中职学校文书档案管理工作的现状分析及对策研究

谷文静

摘 要：文书工作和档案工作是相辅相成的，前者是基础，后者是延续和发展。就目前中职学校的情况而言，中职学校必须在文书档案管理工作上下功夫，通过不断地提高工作水平，及时为各职能科室提供完善的档案信息，从而满足学校各方面的需求，适应当前社会的发展。

关键词：中职学校 文书档案 管理工作 现状分析 对策研究

中图分类号：G63 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）01（a）-0171-01

对于整个中职学校来说，文书档案工作是每一个职能科室工作中所必需的工作。学校通过文书档案工作来整理每一份文件，并对其进行周期性地处理。文书工作和档案工作是相辅相成的，前者是基础，后者是延续和发展。就目前中职学校的情况而言，中职学校必须在文书档案管理工作上下功夫，通过不断地提高工作水平，及时为各职能科室提供完善的档案信息，从而满足学校各方面的需求，适应当前社会的发展。

1 中职学校文书档案管理工作的现状分析

1.1 认识不足

文书档案工作是需要对文件的全部生命周期进行相应地处理的，是一个长期积累的过程，所以，文书档案工作的成绩显现也比较缓慢，通常也不容易引起他人的注意，这也就导致了长久以来很多人并没有认识到文书档案管理工作的重要性，反而错误地认为文书档案管理工作就是对相关材料进行简单的抄写、保管和整理。只要档案工作人员不把档案信息泄露出去或者弄丢，只要保管整理了能应对档案科对档案的检查，就与学校的发展关系不大。正是这些错误的观念，使得大多数人没有重视学校的文书档案管理工作。

1.2 不易保存和整理

随着学校的不断发展，各个科室需要归档的东西越来越多，文书档案也就日益增多，不仅仅是内容有一定的增加，文书档案的式样也逐渐增多。由于传统的文书档案管理存在着一定的缺陷，比如说文书档案保存的环境比较潮湿、纸质文案所占地面积过大等等。针对如此大量的文书档案，需要花费文书档案专职工作人员更多的时间去进行分类的保存和整理，不仅程序非常繁琐，而且整理出来的效果也不一定让人满意，难以保证案卷的质量。

1.3 对文书档案资源的开发不够

很多单位都错误地认为，只要能够保存和管理好文书档案，不让档案受损或缺少就可以了，这种做法其实只是注重了对档案的收集、整理和保管工作，是没有真正地发挥文书档案应有的作用的。文书档案工作作为每一个职能科室工作中的一个重要的组成部分，是需要在各个科室与档案工作人员有效地配合之下才能够顺利完成的。如果部门与部门之间都不愿意把重要的、需要归档的文件资料交给档案管理工作人员，不配合工作人员的档案工作，不仅不利于档案工作人员充分发挥自我能力，制约档案管理的水平，而且很容易造成重要的文件资料的散失。

2 加强中职学校文书档案管理工作的对策

2.1 切实提高认识

要想使教职工认识到文书档案管理工作的重要性，最重要的就是必须要在思想上彻底转变他们对文书档案工作的认识，只有当人们从思想上开始认识到文书档案工作的重要性，才会认真去了解，才会给予充分的重视。具体可以体现在以下两个方面：一方面，学校要在物质上加大对文书档案管理工作的支持，通过有效的运行机制，及时、完整地提供档案信息，并且规范化管理文书档案工作；另一方面，学校在规划和安排单位全年的工作时，应该把文书档案管理工作纳入全年的工作之中，通过这种方法提高文书档案管理工作的地位和影响力度，让教职工充分意识到学校的文书档案管理工作对学校发展的重大意义。

2.2 改革文书档案管理体制

传统的文书档案管理存在着一定的缺陷，这就要求中职学校应该根据现有的情况不断地改革和创新，以便能够更好地满足学校发展的需要。一方面，要想改革创新，首要工作就是改革创新文书档案管理的体制，把原先简单化、刻板化的文书档案工作变为适合档案员管理的灵活度强、适应性强的工作，充分发挥文书档案应有的作用和潜能，更好地为学校服务。另一方面，学校应该加大对文书档案工作的物质支持，通过建立健全的运行机制，加大规章制度的管理和约束力度，提高各个科室或者档案员的行为作风，从而不断提高对文书档案管理的质量。

2.3 加强部门之间的沟通协调

文书档案工作是需要各个科室的配合才能顺利完成的，而不是通过自我默默苦干就可以做好的事情，另外，如果部门同事不愿意把重要的需要归档的文件资料交给档案管理人员，也是不利于顺利完成档案工作的。因此，各个部分需要积极配合档案工作人员的工作，及时沟通，才有利于档案员齐全地收集文书档案资料。并且，档案工作人员在与部门同事沟通的时候也要注意一定的技巧，首先自己要明确收集的范围和要求，然后正确向部门同事阐明，这样才能减少两者之间的工作摩擦，才能够达到“双赢”的效果，才能提升文书档案工作的效率。

2.4 改革传统的整理方法

传统的文书档案管理都是档案工作人员人工立卷的，这种管理纸质档案的方法，繁琐复杂，整理起来既费时又费力，并且由于不同的档案管理员对文件的理解不一样，在分类管理的时候也就会产生一定的分歧，这样不仅会影响案卷的质量，而且也会给以后的利用工作带来许多不便。根据国家档案局8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，制定了新的《归档文件整理规则》，省去了以往的案卷标题分类，只需要以件为单位来分类管理就可以了，这时候，利用计算机整理或检索文件，不仅省时省力，方便快捷，而且也可以避免人为因素对文书档案分类管理的影响，从而提高了档案工作的效率，真正达到事半功倍的效果。

2.5 大力培养档案管理人才

文书档案工作与其他的工作有所不同，是一项相对比较寂寞的工作，这也就要求档案工作人员热爱这个事业。档案工作人员只有对这份工作具有强烈的敬业精神，才能不断地去思考、去探索。因此，学校要加强培养档案工作人员的业务素质和综合素质，通过业务培训班等形式定期培养档案工作人员的档案专业知识和现代化管理技术，不断提高档案工作人员的业务素质，同时要求档案工作人员努力学习计算机知识和信息技术，为把档案工作人员培养成为一个综合型的文书档案管理人才而努力。

参考文献

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