中小企业会计电算化现状及改善

●宋芸

中小企业会计电算化现状及改善

●宋芸

随着会计电算化在我国企业普及，中小企业的电算化水平也在不断提高。但是由于中小企业资金不足，人员流动性大、自身管理水平不高等因素，导致电算化没有发挥应有的核算和管理职能。因此，要从国家、企业自身、会计从业人员等方面来提高中小企业会计电算化的应用水平，从而提高企业的核心竞争力。

中小企业 会计电算化 财务软件

近年来，在国民经济持续、快速发展的利好形势下，中小企业得到了长足发展，一大批机制灵活、管理先进、业绩优良的中小企业在激烈的市场竞争环境中脱颖而出，成为极具发展潜力的成长性企业。2012年，中国中小企业已经达到5000多万家。作为未来转移农村剩余劳动力和解决城镇新增就业及再就业的主要渠道的中小企业，在我国经济发展中起着举足轻重的作用。但是，由于资金不足、人员流动频繁等原因，造成中小企业会计电算化进程远远落后于我国其他类型企业。因此，必须要改变我国中小企业会计电算化的现状。

一、中小企业会计电算化现状

1.财务软件不能适应中小企业管理的需要。现在中国的中小企业绝大多数都使用了财务软件，只有某些较小的企业还停留在手工记账的阶段，或者刚刚引入电算化软件。企业使用的绝大部分是商品化的通用软件，最常见的是用友和金蝶，另外还有管家婆、小蜜蜂等价格较便宜的中小软件。在选购模块的时候也只选择了总账和报表模块，有需要的会增加固定资产和往来的模块，很少有用到供应链、成本管理和预算管理模块的。据统计，某地区实施会计电算化的中小企业中，95%设置了报表模块和总账模块，75%的企业设置了固定资产模块，极少部分企业使用其他模块。中小企业采用电算化的目的仅仅只是为了减少会计人员的工作量，或者从表面上改变会计核算的形式。

2.中小企业会计人员不能熟练使用软件。中小企业的会计人员有一些是刚刚来实习的学生，如果在学校学习的软件和企业所用的软件不是同一品牌的，加上原本对软件就不是很熟悉，那么他们将会要花费一定的时间来熟悉软件，这势必就影响了财务软件在企业的应用。另外，中小企业会计人员的流动性很大，有的人员熟悉软件后又离开公司，而新招来的人又需要一段时间来熟悉。这样一来，造成企业的软件没有得到持续充分的使用。而有的中小企业有一些年纪较大的会计，本身对于电脑知识就不是很熟悉，那就更不说是让他们熟练掌握财务软件了。即使有在中小企业工作多年的会计，很多也只是会填制凭证、自动生成账簿和报表。对于进行初始设置、设置多栏式账簿的格式、设置报表的公式等方面的技能却比较陌生，不能灵活运用软件处理会计数据、进行财务信息的加工和分析，也不能满足各方对财务信息的需求。

3.极少进行账套备份，忽视了会计信息的安全性。很多中小企业极少进行账套备份，他们认为账套的信息自动就存在电脑里面，无需另外再保存了。也不知道实现会计电算化的单位应坚持每天备份，且要双重备份，并分处分人保管，对于会计资料也没有定期打印保管。一旦电脑出现死机、病毒攻击，将会丢失大量的会计数据，给企业管理和决策带来重大影响。另外，一部分中小企业，没有对计算机病毒的防范意识，没有安装必要的杀毒软件，在安装电算化软件的电脑上也上网、玩游戏，造成黑客攻击，会计信息被窃取。还有的企业没有给电脑和操作员设置安全的密码，造成会计电脑非法开机，会计信息被人为破坏和窃取。

4.会计电算化购置和使用过程中缺乏管理。中小企业由于规模小，没有足够的资金购置必要的财务软件和计算机，因此会计电算化工作迟迟不能正常进行下去。在某些企业财务软件的购置和管理都是财务经理说了算，总经理很少过问。但是财务经理大多都是站在会计核算的角度考核软件，不会从企业的全局来考虑到底采用什么样的财务软件能够更好地管理企业。在财务软件使用过程中，财务经理很少定期查看会计信息，监督会计从业人员的操作。

二、中小企业加强会计电算化管理的必要性

在信息高速发展的代，会计信息对社会经济发展和企业经济效益提高起着越来越重要的作用，成为影响企业发展的重要因素。对于中小企业来说，随着我国市场经济的进一步发展以及企业的逐步完善，财务信息将成倍增长，如果仍然采用手工方法进行财务核算，将无法满足各方对财务信息的需求，因此采用计算机代替手工记账已成为一种趋势。会计电算化是保证财务信息的处理科学、迅速和系统化的重要措施，所以在企业内实现会计电算化具有非常大的意义。

1.会计电算化是信息化发展的需要。会计电算化是以电子计算机为主的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，是一个应用电子计算机实现的会计信息系统，具有存储容量大、运算速度高效精确、数据实时共享、账簿报表快速生成等优点。会计电算化是企业信息化的核心和基础，不仅起到了会计核算的职能，而且起到了会计的管理职能，企业管理者可以随时获取企业的实时信息，大大提高了管理和决策的效率。随着全球信息化、一体化进程的不断推进，会计电算化在我国得到长足发展，具有一定规模和实力的企业都在利用财务软件对企业进行信息化的改造，借此来提高企业管理、决策的效率，从而提高企业的竞争实力。因此，中小企业电算化是未来信息化发展的趋势。

2.会计电算化是中小企业改善管理水平的需要。随着我国国民经济的飞速发展，企业需要处理的财务信息越来越多，传统的手工会计工作已经无法满足现代企业发展的要求，对于财务信息的记录分析和保存也是会计重要的问题，会计电算化是解决这个难题的首要措施。因此，传统的企业信息管理体系发生了本质的变化，尤其在企业会计信息管理领域更是以崭新的计算机账务系统取代了旧式的手工操作，便捷的企业管理电算化渐为广大的现代企业所普遍接受。对我国绝大多数的中小企业而言，实施“信息化”是一次难得的历史机遇，也是一次增强企业核心竞争力、拓展企业生存发展空间的良好的机遇。由此可见，会计电算化是企业生存和发展的必然选择，不仅能提高企业的会计工作质量，也为以后顺利实现管理信息系统和企业资源规划积累经验，为企业的持续快速的发展打下良好基础。

3.会计人员降低劳动强度，提高工作效率的需要。会计人员处理的数据信息量大、准确性要求很高、核算繁琐枯燥，采用计算机自动处理后，可以把广大会计人员从繁重的记账、算账、报账中解放出来，他们工作的重点和精力转移到对经济活动的分析以及预测上来。中小企业本来规模就不大，会计人员也不多，用电算化代替手工，会计的职能将更偏重于管理，将可以提供更多的信息以帮助管理层决策。

三、中小企业会计电算化改善的措施

随着我国信息技术的飞速发展，会计电算化的应用在各种规模的企业中迅速扩张。由于中小企业实力不是那么雄厚，从业人员素质也不是那么高，要想把会计电算化贯彻到财务工作中，不仅需要企业领导的重视，更需要从业人员的熟练掌握。除此之外国家社会的监督，软件公司的密切配合也是必不可少的。

1.需要中小企业组织和软件公司共同协作。在我国，财务软件大多按照大公司的模式来研制的，软件公司对于中小企业的经济业务、软件要求并不是很熟悉，再加上中小企业较多，涵盖了社会的各个行业，所以现行的财务软件并不能真正适应中小企业。如果想要一个能契合本企业的财务软件，就要求财务人员和软件公司的开发人员进行有效的沟通交流，财务人员要提出原有软件需要完善和修改的地方，而开发人员要尽量的根据企业的要求设计好软件，这样一来，财务软件就能与企业无缝对接。

另外，现在中小企业财务软件的使用有了另一种方式——ASP。ASP应用服务平台是一种先进的新型服务模式，是当前解决中小企业信息化的有效途径应用服务提供商集中为中小企业搭建信息化所需要的所有网络基础设施及软件、硬件运行平台，负责所有前期的实施、后期的维护等一系列服务。使得企业无需购买软硬件、建设机房、招聘IT人员，只需前期支付一次性的项目实施费和定期的ASP服务费，即可通过互联网享用信息系统。通过ASP服务，企业无需对软件和硬件进行日常维护，既可以节省信息化的成本，又能方便地利用信息化系统，提高业务运作效率。这为中小企业的会计电算化和利用计算机技术进行财务管理开辟了一条新路。

2.中小企业管理者加强管理。中小企业管理者一定要从意识上认识到会计电算化是会计发展的趋势，会计电算化实施得越好，企业的管理就越到位，企业的竞争力就越强。当然，也并不是说企业财务从手工顺利的过渡到电算就可以了，企业其他的一些管理制度、内部控制制度也要跟上来。管理层应该对软件开发和维护控制、硬件管理和维护控制、组织机构和人员的管理和控制、系统操作的管理和控制、文档资料的管理和控制、计算机病毒的预防和消除等各个方面建立一整套制度，并保证措施能落到实处。

另外管理者应该在财务软件在使用的过程中密切关注软件的使用状况。一是对于网络病毒和数据窃取风险的防范。网络环境的开放性和虚拟性导致系统的可控性降低，一旦遭遇系统阻塞、病毒侵入或黑客袭击，系统中的财务数据就面临被窃取或损坏的风险。因此，企业除使用当前一些主流的杀毒产品以外，还可组建局域网，使会计电算化系统仅在本单位局域网内运行，而不接入互联网。同时，还应注意提高会计操作人员对计算机病毒的防范意识，做好数据备份，甚至双备份，确保万无一失。二是对财务人员操作规范性的监督。很多中小企业刚刚使用财务软件，财务人员对软件的操作不当，就会影响数据的准确性，从而影响公司的决策。因此管理者应加强对财务人员操作的监督。

3.提高会计从业人员的专业素质和职业道德。会计电算化的工作既需要会计人员懂财务知识，又需要他们熟练掌握计算机知识，并将两者密切结合，所以要求会计人员要不断的学习，学习不断更新的会计知识，更要学习财务软件的使用和维护的技术。中小企业的人力资源培训远远比不上大企业，所以对于财务人员的继续教育需要企业给予一定的资金的支持。而财务人员更应该从个人自身发展、企业管理需要的角度去提高专业素质。另外，软件的使用更容易滋生腐败和作假，因此要求财务人员要提高自身道德素质。

4.国家加强对中小企业的管理监控。国家监督和社会监督这样的外部监督，对中小企业会计电算化的规范是非常有效的手段。靠企业自身来规范会计电算化工作是不够的，加强国地税、银行、工商等职能部门按相关法规实施监督。加强对中小企业会计人员的监督，具体包括上岗资格监督，规范会计从业的秩序;对会计人员的技能监督，促使其不断提高业务水平；对做账人员尤其是代理记账人员所做的财务信息进行审核；督促中小企业健全内部监督体系。

总之，会计电算化在中小企业的发展，不应该只是单纯地使用财务软件，而是应以会计电算化为平台，从本质上改变管理的职能，提高企业的核心竞争力。只有软件公司、中小企业管理者、财务人员共同努力，并且结合企业发展实际情况，有针对性地实施电算化措施，才能使企业稳健发展。

[本文是2013年湘潭市第一批科技指导性计划项目成果。课题名称：网络财务在高职院校的应用研究。课题编号：ZJ 2013005]

[1]梁美仪.中小企业会计电算化的新途径:财务ASP.财会月刊,2011(2)

[2]吴庚.信息时代中小企业会计电算化实施情况探析.企业导报，2012(1)

（作者单位：湘潭职业技术学院 湖南湘潭 411100）

（责编:贾伟）

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1004-4914（2014）04-111-02