新形势下高校基建档案管理的思考

王浩

摘 要：随着高校教育规模的不断壮大，伴随着高校基础设施规模也在不断壮大，这对高校的基建档案管理的规范性、重要性提出了新的考验。高校档案区别于其它普通基建档案，必须通过提高档案管理人员素质、优化档案管理手段，来提升高校档案管理水平。

关键词：高校；基建；档案管理

高校基建档案是指高等学校的基建项目从酝酿、决策到建成交付使用全过程中形成的，对学校和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料，是高校基建工程质量保障和责任追究的重要依据。一份好的基建档案是学校编制发展规划的重要依据，是做好后勤保障工作的重要指导，也是高校基建维权的重要数据。在当前高校基建工程迅速发展的新形势下，做好高校基建档案管理，已经成为了学校基础设施建设的重要部分。

1 高校基建档案管理的重要意义

1.1 是高校基建建设的重要凭证

基建档案真正地记录着基建工程的内容、规模、过程等重要信息，是对学校进行规划设计和科学管理的重要依据。从基建工程的土地征用、勘察測量、规划设计、施工合同、施工进程、监理到竣工验收中的各种文书、图像及数据，都被详细地记录到基建档案中来，因此基建档案管理成为了高校基建建设的重要凭证，为之后的基建工程的考察和处理问题提供了科学依据。

1.2 促进了高校基建的科学发展

高校基建档案是校内基建工程的真实写照，其中的资料如施工设计图纸、工程地质资料、扩建改建资料等都可以给高校之后的基建工程提供一个参考，这大大节约了工程成本，促进了高校的基建工程的科学发展。对于那些深埋在地下的管道及隐蔽的工程来说，技术人员在基建工程勘测和施工中已经掌握了一定的数据信息，保存下来的档案可以为之后的扩建、维修、整改等提供依据，技术人员可以准确地找到他们的位置和走向，然后进行施工，这大大提高了基建工程施工的工作效率。

1.3 是高校基建工程维权的保证

高校基建工程记录了学校的各种基建工程施工建设到建成的全过程，是学校界定房产、地产及设备产权等各种产权的法律依据，加强好高校基建档案管理，保存了学校各种产权依据，在一定程度上避免了不必要的产权纠纷，也有效解决了一些产权纠纷。例如，当高校基建工程建设过程中与周边农民或者施工单位发生一些争议问题，可以通过基建档案这一依据去解决。

2 高校基建档案管理过程中存在的问题

2.1 档案管理缺乏完整及准确性

高校基建档案具有独立成套和专业复杂的特点。过程从工程项目的勘测、设计到施工和竣工，周期较长，涉及部门多。而档案资料的来源涵盖面也相当广泛，不仅局限于校园内部，还涵盖到各级政府部门和有关单位。正是因为基建档案管理的复杂性，很多高校的基建档案管理过程中容易缺乏完整性及准确性。主要表现为不积极收集档案资料，不及时归档，资料中批文、研究性报告不全等。在施工过程中的一些资料档案，因为监理人员或者承包方人员的专业素质、责任意识和人员更换等问题，导致了档案资料的真实性、完整性严重不足。此外，一些基建档案管理人员缺乏工程建设专业知识，对于基建工程项目不太了解，很难分清资料是否重要，因此在基建档案管理中对材料没有做到心中有数，使得档案管理缺乏完整性及准确性。

2.2 基建档案管理缺乏规范性

在高校基建档案管理的过程中，存在着领导重视不够的问题。他们往往认为工程质量大于工程档案管理，对于档案管理人员很少配备专业专职人员，人员流动比较频繁，甚至存在着在岗不在职，换岗不交接的情况。这就使得很多重要资料严重流失，影响了正常的基建档案管理工作。在具体的工作中，我们会发现，很多基建工程项目的资料丢失，造成了图像与实物不符，很多资料不符合归档要求，如一些关键性的资料居然是复印件，有些资料签章不全等等。此外，在基建档案管理的过程中，还存在着归档纸张不一、字迹不清晰、涂改次数多等情况，这些都是基建档案管理缺乏规范性的表现。

2.3 基建档案管理技术性不强

随着高校基建工程的不断扩大和发展，很多高新技术被运用到基建工程设计和施工各种来，这也就要求基建档案管理也要与时俱进，采用现代化和数字化的管理手段，以发挥基建档案管理的重要作用。而目前，很多高校的基建档案管理仍然沿用传统的档案管理方式，以纸质、胶片等一般载体归档及保存，档案管理工作也仅仅局限于接收资料和保管资料，档案管理服务也仅仅局限于等待上门查阅和借用。这种落后的档案管理手段严重影响了档案的利用率。在进行查阅的时候，查阅效率低，既浪费时间又浪费精力，借阅时借阅原件很容易造成原件的流失及破损，这些现象都远远不能满足现代社会发展的需要了。

3 提高高校基建档案管理效率的对策

3.1 更新档案管理观念，建立健全管理制度

提高高校基建档案管理效率，首先要更新管理管理观念，将基建档案管理工作纳入到学校管理中来，建立起科学的档案管理制度，以发挥好基建档案管理的作用。①领导要积极转变重视工程质量、轻视档案管理的陈旧观念，充分发挥领导的作用，做好基建档案的指导、协调和监督工作。由于基建档案归档工程涉及部门较多，不仅要提高档案管理员的认识，还要提高施工人员、技术人员、材料管理人员、财务管理人员、审计人员等的思想认识，调动起他们的工作积极性，将基建档案管理工作纳入到学校管理中来，才可以保证档案管理的科学性和协调性。②要建立健全基建档案管理的各种制度，确保基建档案管理有规章可循，有制度可依。高校应该结合自身实际，建立专门的档案管理组织机构，制定适合本校和基建工程特点的档案归档规章制度，并在管理体制、岗位职责、档案质量、奖惩问题、监督问题等方面做出明确规定，以提高基建档案管理的实效。

3.2 提高管理人员素质，加强管理队伍建设

高校的基建档案管理工作要想提高质量，人员是关键。档案的收集与整理是通过档案管理人员来完成的，只有加强好人员队伍建设，才能确保档案文件的形成与整理归档规范，收集完整、分类科学、质量达标，才能提高基建档案的管理水平。首先，要选拔具有专业水平，懂得档案管理知识、工程管理知识、信息技术知识的人员作为档案管理员，并确保管理人员的专门性，防止一人多责现象的出现。其次，要提高档案管理参与人员的整体素质，主要包括专业素质和思想素质。基建档案管理人员要具备良好的职业素质和业务能力，并具有较强的责任心，时刻关注基建工程的活动，主动收集资料，才能做好档案管理工作。高校要创造和提供多种途径提高管理人员素质，如开展技能培训班、组织讨论交流、进修学习等。最后，新形势条件下，基建档案管理人员要更新观念，不断学习现代化管理知识和技能知识，积极学习新软件、归档新方法，多涉猎工程、管理、经济、文化、信息方面的知识，促进自己的业务水平和档案管理能力得到提高，更好地适应现代社会的发展。

3.3 明确同步归档、规范归档的要求

为了确保基建档案管理的完整性及规范性，应该明确同步归档、规范归档的要求，让档案管理人员及时归档，并保障归档的质量。从基建项目的设计开始，一直到项目的竣工阶段，都应该树立档案管理与工程项目工作同步进行的思想：在项目的立项阶段，档案管理工作就应该开始启动；在项目的建设过程中，档案资料的收集、整编、审定都要依次进行；在项目的竣工阶段，成套系统的竣工资料必须要同时提交和保存。基建档案管理工作具有较强的復杂性，基建档案管理人员只有以高度负责的责任心来面对，对各个阶段的档案资料胸有成竹，对档案材料的形成过程了如指掌，及时完整准确地收集和整编好这项资料，才能确保项目档案资料的完整与规范。需要注意的是，在确保规范归档的时候，应该做到以下三点：①归档资料要符合要求，真实，准确，清楚，手续完备，凡是不符合要求的档案资料都应该被淘汰掉。②竣工资料要规范齐全，图纸不能破损和被污染，关键性资料必须完好无损。③档案资料立卷要符合要求，卷内文件要合理排列，案卷编排要清楚整齐，以便日后查阅和调用。

3.4 运用现代化管理手段，提高科学化管理水平

随着科学技术的不断发展，信息时代给基建档案管理工作带来了新的发展机遇，基建档案管理应该积极响应时代的号召，运用现代化的管理模式与方法，将计算机管理技术运用到档案管理中来，全面提高档案管理工作效率和工作质量。传统的档案管理方法落后，手段被动，高效的基建档案管理要积极突破传统档案管理方法，大胆运用现代化的管理技术，充分运用信息技术优势，提高档案管理的主动性，将档案管理的有效作用发挥出来。现代化的管理技术操作方便、查找快速、存储安全，具有传统管理技术无法比拟的优点。高校应该充分运用自身信息技术的优势，运用计算机网络平台，打造信息化、数字化的档案管理发展道路。例如，高校可以建立计算机数据库的档案管理系统，让档案管理系统化、数字化，方便档案的整理与调用，通过建立相应的配套设施，配备电子数据档案信息，实行基建档案网络远程传输、查阅、收集与保管，既节约了人力物力资源，又节约了财力资源，还促使基建档案管理逐渐规范化和有序化。

总之，高校基建档案管理对于高校基建工程的发展及高校的长远可持续发展具有不可忽视的作用。高校要充分认识到基建工程发展的独立成套、专业复杂、来源广泛、实用性等特点，在高校基建档案管理中提高档案管理的思想认识，建立健全档案管理制度，提高档案管理人员素质，加强档案管理队伍建设，强化归档的规范化和同步性，运用现代化管理手段，使基建档案管理朝着科学化、规范化、系统化的方向发展，以发挥基建档案管理的重要作用。

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