信息系统工程技术资料的归档与管理

陈镇根

【摘要】 现阶段，以信息技术为主要手段建立的信息网络系统、资源系统、应用系统等信息系统已在迅速改变社会面貌与人类生活方式，这些系统的正常和稳定运行对人类社会的意义是重大的。本文将为大家介绍对信息系统工程技术资料归档和管理在系统建设中的重要性，和在这一过程中遇到的问题及解决建议。

【关键词】 信息系统工程 工程技术资料 资料归档 资料管理

信息系统工程技术资料指的是从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间形成的相关信息。可以根据信息系统工程的各个阶段的划分而将其技术资料划分为立项文件、合同与规划文书、实施文件、竣工文件、维护文件、技术文件等六部分文档[1]。

一、信息系统工程技术资料的作用和影响

信息系统工程技术资料的准确性和完整性，会在某种程度上影响到信息系统工程的建设质量，也会影响到系统的后期维护工作[2]。

（1）工程档案的基础，履行合同的行为。信息系统工程建设的各阶段所产生的工程信息，经收集、传输、加工、储存、维护、使用和管理所形成的工程技术资料是工程档案的基础。对于投资方来说，判断一个信息系统工程成功的标准，必然通过档案验收。同时信息系统工程合同签订时一般会列出需交付的文档清单，对工程技术资料规范化的归档和管理是合同履行能力的重要表现。（2）工程质量的见证。信息系统工程具有系统新、科技含量高、涉及范围广以及从业人员素质高、年轻化、流动快等工程自身特点。这就反映信息系统工程的质量控制比其它工程更加的困难复杂，它不仅包括物理平台的建设，而且包括软件系统的集成等，一套完善的技术资料文档将是工程施工质量及完成程度的重要凭证。此外，及时将技术资料归档，还可以防止发生因人员变动而造成工程技术实施中断等麻烦，确保了工程档案资料的系统性。（3）系统运维的原始信息及持续改进的依据。信息系统建成后的运维支持工作将是左右信息工程建设成败的关键环节。工程技术资料是运维工程的重要参考指南，在建立运行维护组织、理清维护对象及资源的运维管理起到良好支撑，而且此资料也是为系统进行改进和功能拓展时的技术依据。（4）有利于信息系统安全管理。信息系统安全管理原则中的应急原则和灾难恢复原则指出，信息系统工程中要有安全管理的应急预案，并需进行必要的演练，同时越重要的信息系统，应当越重视灾难恢复。在对不可预见性事件进行处理时，对工程信息的掌握会使处理的难度降低，而如果信息不全，或是在事件中遭到损毁，这就会为系统的重建、恢复工作带来阻力。所以，信息系统工程技术资料的管理与维护同等重要。

二、技术资料管理中现存的问题

在信息系统工程技术资料管理方面主要存在的问题有：（1）相关负责人对技术资料的管理不够重视，如有些资料员认为对技术资料的采集和储存是不重要的，而采取不作为行为，这样就会造成技术资料不完整；（2）已收集的技术资料借阅、保存、移交等程序不科学，在对资料进行管理的各个环节中，都应按照一定标准进行；（3）资料记录不及时、不准确，影响对项目实时情况的掌握；（4）各部门对技术资料的管理不统一、不协调，造成资料统一归档时出现问题，或是使得技术资料移交后，接受方无法利用其真正价值等。

三、对技术资料管理的建议

（1）正视工程技术资料管理。 在工作动员会议、部门会议和工作检查过程中，管理部门应向从基层到高层的相关人员告知技术资料管理的重要性，达成共识[3]。（2）规范技术资料管理制度。首先确定工程技术资料档案管理层次，绘制简明的层次图表，明确各部门的技术资料管理职责，且指定专人管理资料，明确岗位职责。其次，工程部应督促参建各单位严格遵守工程技术资料管理办法。第三，在管理制度中，应明确工程技术资料的归档范围，同时应明确对资料的收集、分类、组卷、编号，及案卷的整理、编目、排架和保管等职责。（3）建立技术资料审核机制。在工程项目的开始实施前，应建立技术资料审核机制，档案管理部门应编制工程技术档案归案责任划分表，工程部应不定期组织有关人员对参建单位工程技术资料管理情况进行抽查，并采取考核或经济惩罚手段，确保技术资料归档的规范性、系统性和完整性。

总结：在信息系统工程项目中，技术资料对于项目的交付使用与运行维护都具有重要意义，还能够为后续项目的决策提供依据。在对技术资料的管理上，不但要提高相关人员对技术资料的重视，还要在组织制度上加强规范化管理，使资料管理真正转化为企业效益。

参 考 文 献

[1] 黄艺. 建筑工程技术资料归档管理工作的思考[J]. 城建档案，2010，12（15）：7-8

[2] 晋彦杰. 公共信息系统工程监理档案管理[J]. 科技档案，2012，12（30）：89-90

[3] 廖俊. 湘桂铁路站后工程项目管理信息系统应用研究[D]. 重庆：西南交通大学，2013，6（1）：72-73