浅谈养老保险档案规范化管理

姚慧荣

随着企业改革的深化和机关事业单位人事制度改革的逐步深入，职工的流动性进一步加大，大量职工由原来的“单位人”变为“社会人”，加之养老保险覆盖面的扩大和退休人员的逐年增加，职工养老保险的档案数量也在逐年增加。传统的管理方式和陈旧的手工操作方法，已经不适应形势发展的要求，也不能满足养老保险业务的需求，实现职工养老保险档案管理的现代化、科学化、规范化迫在眉睫。

一、职工养老保险档案管理存在的主要问题

统一的社会保险档案管理法规实行较晚，管理不统一。我国自2009年9月才出台实施了《社会保险业务档案管理规定》，之前一直没有统一的社会保险档案管理的规定，档案管理部门也没有把其列入管理范围。社会保险经办机构，根据各自的工作需要，制定了一些办法和要求，但并不统一、不规范。一些职工遗失养老保险档案资料的情况时有发生，特别是一些流动人员，自己保存有关参保资料的现象较多，虽然养老保险经办机构和劳动保障部门提出了要求，并且设立了保管档案的机构和人员，但由于没有过硬的措施和规定，加之参保人员对此认识不够，仍然有很大一部分流动人员保存着个人的参保档案资料。一些单位的劳资人员不及时将养老保险的有关资料归档或不认真办理的问题也不同程度的存在，给参保人员享受保险待遇带来麻烦，有的还引起争议。

养老保险档案管理水平不高，影响社会保险业务的开展。近年来，随着养老保险业务量的逐步加大，特别是国务院决定将退休人员实行社会化管理服务以后，职工退休后，各种待遇的享受，都由社会保险来负责。为了更好的做好服务，各级政府和社会保险部门，加大了职工养老保险档案的管理力度，投入了一定的资金建设档案室、购置设备、开发管理软件等。但由于这项工作刚刚起步，还没有实现软件、硬件和管理人员相配套，有的软件不成熟或不能完全适应保险业务的需要，特别是由于没有统一标准，全省甚至全市无法实现联网和资源共享，不仅造成资金的浪费，也影响养老保险业务的开展。有的硬件陈旧落后，与软件不能匹配，有的没有专业人员，现代化技术不能发挥出应有的管理效能。在县区一级，多数仍然沿用过去手工操作的陈旧管理方式，不仅效率低，质量也较差，查找数据资料费时费力，准确度也难以保证，直接影响工作的开展。

养老保险档案信息开发利用程度不高，浪费了大量信息资源。我市的企业职工养老保险开展了近20年，机关事业单位职工养老保险也搞了近10年时间，职工养老保险积累了大量的档案信息资料，但这些信息资料的开发利用仍处在“初级阶段”，主要用于职工计算养老保险待遇和离退休人员养老金调整等方面，即服务职工个人。而服务社会、推动社会保险事业的发展和为领导决策等方面几乎没有开发和利用。

二、职工养老保险档案管理设想与建议

职工养老保险档案管理工作，近年来已经引起了有关部门的重视，采取了一些措施，也取得了很大成绩，特别是国家出台《社会保险业务档案管理规定》和《国家档案局9号令》后，我省对此项工作十分重视，对各市、县区加强了督导，并要求在规定时间内接受社会保险档案的验收。根据工作实际，笔者认为，今后应从以下方面加大工作力度。

第一，加快职工养老保险档案管理的现代化，改变陈旧落后的管理方式与手段。仅秦皇岛机关事业单位养老保险参保职工已达12.21万人，传统档案管理和纸质目录检查根本无法满足档案管理和事业发展需要，所以职工养老保险档案管理现代化，是适应时代需求，发展职工养老保险业务的必然要求。要克服资金紧张的困难，采取多渠道筹集资金，多种措施并举的办法，“软”、“硬”件一起上，上下一起动。在全省甚至全国范围内统一构建安全、高速网络，开发结构合理、功能齐全、界面友好的应用软件，实现省内信息、数据共享，以适应当前参保人员流动性大，异地办理业务量不断增加的实际情况。

第二，加强对职工养老保险档案管理工作的宣传，营造良好的社会氛围。由于职工养老保险工作历史较短，档案管理工作开展时间更短，并且需要职工退休以后才能显现作用，加之过去宣传力度不够，很多人对养老保险的有关规定和具体业务不太了解，职工养老保险档案的作用知之更少，还没有引起广大职工的关注。在职职工养老保险档案资料和个人基本信息的收集填写中，有的不认真填写，有的甚至长时间放在自己手中保管等等。通过广泛深入的宣传，使人们认识到养老保险档案与每个参保职工利益密切相关，不仅关系自身的老有所养，也关系整个保险事业的发展和管理水平。加强职工养老保险档案管理工作，仅靠养老保险经办机构是远远不够的，需要有关部门的支持，需要参保职工和各单位的密切配合。

第三，加强职工养老保险档案的开发利用，发挥服务职工和社会事业的效能。在职工养老保险档案信息的开发与利用工作中，应从目前单纯为职工个人服务变为服务社会事业，从由只为计算职工养老保险待遇到为保险事业的发展提供依据。如根据职工养老保险档案，编制养老保险基金收支计划，预测未来若干年养老保险基金使用情况，为养老保险事业的发展提供前瞻性设想。根据职工养老保险档案职工的基本情况，对若干年参保人员享受待遇情况进行预测和计算，为调整职工离退休待遇提供依据等等。

第四，加强职工养老保险档案管理工作研究，适应改革发展和保险事业的要求。职工养老保险档案管理工作是一项专业性、技术性较强的工作，必须根据其特点，按照与时俱进的要求，不断加以改进、完善、提高和创新。随着电子计算机、多媒体技术等现代化手段的广泛应用，职工养老保险档案管理，也必须跟上时代的发展，用现代化管理的理论，加强对职工养老保险档案管理方式与方法的研究，使职工养老保险档案管理工作体现时代性和先进性，适应形势发展和社会保险事业发展的要求。

（作者单位：秦皇岛市机关事业养老保险处）