中小型企业定制ERP的几个问题及其解决方案

2014-06-30刘鹰

现代电子技术 2014年12期

刘鹰

摘要：中小型企业上马ERP系統成功率不高是阻碍ERP在我国企业中推广的重要因素。对于特殊行业的企业，通用ERP系统可能并不合适，这就需要由专门的开发队伍为其定制ERP系統。定制ERP系统的开发和实施中可能遇到的问题有业务流程重新规划导致业务人员的不适应、定制化用户接口与通用用户接口的平衡设计、系统灵活性和预留可扩展接口之间的平衡等。结合非标准机械设备生产企业的ERP系统的实践，讨论了在中小型企业定制ERP系統开发实施中可能遇到的一些实际问题及其解决策略。

关键词： ERP；中小型企业；定制软件；非标准设备生产

中图分类号： TN911?34； TP391 文献标识码： A 文章编号： 1004?373X（2014）12?0096?03

Abstract：High failure ratio of running and performing ERP system within medium and small?sized enterprises is the negative impact of ERP development in Chinese market. The custom?built ERP systems developed by large?scale ERP providers are better for some special enterprises to which the general?purpose systems are not suitable. The common problems occurred in building and performing the custom?built ERP systems， including misfit brought out by re?building business processing， balance design of custom?built UI and general UI， and balance between agility character of system and allowance of expansion interface. Some problems and the solutions encountered in the developing and executing process of custom?built ERP system for medium and small?sized enterprises are discussed in combination with ERP system application of non?standard equipment production enterprises.

Keywords： ERP； medium and small?sized enterprise； custom?built software； non?standard equipment production

目前中小型企业上马ERP（Enterprise Resources Planning，简称企业资源计划）系统，多采用直接购买商品ERP软件，如SAP（Solution Manager）和一些国产商品ERP系统。成熟的商品ERP软件的优势很明显：其开发队伍经验丰富，产品一般经过多年的研发、升级，通过大量用户多年应用的检验，性能稳定可靠。成熟的软件产品一般会提供许多先进的管理模型，也有助于企业打破陈旧管理框架，提升管理水平[1?2]。然而商品ERP软件也有一些问题。一般来说，软件供应商追求软件的通用性，这样即可以降低软件重复开发的成本，且在软件培训、升级方面都有很多好处。但因此也会造成其产品过于庞大，反而很难提供针对某个行业特点的支持。然而用户行业各有特点，各企业管理队伍、管理方法也是千差万别，如果选择通用ERP软件，可能一方面对需要大幅度改变本企业的管理制度和流程，另一方面二次开发的工作量也很大。特别是第一点，往往会在运行ERP系统时遇到很大阻力，甚至流产。有统计说，我国中小企业实施ERP的成功率不高，这是一个重要原因[3]。另外，大型ERP系统软件的实施费用很高，也是一些中小型企业所难以负担的[4?5]。因此，对于一些行业具有特殊性的中小型企业，采用定制ERP系统就成为一种比较现实的解决方案[6]。本文就某非标准机械设备生产企业的定制ERP系统开发与实施中遇到的几个问题及其解决方法进行探讨。

1 系统设计时的平衡问题

ERP系统最先从西方兴起，因此体现了西方管理思想，即重视科学管理思想，重视规则建设，提倡事先规划、事中控制的管理流程。而目标企业往往在其建成后的数年乃致数十年里已经形成了自己的一套管理规则、管理方法和经验。以往在推广ERP系统时，过多地强调了企业管理思想和管理流程的改造，使之向ERP系统预装的西式管理规则和管理流程靠拢。

然而，一个企业的既有的管理思想和管理流程牵涉面非常广泛，骤然改变阻力很大。即使以行政方式强行推广随新的ERP系统而来的新的管理思想和流程，也会严重降低企业的行政管理效率。更何况，通用的ERP管理思想并非放之四海而皆准，在遇到行业和企业的特殊情况时会使具体部门无所适从。如果因此产生的矛盾在较长的时期内不能很好地解决，势必使有关的部门人員绕过新的ERP系统，重新回到原有的处理流程去。时间一长，整个新的ERP系统就会被搁置一边，其实施归于流产。这种情况，在盲目上马大型商品ERP软件的中小型企业中屡见不鲜[7]。

因此，设计人员在设计定制ERP系统时，要充分了解企业现有的管理理念、管理规则和管理流程，将之与ERP的新的管理思想进行比较，在规范管理体系时充分考虑历史的影响。对管理体制的设计方案要和企业的各级领导和重要应用部门进行充分的协商之后再定下來，切忌那种“搞定”领导就完事大吉的偷懒思想。事实上，以后ERP系统实施成败的关键还是整个管理队伍对新系统的认可和认同。当然，一味迁就原有的管理思想和流程也不可取，毕竟上马ERP系统的一个重要目标是改进企业的管理效益，过分迁就原有的管理流程会使新开发的系统沦为现有进?销?存、财务部门的业务电算化，失去上马ERP系统的对改进企业管理效益、提高企业竞争力的初衷。为了兼顾这两方面的要求，在ERP系统设计的初始阶段就要展开对企业管理人员的ERP概念方面的培训，向他们展示ERP实施后的效果。对现有管理流程所作的调整措施一定要与相应的管理人员进行充分的沟通，以减少将来在实施新ERP系统时的阻力。

2 平衡定制化用户接口和通用用户接口的设计

在进行定制ERP软件设计阶段，用户接口部分十分重要。企业管理人员往往缺乏ERP功能方面的知识，而更为普遍的问题是不愿意改变业务流程以适应“在ERP设计的时候就已经嵌入到系统里面去的企业的最佳实践”，导致企业管理人员误入定制化报表和用户接口的歧途。一般来说，管理人员对他们正在使用的各类报表数据格式总是比较留恋的，而新的报表和用户界面会给他们带来额外的培训负担。然而，过分定制化的报表和用户界面会使得将来的系统更新代价非常高昂，而且很费时间。对于大多数业务用户来说，这是说着容易做着难的事。

如果企业是第一次实施ERP系统，这个问题还比较容易解决，管理人员对从手工报表到计算机报表的形式改变的心理接受程度还是比较高的，抵触心理不大。但当前绝大多数企业在实施ERP系统之前都已经配备有各种计算机管理软件，如进?销?存系统、财务会计软件和人事管理软件等。企业管理人员早已经习惯了这些系统的现有报表和用户接口，要说服他們放弃已经习惯的现有的高度定制化的报表和用户界面再适应新的ERP系统，阻力会很大。这时用户通常都会提出要求系统提供与旧系统一样或者基本相似的报表和用户界面。然而，过分迁就用户原有系统的界面和报表，会使新的ERP背离新的管理思想，也会给以后的系统升级带来困难。实施ERP系统的一个主要目的是提高企业竞争能力，这就需要在管理层面上，包括报表和用户界面的规范化。因此，要在充分沟通的基础上说服用户利用标准的ERP功能和界面，远离定制化的系统。当然，对体现企业行业特点和管理特色的一些关键报表，应在仔细审核的基础上予以保留。

3 预留可扩展接口以提高系统灵活性

一个成功的ERP软件系统应该具有一定的可扩展性，因为客户的需要是随着时间的流逝、企业的发展而变化的。例如在开发ERP时设计定制好的报表可能随着时间的变化要增加项目或者变动格式，甚至可能需要一个全新的报表，又或者已有的计算公式要进行修订。在设计定制ERP系统时要充分考虑到这种情况，为系统留出足够的可扩展接口，如通用的报表格式编辑软件，甚至数据库格式编辑软件、计算公式的设定接口等。有扩展性的ERP软件允许客户根据自己的需要来扩充单据、报表，且能即时建立与原来数据的关系。实际上，在系统中提供一定的可扩展性对开发方是非常有利的，可以减少开发周期结束后的系统修补和更新升级工作，更可以避免与客户在系统实施后期的纠纷。毕竟对客户来说，上马ERP系统的目的是要用它为企业的管理服务，而不是让ERP系统限制企业的发展。在这种情况下，系统的灵活性和可扩展性就显得更为重要，因为未来客户的发展和对系统的要求是无法预测的。例如，一个没有弹性的ERP系统在交付使用后，如果需要做些不大的改动，如增加新的报表、修改统计数据的格式或者改变薪资计算公式等，这时企业就必须联系开发方，而开发方对一个已经结束的项目重新修改源码也不是一件容易的事，可以预见各种矛盾甚至纠纷都可能的产生。因此，一个实用的、有灵活性的、可扩展的ERP软件是实施成功的技术基础。

4 非标准机械设备生产对ERP系统的要求

非标准机械设备生产的主要特点是产品批次小，大多数产品批次仅一、两件。从设计方面来说，非标准机械设备的设计会产生大量的技术文档，且各设计文档之间存在大量引用参考和修订关系。在设计定制ERP系统时，这些技术文档的管理应纳入其技术档案管理模块[8]。造价计算问题是非标准机械设备生产的另一个特点，虽然也有行业通行标准，但涉及具体产品时通用估算公式的误差可能很大以致失去参考意义，所以不同的非标准设备生产企业都有其自己的造价估算公式[9]。在设计定制ERP系统时，将这些造价估算公式以适当的形式并入系统，对提高产品竞争力有重大意义。当然，由于相应计算的复杂性，任何这类公式在加入系统软件时应有相应的灵活性，即允许用户对计算公式本身或其计算过程进行修改和控制。此外，非标准机械设备制造企业特有的问题还包括产品质量控制[10]。由于非标准机械设备制造的特殊性，无法为单件产品产品准备生产线，因此其生产都是使用通用设备加工出各零部件，而总装由人工完成。因此，与大批量生产相比，其生产流程控制、工时核算、产品检测等环节都有所不同，这在ERP软件设计时应予以充分考虑。

5 系统的培训、维护和升级问题

在ERP系统的实施中，企业往往喜欢依赖外部顾问来提供新的管理观念的方法。然而当ERP系统已经上线，开发方和技术管理顾问撤离后，由于项目文档资料和知识转移不够完善、技术培训不到位、企业方管理人员变动等各种因素都可能导致系统运行方面出现问题。企业的领导者们往往认为ERP系统的实施是一次性的投资和建设，没能认识到系统生命周期管理的重要性。其实，随着业务的进化，ERP系统需要持续的升级和更新。对于企业的持续发展来说，重要的是要保证ERP产品的持续更新换代，与企业的发展同步。如果可能的话，也应定期进行系统硬件、操作系统、数据库等的更新换代。实际上，现在许多国家的这类ERP软件都是采用维护合同的营销方式，用户购买ERP系统时不仅购买了全套软件、对应的培训，甚至还有升级维护合同，客户交年费以得到开发厂商的即时客户服务。在国内，对中小型企业实施ERP系统的定制ERP系统的开发来说这种经营模式比较少见，一方面相当多的企业对定期缴纳系统维护费用的购买模式不适应，另一方面开发方的客服队伍并不负责对售出的软件进行持续性开发，仅限于对售出系统运行中出现的问题的解答，而就软件本身功能的开发支持只到系统验收即结束，最多规定一段时间系统磨合调试期。而且大部分这类开发都没有规定要将系统源码交给客户，以致于客户自行或另找人进行系统升级都无法进行。因此，如果有条件，开发方还是应该建立一支有效的客服队伍、软件升级开发队伍和软件维护制度，在这个基础上与企业签订终身维护协议，这种合作模式是保证ERP系统实施成功的重要因素。用临时组建的开发队伍进行一次性开发的模式，对ERP系统这样的复杂软件实施而言，失败的可能性较大。就企业方来说，软件二次开发的综合成本可能远远超过有偿软件维护升级服务的成本，选择具有持续开发升级能力的开发商是保证ERP系统成功的重要措施。

6 结论

任何一个ERP系统的成功，从来不是开发方单方面所能控制的。特别是针对中小型企业的定制ERP系统，其前期业务调研、业务流程重新规划、客户培训、以及系统维护升级都是保证系统实施成功的重要因素。在系统设计开发中，赋予系统以适当的可扩展性和灵活性至关重要，是保证ERP系统能够适应企业管理变化的重要措施。

参考文献

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[8] 刘敏.非标准机械设备制造质量的控制探索[J].科技创新与应用，2012（1）：50?51.

[9] 车洪麒，张素辉.非标准机械设计实例详解[M].北京：机械工业出版社，2011.