档案管理发展现状与问题

姜仁淑

摘 要：本文通过对档案管理现状进行调查，从档案的管理现状、档案管理规划与制度建设、档案的收集归档、信息化建设、档案的高管与鉴定、档案的利用等方面进行调查数据进行分析，还提出了对档案进行有效管理的建议。

关键词：档案管理；调查研究

1 档案管理现状调查

我国目前的档案管理方式较之发达国家还较为落后，在档案管理的整体开展思路方面也有一定问题，档案管理参与人员对工作热情不足也缺乏创新意识，再加上我国档案管理工作方面的体制也并不完善，种种原因使得档案管理工作难以发挥其价值，具体有以下几个方面：

1.1 档案管理工作制度落后

首先我国档案管理工作的基础条件就落后于其他国，缺乏新的基础设施，难以保证档案管理的规范性与合理性，使得一些档案管理工作难以落实；工作环节上也存在着基础工作不合理等相关问题，再加上缺少经费，导致很多重要档案资料不能及时整理，而且还有一些档案管理工作人员自身素质问题，使得混乱的档案资料更陷于混乱之中。种种问题使得档案管理的相关信息资源得不到共享，发挥不出资料信息的重要作用与价值，甚至在经济不发达的地区连配置都不完善，这就大大影响了档案管理的工作开展。

然后其存在的另一重大问题就是档案收集缺乏力度、材料质量问题差。某些档案不能生搬硬套相关规定，没有形成自己的细则，内容不完整、不具体。这样即使建立的相应的制度也会存在执行方面的问题。在收集材料方面问题更是突出，材料收集不全面，特别是某些应时性的档案收集不完整，这直接导致了档案收集的混乱。再者档案工作制度的落后直接导致的是档案保存方法的不及时，纸张破损、发黄、褪色等重大问题使材料变相变得不真实，材料的合法性与真实性受到质疑。

第三方面就是缺少相应的检查、监察机制。多少单位的人事档案处于无人问津状态，多少单位的档案没有定期检查，就是这些漏洞使得不法分子钻档案管理的漏洞。甚至有些人员在档案遗失期间，一些单位趁机违法犯罪，推卸责任。种种原因使得档案材料的真实性受到质疑，档案信息虚假不全，可信度减低，这给社会、给单位、为个人都带来严重的问题。

1.2 管理人员责任感不足

信息时代的快速发展对档案管理参与人员的工作方式和思维有很大的要求，但由于管理人员的服务观念和服务意识不强，无法满足档案管理工作的发展，且在服务的观念和意识上也有缺陷，没有对档案管理深入了解，脱离了档案管理工作作为一个服务行业的宗旨。

责任感的不足事实上和个人管理理念息息相关，因此我提出一下两点要求，其一，满足其知情权。对于档案的不透明、知情权不落实而造成的种种问题日益增多，有的单位还塞进缺乏事实根据的材料，因档案管理问题而引发的诉讼案件也逐渐增多，变相的增加的诉讼成本、社会管理成本。其二，严格遵守档案保管权限。严格按国家规定执行，随着我国经济建设的发展，外资、民营等经济成分在经济发展中占有越来越重的比例，有的单位对档案保管只能将其寄放出去，自己无暇管理，显然这种做法会导致档案管理的松弛与混乱，让不法分子乘虚而入。同时企业工作的人员档案已是薄弱，没有把在工作中形成的材料保存下来，时间一久，对于单位和个人都是一种不可弥补的损失。

1.3 档案管理工作缺少统一的指标

目前，通常是以对档案工作的完成情况为指标，这是因为对档案工作人员的工作能力、业绩等不明确，还有就是档案的收集、档案的保存、档案管理技术的创新等。

档案管理的方法很重要，现在传统的档案管理办法受到严峻的挑战，自改革开放以来，随着市场经济的推动，人员流动现象日益增加，人档分离的现象也越来越普遍， 在实际操作部门中，管理部门与流动人员之间的权益和管理矛盾日益显露，如“弃档”的事件多次发生。管理方法的落后直接影响的是管理效率，效率一低就带来各种社会问题，浪费大量社会资源。

2 针对档案管理现状的对策

2.1 必须具备现代化观念

计算机信息技术迅猛发展，这是档案管理发展的机遇与挑战，因此档案基础工作的创新显得尤为重要，首先要丰富馆藏，加强对时代需求的了解，与时代接轨，储藏与群众密切相关的东西。其二，必须形成搞笑的检索工具体系，搞笑的检错工具体系有利于信息传输的高效性，实现检索工具的创新必须利用计算机技术和信息科学网络技术，最后逐步实现档案管理工作检索体系的自动化。其三，运用现代技术手段，计算机可以将麻烦的工作变得简单，利用计算机管理档案业务是明智之举，现阶段抑或是将来档案的管理必然越来越烦琐，因此在管理方法中带入现代化技术手段是非常必要的。

2.2 创新管理思路

其一，确立档案工作新观念，档案信息必须做到一体化，要及时更新档案内容，做到与时俱进。其二，树立创新理念，工作人员在价值理念、效益理念、竞争理念方面要时时更新，不断创新。其三，建设严谨、精锐的档案人员队伍，大难集中统一管理，高效便捷，确保档案资料更新、完整。

2.3 变革管理模式，要有适应现代发展的内部管理

科学的管理手段是档案管理现代化的基础，学习和掌握先进的管理理念和管理方法，并且将其运用到具体管理当中，使得档案管理一步步向更高效率、更大效果和更优目的迈进。可以运用分工协作等方法，分工基础上综合不同制式，将不同制式结构、业务水平和工作能力的档案管理人员优化分工，充分调动每个人积极性，培养其责任感。

参考文献

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