人事档案信息化管理的几点思考

杨晓云

摘 要：档案具有重要性，一定要做好档案的保管工作，档案里的资料要保证它的真实、完整性。里面的内容也是非常重要的，它记录着工作人员的基本信息、工作信息等，如果不进行安全管理，将会损失很多的信息，所以一定要做好人事档案的管理，现在我们都实行了档案信息化的管理，这样很方便的就把人员档案的信息储存了，而且不容易丢失，记录也比较齐全。

关键字：信息化管理；人事档案；管理

1 人事档案信息化的含义

人事档案的管理办法不是单一的，人事档案具有重要性，但是现在往往人事档案的管理出现了问题，比如信息的更新不及时，导致信息发生变化，但是档案管理却跟不上变更的情况，要从多方面考虑人事档案的管理和创新意义，面对一些问题找出不足之处，进行处理，找出根本原因，根本性进行处理。要进一步的处理好档案管理与信息化的共同进步，要有好的创新意识，把传统的人事档案管理变更为信息化，有规律的处理好档案的管理。还要把人事档案充分利用起来，为工作人员提供方便，要采用合适的方式进行档案信息化管理。

2 人事档案现在存在的问题

人事档案的管理是项重要的工作，但是现在很多单位不重视人事档案的管理，认为这不是什么应该特别注意的问题，所以对人事档案的管理相当随意，部门也不安排有工作经验的人员进行这项工作，而是随便安排人做这项工作，对人事部门也没有过多的重视，导致人事部门的工作效率不是很高，工作的谨慎性不高，这都需要特别注意，人事部应该安排一些优秀的人员，重视起这项工作，而且安排的人员一定要具有相对应的专业能力，还要懂一些计算机知识，这样才能担任这份工作。人事档案信息化还没有得到一定的实施，现在很多事业单位仍旧用传统的方式来查询一些人事档案信息，不能用现在无纸化的计算机功能进行操作，这是一种落后的现象，需要全面更新，跟得上时代的脚步，要随着科技的发展而发展。人事档案管理的档案要有专门的人员进行工作，但是现在的情况是人事档案管理人员还同时管理者别的工作，不能一心把心放在人事档案管理上，工作人员甚至对人事档案的管理工作不够熟悉，导致人事档案管理工作上经常出现错误。人事档案管理部门工资也不高，导致人事管理人员产生不满的情绪，不甘于只在人事档案管理部门工作，一旦有一定的工作经验就想干些其他的工作，人事档案管理的工作受不到重视，更不可能做到专业化管理，不能很好的管理好档案。

3 人事档案信息化管理应采取的措施

针对人事档案信息化管理存在的问题要采取一定的措施，把这份工作做到最好，从发生的错误中找到原因，然后对这些问题进行处理，而且根本性的处理，以后不要再出现这种错误，人事档案信息化的管理要采取新的措施，使其有序的进行整理，做到合理的归档，使这项工作受到重视，得到很好的工作效果，服务大众。

3.1 做到网络管理

如果做到网络管理档案是非常的安全的，能有序的进行归档，每个资料都有其独特的记录，不会发生记录混乱的情况，对档案还能进行及时分类，还能使档案被完整的保存下来，网络管理还能使人事档案具有真实性的原则，记录也是比较及时的，更新的较快。

3.2 加强人事档案信息化管理的责任感

人事档案信息化管理缺少管理意识，这就需要采取一定的措施使工作人员有很强的工作意识，需要给工作人员灌输好的专业知识和教育，授予工作人员如何正确管理档案的方法和经常告诫保管人事档案的重要性和作用，使工作人员提高警惕性，能更好、更积极的去进行工作，工作人员要有负责人的心，可以实行奖罚分明的政策，以此来提高工作人员的积极性。工作人员的素质教育也是需要重视，档案管理人员有好的素质才能更好的进行工作，这就需要上机领导经常对员工进行教育，传授一些专业知识，使其对人事档案管理的工作非常熟悉，能够很好的完成工作，尽量少出现错误，对计算机技术也要很好的掌握的，人事档案信息化的管理是需要计算机技术的，没有计算机技术是不能做好这份工作的，工作人员还要做好保密工作，对各项资料的内容都不能外泄，坚持好工作准则。

3.3 对档案的信息化工作制定好的制度

档案的信息化管理需要一定的制度来进行工作的制约，要让员工有一定的约束性，合理、合法的进行工作，在工作过程中，严格做好每一项工作，不管是档案的归档还是查阅，都要按照制度规定的去做，这样才能使人事档案做到最好的管理，对一些有漏洞的制度进行纠正，保持制度的严密性。人事档案的安全性一定要有保障，做好安全性管理是最重要的，只有信息安全了，才能更好的使用人事档案，起到一定的作用，这就需要采取安全的措施，要对每个档案进行密码锁定，密码也要让专门保存，不能透漏给他人，还要安装一个杀毒软件，对档案进行定时的消毒，防止一些病毒的侵入。

3.4 让人事档案实现现代化

现在的人事档案要实现现代化，运用高科技设备进行档案管理，采用独立的系统进行工作，不仅是做到档案的归档和查阅，还要能有预测、分析等功能，信息的输入和输出要比传统的方式快的多，还很方便，减少工作人员的工作量。还要建立相关的数据库用来管理档案，把档案相关的数据进行整理、统计、分析，合理的运用数据库和系统，实行信息化，无纸化。还要加强网络的建设，人事档案信息化的管理需要网络来进行传输，所以一定要做好网络方面的工作，建立计算机网络制度，合理的输入、输出数据，要求数据准确，规范工作人员的行为，工作要有效率和质量。

4 总结

做好人事档案信息化的管理是有很大的帮助的，对各方面的工作都有益处，人员档案是最基础的信息，必须做好这项工作的维护。人事档案信息化的管理要跟得上社会发展的脚步，采取合法、合理的方法进行工作，做好档案管理的安全性，人事档案要有一定的保密性，对公民的信息严格遵守保密的制度，不损害公民的利益。人事档案信息化管理需要不断的创新，管理方法要不断的进步，把档案管理工作做到最好。

参考文献

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[2]包太敏.人才交流中心对干部人事档案信息化的对策.《黑龙江史志 》.2014年3期

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