浅谈如何加强医院人事档案管理

吴琼

摘 要：人事档案管理是医院档案管理工作中的重要部分之一，其不仅能为人力资源管理提供帮助，也可反映医院工作人员的道德情况、工作能力及科研水平等。管理好医院人事档案，加强人事档案规范化及现代化管理，提高医院档案管理人员素质，对医院的长期发展意义重大。该文对如何加强医院人事档案管理的方法作进一步探讨。

关键词：加强 医院 人事档案 管理

中图分类号：F272.92 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（a）-0190-01

人事档案是记录一个人的主要经历、政治面貌、品德作风等个人情况的文件材料，它能够反应一个人思想品德、业务能力及工作情况，也是人事部门选择聘用人员的主要依据。医院人事档案则是医院人力开发的重要信息资源，其能够有效的反应医护人员个人素质、工作能力等，是医院人才考察的重要参考资料[1]。随着经济社会的飞速发展，高效的管理医院人事档案，对于医院的发展和建设具有极其重要的意义，只有加强医院人事档案管理措施，才能充分发挥其价值、最大程度的为医院服务。因此，加强医院人事档案管理是如今医院面临的新课题，该文就如何加强医院人事档案管理工作探讨如下。

1 完善医院人事档案的收集整理工作

人事档案的正确收集是加强医院人事档案管理的第一步。传统人事档案的收集缺乏主动性，往往要经个人上报才采取入档措施，这造成了信息收取的不及时性；同时，对材料的收集手段也极其简单，造成收集内容片面、不全，难以准确反应个人特色。因此，为加强医院人事档案的收集整理工作，要定期采集信息，建立完善的收集机制，及时补充个人各个阶段的真实材料，同时严格控制出现人事档案错误、缺损及造假等问题，做到“快、准、全”。收集内容既要包括个人的基本信息、学历研究、党团资料、技术职称级别等，也要包括人员在医院工作中的各项表现，如医生的救治成功率、护理人员的护理满意度及各项研究的进展和应用情况等，做到收集内容定量化，确保材料质量，避免引起新的收集问题。

2 提高医院人事档案管理人员素质

对待人事档案管理工作，管理人员应具有极高的管理能力及资料整合能力，这才能正确有效的收集医院人事档案资料。对医院来说，平时要加强管理人员的专业素质、充分调动其工作的积极性和主动性，重视个人业务及工作能力的教育，定期组织人员探讨如何实现管理工作的高效实施，制定最新的档案管理机制。对于管理人员自身来说，要以充分的热情对待所从事的工作，有吃苦耐劳精神，对简单重复的工作不厌烦、不马虎；要做到仔细、认真、不随意透漏他人信息，做好档案保密工作；也要时刻完善自己的知识水平，多学习、多请教，提高对工作的重视程度，使工作效率达到最大限度。[2]

3 建立严格的医院人事档案管理制度

要严格落实各项人事档案管理制度，要求入档材料真实、完整、印章字迹清晰可见，档案收集人员要根据相关规定仔细鉴定材料的真实性，建立人事档案材料登记簿，同时也要求完善档案审查依据，做到有章可循。医院也要根据相关法规并结合自身管理实际，制定出高效严格的人事档案管理制度，如管理人员工作职责、领导部门监管职责、档案入档要求、查看借阅保密制度、无关销毁制度等。对存在人事档案造假人员、档案管理渎职人员、审查监管松散人员，必要时可采取法律手段进行制裁，提高医院人事档案管理工作公平公正，做到不参杂错误信息、虚假信息。[3]

4 注重档案保护工作

要加强档案保存的基础建设及安保工作。医院要设有专用的档案保存库房，同时室内条件要适合纸质档案的保存，设有灭火器、空调等设施。此外，要定期对档案室进行卫生清理，但要保证室内干燥。也要确立严密的安保措施，档案室大门要求为铁门，保有其钥匙的人员要看管好钥匙，做到“使用时不离身、不用时保存好”。对进入档案室的非管理人员要时刻关注，查找档案时要准确定位，以免因不必要的疏忽导致档案丢失、损坏。

5 引入现代化的档案管理体系

由于医院人员众多、个人的人事档案内容也较多，这就造成了人事档案体系十分庞大，传统的档案管理方式在一定程度上无法满足管理要求，因此，可利用现代信息技术建立医院人事档案管理系统。现代化的信息管理技术能够对人事档案资料归类管理，同时也可以对信息进行加工处理，使档案管理更加高效性。对医院人事档案的信息化管理，可克服手工操作的种种不利因素，也方便医院领导部门随时查看人员信息，节约审查时间，提高工作效率。这种计算机管理系统可规定一定的访问权限，在权限内其他人员可以查阅、参考、评价等，这样既能提高人事档案管理的公共透明度，也可利于相关部门及时发现人才、管理人才、培养人才。[4]

6 结语

随着现代社会的极速发展，新世纪的竞争日益激烈，对人才的需求也逐步加大，而人事档案是记录有人才信息的重要载体，能为社会各部门提供精准的人才信息。对于社会的重要机构医院，其人事档案的管理也十分重要。完善的档案信息收集工作，是人事档案管理的第一步，为后续的管理工作打下良好的基础；提高人事档案管理人员素质，是提供高效工作效率的前提，是高效整合信息的必然要求；而严格的管理制度是信息真实、可靠、准确的根本保证，在此过程中可以预防人事档案造假、审查机制不严的弊端；档案保存室良好的环境及安保措施是人事档案安全保存的重要条件，它为医院在职人员提供了一个可以信任的档案保管平台；现代化的信息管理系统是当今人事档案管理所必须的新技术，对医院人事档案管理的规范化、高效化具有极其重要的意义，必将成为今后医院人事档案管理的主流。因此，正确高效的医院档案管理措施，在医院及时发现人才、管理人才以及领导部门合理的管理医院等方面占有必要地位[5]。该文介绍的医院人事档案管理方法在一定程度上可以有效的提高人事档案管理效率，为医院提供一个可靠的发现人才的平台，也为医院的长期建设提供必备资源，尽管医院还要根据时代的要求持续发现加强医院人事管理的措施，但在本阶段上述管理措施有效，值得医院推广应用。

参考文献

[1] 何跃进，叶君君.加强医院人事档案的规范化管理[J].人力资源，2013，1（下）：204.

[2] 王莉艳.浅谈如何加强医院人事档案管理工作[J].科技资讯，2011（11）：230.

[3] 太春姬.浅谈如何加强医院人事档案管理[J].中国管理信息化，2012，15（13）：84.

[4] 罗丽云.新时期如何加强医院人事档案的管理[J].医学信息学，2009，22（12）：2658.

[5] 张惠琴，陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学，2012，18（16）：28.endprint