八院院部推进条形码资产管理系统建设情况浅析

姜海全　陈琼

摘 要：该文通过对八院院部资产管理状况和资产管理前沿模式的分析，提出了在院部引入条形码资产管理系统的思路，介绍了该系统引入的实施步骤和系统引入过程中的创新思路，并对取得的成效进行了说明。

关键词：条形码 资产管理系统 成效

中图分类号：F272.9 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）02（a）-0180-02

资产管理是企业管理中的一个重要组成部分，科学、有效的资产管理工作，可以促进企业资产的合理使用，降低企业管理成本，增强企业经济效益。八院院部（以下简称院部）在推进大型科研生产联合体运营总部的建设过程中，需要不断地加强资产管理能力。2011年以来，院部在推进资产管理工作方面，引入条形码资产管理系统，创新了资产管理的工作方法，提高了院部资产管理工作的水平和效益。

1 院部资产管理状况

资产管理具有数量大、种类多、价值高、使用周期长、使用地点分散等特点，管理难度大。目前，很多单位仍然依赖手工记账的落后管理方式，工作繁重、效率低下、耗费人力。多年来，院部资产管理工作也同样面临着管理资产繁多、事物琐碎、历史跨度过长、人员短缺、制度欠缺、手段落后、账物不清等困难和问题，管理水平较低。

2 资产管理前沿模式

“条形码资产管理系统”是当前资产管理领域的前沿管理模式。该系统将条形码技术和资产管理软件相结合，采用条形码对资产进行标识，利用手持数据采集终端准确高效的完成资产的日常管理和清查工作，可极大的提高资产管理工作的效率。

3 条形码资产管理系统简介

3.1 系统组成

条形码资产管理系统由硬件和软件两部分组成。其中硬件包括服务器、客户端电脑、条形码打印机、针式打印机、手持数据采集终端、条形码阅读器等。软件由Windows操作系统、数据库、资产管理软件、条形码生成软件、条形码盘点软件等组成。

3.2 主要功能

条形码资产管理系统的主要功能包括资产日常操作管理功能、打印条形码功能、盘点功能、资产折旧、固定资产月报、固定资产综合查询和系统维护等功能。

3.3 管理方式

条形码资产管理系统通过成熟的条形码技术对资产实物进行标识，并利用手持数据采集终端对实物资产进行现场的数据采集、信息录入和状态更改，完成准确高效的日常管理和清查工作，从而高效地实现了资产从购置、领用、归还、盘点、清理到报废等资产生命周期和使用状态的全程跟踪和监管，实现了对资产日常管理、资产盘点、报表管理、统计分析、标签制作等工作的有机衔接。

3.4 系统特点

条形码固定资产管理系统是以实物管理为特点，以计算机为操作平台，以“快捷”、“精准”和功能全面为优势的管理类系统。

4 院部条形码资产管理系统引入过程

为了提升资产管理水平，院部于2011年引入了条形码资产管理系统，并开展了一系列的准备和实施工作。

4.1 完善了院部资产管理办法，促进资产的规范化管理

院部对原有的、分散的资产管理制度进行了整合和完善，细化了管理职责与权限，深化了全寿命周期管理，加强了表格化和流程化管控，实现了固定资产和非固定资产的全面管理，制定了资产管理问责和追责的措施，修订并建立了《院部实物资产管理办法》，为院部实物资产管理工作提供了规范化的管理依据。

4.2 引入条形码资产管理系统，实现资产信息动态管理

院部引入了用友资产管理软件系统和条形码资产管理技术，采购了手持数据采集终端和条形码打印机等设备，设计并制作了条形码资产标贴，进行了条形码资产管理系统的调试和试运行等工作。经过两年多的使用，该系统运行正常，完全满足院部资产管理工作的需求。

4.3 开展了院部资产盘点工作，确保资产信息详实准确

由于多方面的原因，院部资产管理无法形成准确的资产清单。而建立条形码资产管理系统必须有一套完整、准确、全面的资产清单。为此，院部从2011年6月份开始，按照“见物就点、逐项核对”的盘点原则开始盘点工作，实现了实物资产账与物的统一，为各部门和员工提供了一份准确的实物资产清单，为条形码资产管理系统的实施提供准确的数据基础。

5 “创新提效”做法

5.1 管理模式创新

院部条形码资产管理系统已经过两年多的正常运行。该系统为院部资产管理提供了强大的工作平台，解决了院部在资产管理方面多年来面临的管理手段落后的问题，实现了管理模式的创新与跨越。

5.2 制度完善创新

制度完善点：

（1）深化了全寿命周期管理

该制度对实物资产的购置预算、申请、采购、验收、交接、记账、付款等工作，以及实物资产的借用、归还、盘点、调拨、维修、报废等环节均作了详细的规定，深化了院部资产全寿命周期管理活动。

（2）细化了管理职责与权限

为防止各部门管理职责的交叉或缺失，院部对各相关部门的职责进行了全面的梳理，对各部门涉及的管理环节逐一进行了细化，形成了明确的、细化的管理职责和权限。

（3）加强了表格和流程管理

在该制度中，各个管理环节均编制了相应的操作表格和管理流程，强化了表格化和流程化管理。表格和流程在设计过程中充分考虑了各项管理因素，做到了管理“不缺位，不繁琐”。

制度创新点：

（1）实现了资产的全面管理

该制度将各种资产纳入统一管理，统称为实物资产，并按财务规定将实物资产划分为固定资产（价值在2000元以上，使用期限在一年以上的有形资产，入财务账）和非固定资产（不包括固定资产和低值易耗品，不入财务账）两类。这种管理模式实现了资产的全面管理。endprint

（2）制定了追责管理的措施

该制度对于由个人原因造成院部实物资产流失和损坏的情况，规定由责任人按照一定比例的额度进行赔偿的原则，为实物资产管理提供了有效的问责和追责依据。

5.3 编码规则创新

实施条形码资产管理必须制定符合相关规则的资产编码。考虑到今后八院各单位资产统一规范管理的趋势，提出了“单位代码+八七码+四位序列号”的新编码规则，适应于全院资产编码的统一管理和条形码资产管理系统的运用。

5.4 盘点工作创新

（1）引入了亚银条形码资产标签

经过调研，院部选用了具有防水、防油污、防撕裂等功能的亚银条形码标签纸，保证了固定资产标签的长期保存和清晰，方便了手持条形码数据采集终端进行资产的现场管理。

（2）设计了资产代码标识分类表

为方便现场盘点，减少现场数据记录量，院部对每一类资产按照型号规格的不同编制了简易的资产代码标识分类记录表，方便了现场盘点，提高了事后数据整理工作的效率。

（3）实行了盘点结果会签确认制

对已完成盘点核对的实物资产清单，院部实行了部门和个人的盘点结果会签确认制，为施行条形码资产管理系统提供了准确的数据。

5.5 梳理工作创新

（1）化繁琐为简洁，促进院部实物资产标准化管理

院部实物资产种类多、数量大、使用地点分散，为便于管理，院部重新确定了实物资产分级分类的标准，形成了六大资产类别，为实物资产后续的维护、保养奠定了坚实的基础。

（2）化整体为个体，深化院部实物资产精细化管理

院部早期实物资产管理比较粗放，大多以“套”、“系统”进行管理，无法满足实物资产流动性大的要求，为将资产管理到位，避免资产流失，院部对以“套”、“系统”进行管理的资产细化为以“件”进行管理的模式，有效提高了实物资产调配和维护的效率。

5.6 监管措施创新

（1）完善制度，规范入口

制度是确保资产“管得住”的依据。新制度对各部门配置资产进行了明确规定，即充分满足合理配置需求，又明确规定“未经审批各部门不允许自行购置实物资产”，为控制资产入口提供了制度依据。

（2）加强盘点，理清账物

盘点是确保资产“管得清”的抓手。盘点工作可以发现各部门是否存在违规增加或流失院部资产的现象，为落实相关管理措施提供佐证，降低了个别部门自行采购资产不被发现的可能性。

（3）明确指标，量化考核

考核是确保资产“管得好”的手段。以考核促管理是院部资产管理工作真正起作用的保障。院部将“未经审批自行购置实物资产”作为考核指标，为加强资产入口管理提供了强有力的手段。

5.7 管理细节创新

（1）建立各部门实物资产管理队伍

为加强院部实物资产的管理，院部组建了各部门专门的资产管理队伍，强化了部门管理职责，壮大了资产管理队伍。

（2）强化借用归还管理的职责问题

为加强院部资产管理的责任落实，防止资产在领取借用时因代签而引起的资产管理责任混乱的问题，院部明确代替他人签字领取的资产责任人为代签人，防止了有关责任不清问题的发生。

（3）推行提高管理效率的简化措施

院部采取了许多简化资产管理的措施。如对显示器单独分配资产编号，解决了显示器与主机因统一编码而在分别故障损坏时，不能单独进行报废和财务销账的问题。对于椅子等易于移动的资产，则通过标明责任人和使用地点的标贴解决相关问题，提高了资产管理效率。

6 取得的成效

6.1 夯实了院部实物资产管理的基础

通过两年多的工作，院部理清了资产的状态和数量，解决了院部多年来一直未能有效解决的“资产账物不符”的难题，为今后对院部实物资产进行有效的管理打下了坚实的基础。

6.2 建立了院部资产全面管控的机制

通过近两年的工作，院部建立了对资产的全面管控机制，解决了“院部资产长期管控不严”的难题。

6.3 实现了资产管理模式两代的跨越

引入条形码资产管理系统使院部资产管理方法从粗放式管理跨越过了早期的资产信息化管理方式，跃升为以“条形码技术”加“资产管理软件”的条形码资产管理模式，实现了管理模式的两代跨越。

6.4 强化了员工资产管理职责和意识

通过强化资产管理工作，增强了院部各部门和员工的资产管理责任意识，加强了院部员工爱护资产、保护资产的观念。

6.5 提升了院部资产管理水平和效益

通过近两年的工作，夯实了院部资产管理的基础，提高了资产管理的水平和综合效益，达到了“管得住、管得清、管得好”的资产管理效果，实现了“资产清、责任清、账目清”的“三清”目标endprint