ERP系统中会计流程再造的必要性

蔡晓恒

摘要：结合仿真手工环境下会计流程的局限性进行了ERP环境下的会计流程分析，并对ERP系统中实施会计流程重组的紧迫性进行了分析论证，最后从降低公司总体营运成本等五个方面分析了ERP系统中实施会计流程重组的必要性。

关键词：ERP；手工会计；流程再造

中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：16723198（2014）08011502

1会计流程再造的概念

流程是指一组将输入转化为输出的相互关联或者相互作用的活动。将流程的概念运用到企业，可以理解为就是一系列活动的组合，这一组合接受各种投入要素，包括资金、人员、信息、技术等，通过流程产生客户所期望的结果，包括产品、服务等。

所谓的会计流程，是指为了能够顺利的完成会计信息而使用的企业工作方式，是报告企业为编制特定会计期间的财务报表而必须经过的全部过程。它负责从业务流程中采集数据，经过加工后生成企业管理活动所需的信息，它也是连接业务流程和管理流程的桥梁。因此，会计业务流程的设计思想、数据采集的效率、加工的正确性和有效性，直接影响到企业管理活动的质量和效率。

会计流程主要包括：首先从经济业务中采集数据，为会计信息汇总对经营数据进行采集；其次是将原始的经营活动通过做会计凭证的方式反映出来，并将有用的会计数据登记至会计账簿，最后是以记账凭证、账簿为依据，编制会计报表并提交给股东、债权人、企业中高层管理者、甚至政府、证券部门等部门。

2ERP环境下会计流程与仿真手工环境比较

2.1仿真手工环境下的会计业务流程与其局限性

（1）仿真手工环境下的会计业务流程。

传统手工会计业务流程是建立在社会劳动分工下的一种顺序化的会计业务流程。其顺序为经济业务发生、凭证编制、账簿登记、试算平衡表编制、财务报表编制。这种方式下，信息使用者得到不是原始的经济活动，而且在时间上也是滞后的，他们所拿到的信息只是经过生产或销售人员，会计人员经过高度深化加工后的信息，其过程冗长而复杂，无论哪一个环节的错误，都将导致最后信息的不准确，甚至会导致决策者决策错误。

会计电算化只是将借用笔与纸张的会计工作搬到了电脑上。我国的会计电算化开始于20世纪80年代，网络技术的发展，是会计工作环境发生了变革，它不仅仅只是改变了会计核算的方式，同时也改变了账簿的内容和形式，数据的存储方式，记账方法。同时，在会计业务流程中增加了自动控制程序，比如当装入企业初始账簿时，进行账簿初始数据正确性检验的自动控制，其依据是“资产+负债=所有者权益”；当录入记账凭证时，进行借贷平衡检验的自动控制，其依据为“有借必有贷”；当执行记账工作时，进行记账过程的自动控制，其依据是“未审核凭证不允许记账”等。这大大提高了会计核算的准确性，及时性。但并没有从本质上对会计业务产生改变，只是将以前手工收集，手工记录的方式，搬到了计算机上。

（2）仿真手工环境下会计流程的局限性。

①传统的会计职能被界定为核算和监督。这种传统的职能要求跟不上企业决策对市场变化的需求，决策缺少数字化的分析依据，无法适应市场竞争力。

②传统的会计流程独立于企业业务流程之外。传统会计流程虽然将经济业务信息进行会计核算和加工的过程，实际上操作已经是滞后。所以传统的会计方式下会计人员对应收应付款、成本管理、固定资产管理等方面有着极大的制约。

③传统的会计电算化只是计算机记账。会计所反映的只是资金金额上的变化，并不能体现整个经济活动的由始至终的全过程。越来越激烈的竞争和企业环境的不稳定造成风险的不断增加，使得决策层对企业数据的及时、准确、共享性提出了现实要求。原有独立、分散的单机模式已经不能适应现代管理的需要。

2.2ERP环境下的会计业务流程

（1）ERP环境下会计数据采集方式：在全网络的环境下，当经济活动发生时，生产或者销售或相关部门将原始的经济活动数据敲入计算机中，通过ERP系统，该信息将自动传输到会计部门，这样就是会计部门在第一时间获取到有效的信息，减少了中间传递过程。从而通过会计核实，核算，提供的会计信息更加及时，准确。

（2）ERP环境下会计数据处理方式：当一项经济活动发生时，生产或者销售或相关部门将原始的经济活动数据敲入计算机中，通过ERP系统，该数据将自动被存储在ERP系统中的共享数据库，生产或者销售人员执行经济活动的同时，实时触发多个动程序，经济活动数据将自动传递到会计模块中，会计部门系统中实时收集到相关信息，在系统的会计模块中，系统会自动生成凭证、账簿等会计结果，使得资金流、企业物资、信息流同步。财务部门的职能延伸到企业各个业务活动中，对企业的各个经济活动及时的进行监督核算。

（3）ERP环境下会计信息输出方式：企业的不同人员对于会计信息的需求也是大不同的，同一个ERP系统不可能同时满足诸多不同人员的需求，所以当企业导入ERP系统是，就应当根据不同人员的需求，来更新设计不同的程序，以完成企业管理的需要。当ERP系统接收指令后，自动根据用户的选择，在不同的模块中找到相应信息处理程序，对经济活动进行数据加工处理，输出使用者需要的有用信息。

3ERP系统中实施会计流程重组的紧迫性分析

ERP环境下会计业务流程重组是指以企业会计业务流程为优化对象和中心，以建立与系统相互融合的标准流程，提高会计信息的相关性、及时性，加速供应链上的信息流动为目标，借鉴业务流程重组的思想，利用共享数据库技术、“事件”驱动模型、决策模型，遵循ERP环境下的会计目标和供应链整合的思想，对现有的会计业务流程进行变革和扬弃，改变信息的收集、处理和输出方式，建立起一种财务与业务协同的、交互式的、以“事件”驱动为主要特色的能够呈报实时、多元化数据信息的会计业务流程。新建的业务流程能够满足ERP系统的应用要求，并通过系统的实施来实现优化后的流程，在保证系统成功应用的基础上提升企业竞争力。

ERP系统使企业管理实现了信息化，使企业信息数据实时更新成为可能。企业实施ERP，其中的会计子系统实施的基本目标主要体现在以下五个方面：

3.1降低公司总体营运成本

在一般企业面临ERP的抉择时，人力成本是相当关键的一项因素，而企业不外乎希望能达到以下两种目的：一是减轻员工工作量，公司人手不足，常常一人当两人用，其工作量已经不胜负荷，此时透过信息化，将能减轻他们的工作量，也能使工作品质提升。另一则是透过ERP来减少人力支出，此时节省出来的人力，可以腾出支援其他部门，甚至企业可以借此瘦身以达到节省人力开销成本。大多数的组织根本没有方法评估管理活动，所以因为管理转型而获得改善流程的效益，很难被计算出来。在所有的效益中，最能拿来评量的就是管理人力的缩减。例如南京钢铁集团在会计流程一致化且集中化后，减少了资料重复输入及资料审核的工作，因而使会计人员减少了40%以上，因此节省人力成本是多数ERP导入后之企业一项容易且明显的成效；另一方面，由于存货信息的分享，及MRP的物料需求计划对于存货的降低将产生一定的助益，也因而降低了存货成本与资金成本。

3.2提高信息正确性，以利控管及决策品质的提升

一方面提高资料准确性：在电脑系统未普及前，公司财务、会计等系统，皆是人工申请，然而靠人力来处理资料，比用电脑准确度低了许多，而且往往因没有纪录，造成无法追查，一旦不小心有所疏忽，其损失实在无法计算。又如公司的库存管理、各部门的表单资料，皆有不同的格式及登入方式，若没有利用电脑来管理，既不容易统一，也可能因为作业流程不顺，单子填错，造成重复购买或对账时出错。后来电脑渐渐普及后，一些试算表软件、会计软件、库存软件…等，开始被使用，然而因为系统并未整合，造成资料必须重复输入，不但浪费人力且容易因为输入时造成输入资料错误而导致资料不一致。ERP系统由于是整合的信息系统，资料在一个地方输入即可透果整合资料库提供所有其他系统使用输入的资料，不需要重复输入，因此减少了资料因人为因素所产生之错误的机会，而提高了信息的准确性。

另一个方面方便控管减少人为弊端，ERP系统导入后可以利用数字管理，运用ERP建构集团企业的基础系统，然后再由控股母公司以此系统所取得的信息为根本来进行控管工作，运用ERP 的登入方式，让每一步骤有所纪录，并且开放让人便于查阅，不仅能减少人工方式，即使动手脚来舞弊，也较容易察觉，过程将被记录成为证据。透过ERP系统所提供的信息，无论是集团总部、控股母公司、跨国企业、一般中小企业…等，对于其所属旗下众多之营运据点因而能掌控，且不容易发生弊端，就算真的有弊端发生也容易发现。

3.3对企业未来的竞争能力与策略规划开启了机会大门

ERP虽然有许多优点，但单靠ERP本身还是无法满足现今的许多商业模式，例如客人要求自助式服务，自行决定所有产品内容，还有与产品整合的整体服务…等，无论客户是终端消费者、或是经销商、供应商，都希望在产品与服务上得到更低的成本与更高的品质，也希望自己与卖方企业的关系能更个别化。这至少意味着客户要能随取随得详细的订单信息，而且当中应包括专属内容，像是订单的进度、相关产品的供应、能让他们更快速进入专属的电脑画面…等类似这样的需求，单靠ERP是无法完全满足的，但是ERP系统却提供了一个稳定的信息平台，让导入ERP的企业可以针对满足客户需求设计更具竞争力的电子商务。

3.4提高企业整体资源的周转率，进而改善品质增加竞争力

波特（1982）提到差异性与降低成本是企业竞争策略的基本方向，在过去企业竞争的胜利者的确站在策略卓越的一方；但是随着经济成长的减缓，越来越难去推动长期低成本策略，世界的趋势已开始转而追求差异性与降低成本兼顾的策略。谈到运筹相关的差异性策略，便会联想到缩短交货期间，缩短交货期间传统上可以用库存来达到此目标，但库存的提高却会提高成本，因此，企业开始缩短整体运筹的周期，以压缩库存及缩短交货期间。ERP所具有的整合性运筹功能，正可以支援这样的经营运作模式。一流电脑辅助设计软件公司Autodesk，在导入SAP后，就已经在关键企业流程中，达到成本降低何时间缩短的可观效益。在导入SAP前Autodesk的平均出货时间为两星期，现在98%的产品已能在24hr内出货。财务结算时间也从12天缩短为6天。据该公司计算，导入ERP后，光在存货上减少的成本，就足以支付导入ERP系统所需的费用。

3.5信息取得更快速进而缩短流程作业时间

在过去的信息系统开发作业中，是以销售为销售系统、生产为生产系统、会计为会计系统的形式，依照个别的业务需求来开发信息系统；且大多数的系统样式，在基本上均依据使用者所属部门的需求来开发。如此一来，或许可以符合个人或各部门的需求，但从企业整体的角度来看，却无法拥有一个完整的整合性。透过上述各自为政的系统，经营者即使想利用信息系统所储蓄的资料来做决策参考，可想而知一定相当困难，因此有些企业变抽取出各系统的资料，由员工重新整理后，再提供给经营者，然而这种方式却容易发生时间落差，与人为资料处理的失误，导致经营者不容易取得即时正确的信息。透过ERP整合的资料库将使经营者更容易取得即时正确的决策信息。

参考文献

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[2]唐文平.ERP需要适应的气候才能成长[J].科技情报开发与经济，2009，（10）.

[3]刘新宇.ERP在我国的应用[J].全国信息导报，2008，（01）.