谈如何提高重点建设工程档案质量的几点建议

摘 要：重点建设工程项目档案质量的好坏，直接影响建设项目日后检查、维护、使用、扩建、改建和管理。笔者结合自身工作实践，对重点建设项目档案中存在质量问题进行了分析，并提出相应的建议和意见，希望对重点建设工程项目档案质量有所提高。满足各方面利用需要，更好地为城市规划建设和经济发展服务。

关键词：工程项目档案；质量问题

重点工程项目档案记载着整个建设工程完整历史的基础信息，是衡量质量和进行全面质量管理的重要方面，是保证工程质量的重要手段，是质量管理体系的重要组成部分，如何提高重点建设项目档案质量，是我们每位档案工作者特别是工程档案管理人员义不容辞的责任和义务。

1 重点建设工程项目档案质量普遍存在以下几点问题

1、工程档案普遍存在成套性差，准确性、真实性、完整性不够，材料归档不齐、内容缺项、漏项现象普遍，专业界限不清楚。

2、工程竣工资料表格、语言不规范、前后不一致，资料纵向横向关系不对应，不吻合。

3、各个单位相关人员签字、盖章手续不完备，签证不全或昌充签证。

4、 关键资料没有原件，只有复印件，资料的可跟踪追逆性不强。

5、隐蔽工程验收记录不准确、整理不规范、竣工图编制更改不规范、不真实、不完整等现象，导致工程档案不能准确反映建设活动的全过程和结果，给日后的维护和利用带来困难。

产生这些问题的原因是多方面的，主要是相关方要求不严，疏于管理，对工程资料不重视，忽视整理，致使工程资料与现场施工脱节，档案质量水平不高。

2 结合本人十几年工程项目档案管理工作的实践，就如何提高重点建设工程项目档案质量谈几点建议

（一）、强化意识，建立健全档案管理体系。要牢固确立“档案整理与工程进度同步”的思想，对形成的资料应及时收集，分门别类进行存放。注重工程档案的真实、完整、系统、规范。与此同时，建设单位应设立专门档案管理部门和配备有一定工作经验专职档案员，一方面要做好内部形成文件、图纸收集保管工作，另一方面还应做好参建单位业务指导工作，各参建单位应配备专（兼）职档安案员，对本单位在施工过程中形成的工程档案做好收集、整理、归档和管理工作。同时，各参建单位档案员要与建设单位档案员保持密切联系，形成以建设单位为中心的档案管理网络体系，不断加强业务上的沟通和交流。

（二）、做好工程档案有序管理工作。重点建设工程在建设过程中，会使用大量的施工图纸和文件材料。做好施工图纸、资料的收发管理工作十分重要，如果图纸资料管理不善，台账登记不详细准确，会影响施工进度，因此，做好日常台账登记管理工作，是保证工程资料齐全完整，工程顺利进行的前提条件。档案员一方面做好台账登记同时，另一方面对不符合归档要求的如复印件现象、“三笔”现象、签字盖章手续不齐全的文件材料都要及时督促相关部门加以整改完善。并及时做好工程项目前期准备阶段形成的文件材料归档收集工作，以确保工程档案齐全完整。

（三）做好工程档案同步管理工作.。在收集工程资料过程中，应注重完善各项签字手续，杜绝代签、漏签现象。作为一个重点工程并非一个部门，一个专业力所能力的事，它往往是多部门、多专业，多参建单位的综合结果。因此，为了做好重点工程资料齐全、完整、准确归档，提高档案质量，就必须对工程档案与工程管理同步进行，从源头抓起，并将把档案工作的管理贯穿于工程建设始终。

（四）、做好工程档案竣工验收工作。明确验收的要求，工程项目档案验收要求是“完整、准确、系统、安全”。即文件、材料、图纸内容齐全，能准确反映建设活动的全过程和结果，使建设能重复再现。特别是竣工图应与建设工程的实际和实貌相一致，对文件、材料、图纸分类、排列、组合要具有逻辑性和整体性，并保持相互通间有机联系。验收内容1、查依据性文件，主要查建设工程审报前论证及主管部门的审批文件，通过对建设项目依据性文件的检查，确定被验收项目名称是否确切，归档范围是否齐全。2、查施工技术文件，一是对施工中形成的各类签证、材料质保单、试验材料产生的时间真实性予以检查，确定是及时形成的还是事后补上的。二是对材料上所列数据准确性进行检查，如果记载数据不准确，文件资料的归档就失去了意义，一旦日后利用会造成不良后果。3、查项目各分项验收记录。对隐蔽工程验收、中间结构验收以及水、电、气、暖验收等都应有完整的文件材料和签字手续，对未了事项，应有因果说明。4、查施工图会审记录。施工图会审记录是设计单位向施工单位作设计意图交底，其记录是变更设计的重要依据，除图纸会审记录齐全外，还应于设计变更联系单及变更图纸相对应。5、查设计变更联系单和技术核定单。设计变更联系单和技术核定单是在施工过程中由于各种原因决定对设计图纸部分进行修改而办理的设计变更记录，它是编制竣工图的重要依据。因此，必须逐行、逐页逐项进行检查核对，弄清各修改部分是否在竣工图上全部标齐，标准确。6、查工程测量定位记录。测量定位的准确是保证项目建造位置是否符合规划红线、符合建筑规定方位。所以在记录中必须注明水准点位置，注明选定参照物与工程间的距离及方位关系。7、查隐蔽工程验收记录。隐蔽工程是项目竣工后无法检查部分，因按照施工程序要求必须有施工、设计、建设、监理等单位参加验收并签置验收意见。8、查“双块”试块报告。“双块”报告是评定主体结构工程质量的主要依据之一，报告的数据、时间、部位必须达到质量标准组数的要求并抽查部分数据。9、查原材料构配件质保单。一是按单位工程查质保单是否完整。二是对照施工日记查所用材料签署日期。三是查施工过程中是否有材料混用现象，四是查使用材料的化验单，确保准确无误。只有这样，才能保证工程档案成套性、准确性、真实性、完整性，才能提高档案质量，才能更好地为城市规划建设和经济发展服务。

作者简介

周美云（1964-），女，汉族，浙江省绍兴市人，本科，馆员，主要从事工程档案管理。