如何提高资料管理人员综合素质的分析

王瑶

摘 要：资料管理人员是企事业单位的重要人力资源，关系到单位的兴旺、壮大。提高资料管理人员的综合素质，就是要从身体心理素质、文化素质、专业素质、职业道德素质入手，坚持自我提高与外部辅助相结合，在坚持不懈的学习中，扩充知识结构，更新思想意识，跟上时代发展，为单位提供多元化、全方位服务。

关键词：资料管理；人员素质；综合提高；分析

[中图分类号]：C931.3 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2015）-06--01

一、资料管理人员素质提升的必要性

首先，资料管理人员缺乏知识再教育。在网络化、信息化时代，资料管理人员掌握的传统文件收发与管理的知识、技能已无法应对新技术的冲击，需要组织人员进行培训教育。同时，在单位资料管理人员中，也存在许多非科班出身的情况，他们仅凭经验办事，以为只要能应付业务即可，或者将资料管理看做是周而复始的重复性劳动，并不需要创意。

其次，资料管理人员的素质与所承担的任务要求的能力存有偏差。信息技术能力差、知识结构松散、文化素质不高、专业知识缺乏或者非专业人员从事资料管理等现象都是资料管理人员无法应对上级下达任务的原因。

第三，资料管理人员缺乏提高素质的意识。某些企事业单位资料管理人员所从事的工作比较轻松，工作环境也不算差，在基本不需要脑力活动的状态下，逐渐形成了惰性思维，安于现状、因循守旧、不思进取、无竞争意识，管理资料时，死气沉沉。

二、提高资料管理人员综合素质的策略

（一）培养形象意识

资料管理人员的形象在一定程度上就代表了部门的形象，有必要加以重视。管理人员的个人素养、行为举止、仪表着装、服务态度、专业技能等，都是外界对部门打分的重要指标。管理人员在传递信息时，不妨以最好的姿态去迎接各项工作，提高服务形象。

（二）培养职业信念

职业信念即员工对所从事的工作具有肯定的态度、坚持下去的信心。许多资料管理人员在从事文件收发工作时工作意识都出现了问题，认为岗位是闲职，不需要任何能力，也缺乏对职业前景的规划与信心。所以，有必要从根本上改变资料管理人员对岗位的认识，纠正偏差，树立责任感、荣誉感。首先，资料管理人员应该将岗位看作为服务岗位，要忠于职守、勤恳工作，把自己看做是单位的缺一不可。其次，正确认知自己，树立正确价值观。人对于社会是贡献与收获的关系。如果资料管理人员只注重拿工资，追求自身的满足、尊重，而不向单位贡献，到最终也不会受到单位的赏识。此外，资料管理人员要从心底上爱上该岗位，培养深厚的感情，忠于资料管理、乐于资料管理。在面对枯燥、重复的劳动时，也要凭借坚强的意志，抵制外界诱惑。

（三）培养专业素质

专业素质即人员从事某岗位所需要的素养。首先，专业知识。资料管理人员接收主管部门文件，并加以整理，并不是按照日期排列整齐那么简单的工作，而是要运用到传播学、目录学、分类学等基础理论。这样，在资料管理时，才能游刃有余，将资料整理的准确无误。其次，掌握科学技术。当前，科技日新月异，新技术在各行业广泛应用。传统的资料管理工作逐步走向了数字化、电子化、信息化，资料管理将依托网络将文件资料存入数据库并通过多种载体显示。某些单位在资料管理时已经引入了现代通讯设备，这就需要资料管理人员再学习新技术，提高资料管理效率。第三，语言表达能力。如果资料管理人员的语言能力较差，那他也不能适应、驾驭资料管理工作。资料管理人员还应学习外语。比如，英语是世界通用语言，提高综合素质，就要扎实掌握、灵活应用外语，即可顺利应资料管理工作中的难题，有备无患。

（四）健全心理素质

资料管理人员应付日常工作时，不仅要求身体健康，更需要心理素质的强大。比如，资料管理工作是枯燥无味的重复性劳动，管理人员就可能会消极应对，毫无乐观气氛。健全心理素质，就是要创造出友爱、关心、理解、信任、乐观、开朗、敬业、热爱生活的心理价值观，端正工作态度。只有这样，才可能提升工作效率。为此，资料管理人员在闲暇时候要学习公共关系学、心理学，陶冶情操，对工作少一分浮躁，多一点热爱。

（五）建立激励机制

激励机制是资料管理人员提高自身素质的保障。如果仅靠自觉来提高综合素质，就显得比较困难。在建立激励体制后，将工作以量化的形式来考核员工的努力程度，并给予奖罚，对员工有监督作用。通过激励机制，将职位晋升、工资与考核结果相联系，员工在外部压力下，就不得不努力工作，增强责任感，为完成考核任务而不断地提高自身素质。

三、结语

在企事业单位，从事资料管理的人员并不都是专业出身，这就造成能力的参差不齐。为了提高资料管理效率，发挥资料管理岗位在单位经营中的作用，有必要加强人员素质提升工作。人力资源是单位的决胜资源，只有发挥了人的效用，才可能壮大单位发展之路。在分析了企事业单位资料管理岗位上人员素质存在的一些不足之后，分别就专业技术、职业信念、激励制度、仪表形象等方面探讨了资料管理人员素质提升的策略，希望在“刻不容缓、当务之急”的时刻，能够对单位服务质量、经营水平的改善有所帮助。

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