。

2.二维码在档案管理中的应用

在八十年代中期，我国的档案数字化工作开始引入了一维条码，但限于一维条码的表达能力有限，其应用的范围有限，没有形成有效的作用。通过对二维码特点的研究，我们可以发现其在数字档案馆的建设工作中可以发挥巨大的作用。

从互联网的发展趋势来看，2012年中国的移动终端用户数为2.88亿人，首次超过电脑设备接入互联网的用户数。移动终端以固定电脑所无法相比的便携性能而具有了强大的生命力，针对移动终端的应用开发利用成为互联网研究中的最热点。面对着移动终端将成为互联网终端设备主流的时代，档案信息化工作的研究也应该做到与时俱进。通过充分应用二维码，我们可以解决大量档案数字化和移动终端互通互联的技术性问题。

2.1档案摘要

数字档案馆中的开放数据元，可采用二维码方式，用图形记录大量的内容信息，以纸质载体实现数字信息。传统的档案保管方式，档案盒封面和背脊上只能记录最简单的一些信息，一般不能超过100字，查看摘要和目录等信息，则需要到软件系统里去调阅。使用二维码，用移动终端扫描，可直接了当地快速获取显示大容量的摘要和目录。

2.2档案管理

利用二维码，可对档案的架位管理进行优化。档案上架之前，档案盒所附的二维码编制时加入架位编码信息。可应用于以下场合

（1）可快速确定所在位置回置档案；

（2）二维码信息大，突破数字字母限制，可用来实现多重编目；

（3）架位调整时，通过调整系统里的信息目录，可方便地重新定位，实现架位的调整；

（4）盘点档案时，二维码可提供丰富的对照信息保证正确率。

2.3信息发布

在开发利用档案的工作中，利用二维码，可极大地丰富开放手段。几百字的信息，可压缩于方寸之间，供各种移动终端使用。在信息化快速发展的这个时代，传统的文字形式印刷品出版物已经不能满足利用者的方便需求。而网络发布和下载，某种场合下也有一定的局限性。通过使用二维码，发布的载体又可回归到传统的印刷物，比如杂志、报纸、宣传页、广告牌，扩展的还有网页、电视、彩信等方式。

2.4调阅管理

基于档案的保密管理规定，数字档案馆系统所在的网络应该完全物理隔离，不允许对外有接口，这样就限制了开放式服务的功能。一般的做法是把开放数据元同步到外部可访问的服务器上，提供开放式查询服务。在某些无法在线的场合下，我们可以考虑采用二维码方式制作目录，以纸质方式印刷提供查询调阅服务。一张A4尺寸的纸，一般可打印30-50个二维码，每个二维码可容纳多达500个汉字，基本上可完整地放入一份档案的开放数据元。再开发提供移动终端用的查询工具软件，即可实现离线式信息目录发布。而且二维码的载体管理和复制的成本极低，有利于档案的传递成本控制。

2.5身份识别

将二维码印刷在工作人员的证件上，供系统登录、门禁等进行快速识别，可实现离线式获取丰富身份信息。此应用在火车票上已经成熟应用。不过二维码和IC卡有别，虽然可进行加密，但图形化的信息可复制，不像IC卡有不可复制的唯一性，所以在保密性高的节点只能使用其人员信息，需要辅之以其它的安全手段。

3.二维码应用于数字档案馆的实务工作探讨

二维码应用于数字档案馆，是档案管理工作的新方式，所以我们不但要从理论上去探讨，还要在实务中去实施，在实施中不断加以总结提高。

3.1 进行标准研究

加强各档案馆间的技术交流，逐步建立档案行业二维码标准。

一是要选择适合档案数字化的二维码编码方式，二是要选择合适的二维码加密方式。

二维码编码方式众多，档案的主要内容基本是文字，其容纳能力要求不高。我们要选择容量大、纠错能力强、识别精确度高、速度快、设备要求低的编码方式。

二维码虽然需要特殊设备去识别，但目前二维码的识别设备已经广为普及到大量的移动终端上，读出其内容并不太难。我们要吸取火车票使用二维码初期大量泄露用户个人隐私的教训，针对不同的情况采取相应的加密方式。

3.2 对档案数据元进行分析，逐项定义其可公开程度和方式

编制数据元开放说明目录。此项工作不光针对二维码，同样在网络开放工作中也需要有相应的指导性规范。可按格式逐一明确，在各项档案开放工作作为依据。

数据元ID、数据元名称定义来源，有保密要求加密要求的部分数据元，需要采取加密方式进行传递，加密方式和策略的选择，在档案开放工作中需要加以特别的重视。

3.3针对各个档案馆自身特点，制订出各项二维码应用的编制规范、内容和使用方式

如果不加以约定，二维码的内容只是一长串文字，并无太大的使用价值。所以在具体应用二维码的时候，需要对其内容格式进行约定，以供各种软件解析使用。我们需要在应用之前就要充分考虑使用的范围，建立使用规范。例如，档案盒背脊标签：档号责任人成文日期归档日期文号标题。这样在软件应用里，才能快速准确地提取相应的内容。

3.4在安全保密的基础上，建立二维码发布机制，确定相应的软件体系、硬件体系、印刷体系

二维码的使用需要相应的专业软件和硬件支持。

目前大多数档案管理系统里都没有加入二维码管理，在引入二维码的时候，需要和软件企业加强交流，改进系统让二维码成为档案管理的有机组成部分，并配备相应的硬件设备。

二维码的主要用途是以印刷载体记录数字信号，我们需要根据应用系统所预期的信息容纳量、识别精度、识别能力等指标，明确相应的印刷标准。

3.5开发移动终端客户端应用APP，开拓全新的档案开发利用方式

移动终端的APP，是现在高速发展的应用方向，其方便性、便携性远非传统电脑设备所能比。我们可以加强对移动终端APP的开发应用，通过实践寻找新的档案开发利用方式，不断创新提高档案管理水平。

3.5.1 档案管理

开发移动终端上的管理功能，可对档案架位、卷宗、调阅、盘点等工作进行精细化、可跟踪管理，并大大提高效率。

3.5.2开放利用

开发应用客户端，为服务对象和公众提供便利的档案调阅方式。这方面的研究开发工作，需要有前文所提的开放标准和保密管理等已经有比较明确的法律法规作为支撑。

3.5.3档案推广利用

利用移动终端+二维码方式，大力向社会公众宣传档案工作的重要性，普及档案知识，让档案工作主动地为经济建设服务。