数字档案馆建设对档案管理体制的影响

赵同瑛

关于数字档案的概念，可以从以下角度来理解它：用二进制编码的数字方式存储，处理档案信息内容，应用计算机、通讯和多媒体技术，提供电子网络检索和服务的档案网络信息系统，从数字化档案资源和服务的角度来讲，它是一个电子化信息的仓储，能够储存大量各种形式的信息，用户可以通过网络方便的访问它，并获得这些信息，其信息的储存和用户访问是不受地域限制的。

数字档案馆的建设内容：

（1）按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。

（2）开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

（3）全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档案资源库群。

（4）应用先进技术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。

（5）运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。

（6）配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。

数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。

1、控制为核心的体制设计理念

档案与其它文献信息追求的差异在于，档案内容的涉密性使档案信息的交流受到了限制，阻碍了普通档案利用者的合理要求，我国过去的档案管理体制是以控制为核心的设计理念，管理体制的设计重心是如何防止档案信息的泄密。而数字档案馆建设的最大意义就是要实现管理理念以保管档案实体为主向以提供档案服务为核心的转变，可以借鉴网络技术实现档案利用效率的提升和利用方式的灵活，而不仅仅是在原有管理理念的指导下实现档案实体的保管和整理的升级。因此发挥数字档案馆在提供利用方面的优势，为广大档案利用者提供服务是建设数字档案馆的应有之意，2000年的全国档案工作会议明确提出：要转变观念，改变认识。把档案馆建成“两个基地，一个中心。”即档案保存基地，爱国主义教育基地和档案信息服务中心。时代要求档案馆从封闭走向开放，档案馆的功能也要由档案保存、档案借阅、技术管理转变为保存、借阅、技术管理、对外开放模式。档案工作理念的改变，导致了原有的控制为核心体制设计理念的变化。如果档案工作坚持以保管为主的理念，则失去了建设数字档案馆的意义，另一方面，数字档案也使得档案工作者从传统的手工管理模式转向计算机管理模式。

2、基于传统档案业务的职能分配方式

原有的档案馆在组织建构上基本立足点都在于现有传统档案工作中涉及到的主要问题，档案工作者已经习惯了被动的工作方式，但随着数字档案馆建设的来临和发展，数字档案馆必将使档案馆的各个部门都涉及参与，数字档案馆的建设已不再是单纯的技术工作对档案工作的要求，首先是归档流程就有新的变化，传统档案的归档工作一般是在档案馆内部完成的，而数字档案从现行的业务系统转移到档案馆的资源中心不能再被修改，档案馆必须建立专门的网络系统、储存系统、管理信息系统等硬件环境，以便检验、储存、管理和阅读数字档案，为了做好电子档案的归档工作，档案工作者还需提前参与到整个系统的方案设计以及需求分析和系统实现阶段中去，从档案管理的角度上提出合理的建议和意见，要从全局的角度上考虑电子档案的管理和利用，档案工作人员要以技术发展为契机从而实现档案行业在管理理念和运行体制上的重要变革，数字档案馆的建设要求档案工作者以服务的姿态用数字档案建设的成果为利用者服务，应该借助数字档案的环境主动与相关行业系统的外部交流，不能再以“坐等靠”的传统作风，数字档案提供利用时，应注意安全保密性，未经批准，任何单位和个人不得复制数字档案，体制上发生转变才能保证档案数字的健康发展，数字档案馆的建设必将使传统的档案业务的职能结构发生变化。

3、管理理念的更新

数字档案管理系统应当具备“收集、管理、保存、利用”四项基本业务功能，以及用户权限管理、系统日志管理、数据备份与恢复、系统及其数据安全维护等功能。数字档案管理系统还应当采取必要措施保证馆藏数字档案信息，特别是由电子文件归档形成的电子档案信息的可靠和可用。数字档案管理系统功能可以根据信息化发展和档案管理的要求而有所侧重并不断拓展。

档案工作不仅仅是整理和保管档案，档案馆更不仅仅是档案的一个集中储存地，工作方式由保管到服务变被动到主动是档案馆价值体现的必然要求，数字档案馆将进一步推动这一理念的实现，用馆内储藏的数据平台为广大利用者服务，档案管理体制也要适应这一理念的转变。也就是要树立“服务本位”的理念。数字档案馆的建设在对档案管理系统的开放性提出要求的同时，电子文件的管理方式已经不再沿用传统纸质文件的管理模式，数字档案馆的建设要求要做好电子文件的归档管理工作。数字档案的归档一般有两种模式：一是将数字档案拷贝到脱机的载体上，主要利用储存介质传输，这些介质包括光盘和磁盘，移交到档案室。另一种归档方式是通过网络，各部门将本部门形成的电子文件通过网络传输到档案室，归档后供各个部门在线浏览。档案部门要与电子文件产生和形成中的各个部门保持相关的联系，及时掌握电子文件形成阶段的各类元数据信息，制定与电子档案保管格式、数据储存方式、数据管理等工作相关的制度性文件，通过电子签名、数据加密、数据效验、储存备份等方法来保证电子文档的真实性、完整性、有效性以及可读性，把好归档电子文件的质量关。数字档案馆的建设势必要打破传统档案各部门的结构，在横向纵向上加强了档案与各个部门之间的数据交换与共享。

档案是一种原生的信息资源，档案的生命和价值在于利用，快捷、准确、真实是档案利用的原则，效益、资源共享是档案利用的宗旨，数字档案馆正是迎合迅猛发展时代潮流的产物，是高科技和现代档案管理手段和理念的结晶，为了使档案工作适应数字档案馆的飞速发展的要求，档案工作者必须要通过不断努力和辛勤劳动，相应提高的素质、技能，使档案用户通过网络在任何地点、时间都能得到权限许可的档案。

（作者单位：中冶赛迪上海工程技术有限公司）