医院档案纸质文件和电子文件的配套管理

杨立斌

摘 要：医院的档案管理正从传统的保存纸质的档案为主，向纸质文件和电子文件的配套管理进行转移，促使医院的档案管理工作更加的规范、可靠、安全。本文从医院档案管理人员必须掌握的纸质文件和电子文件配套管理的技能入手，提出可以由医院领导制定适合本单位的纸质文件和电子文件配套管理的方法和相关的措施进行规范，指出医院在纸电配套管理工作必须提供的物质保障。

关键字：医院档案；纸质和电子文件；配套管理

随着医院各项工作的不断开展，档案作为医院进步发展的见证以日常工作记录的形式存在着。档案是医院工作中的经验和教训的积累，可以为日后的医学研究、医学管理和医学教学提供重要的参考依据。由于传统的档案管理模式较为简单、落后，严重阻碍了医院档案管理工作的快速发展，由于计算机网络的广泛应用和普及，电子文件管理的方法得到很好地利用。电子文件的管理在很大程度上弥补了纸质文件管理中不足的地方。当然电子文件在技术、证据性等方面也出现一些问题，所以运用纸质文件和电子文件的配套管理成为一种新的模式。医院的档案管理人员可以与时俱进的运用两种文件的特点进行优势互补，更好的对档案实施有效的管理。如何做好医院的纸质文件和电子文件的配套管理工作是管理人员面临的重要问题。

1 医院档案管理人员应具备纸质文件和电子文件配套管理的技能

医院的档案管理人员一定得对归档纸质文件和电子文件配套管理中所要用到的基本术语和涵义进行掌握。比如：在进行逻辑的归档过程中，就是要运用计算机网络在不改变原有的存储方式和位置的情况下做到电子文件移交至档案部门的过程。物理归档则是运用计算机网络中的电子文件整体性的传到独立的或者可以离开机器的保存载体中。

医院档案的管理人员必须对电子文件光盘的标签和纸质文件与电子文件相互对应的标签实施标注。光盘标签可以很好地展示出光盘里所保存的电子档案的内容，为了确保不影响日后对光盘内电子文件的利用和观看，必须正确规范的进行光盘标签的填写，同时把电子文件的存储位置在档案电子文件的目录和纸质文件档案目录中的互见号一栏中进行标注。这对于医院档案管理者的要求非常的严格，其必须对光盘文件的所有内容掌握清楚，可以正确、规范的对相关的标号、保管日期、文件名称、套别、文件的密级这些内容进行填写。

医院档案管理人员必须掌握一定的计算机的操作能力和网络知识的了解。计算机的准确应用和网络环境的掌握对于电子文件的管理有着不可忽视的作用。为了确保可以准确的对医院的档案进行整理、归档和开发利用，档案管理人员一定得熟练地应用计算机的操作能力，对于光盘的刻录、信息的处理和文件的扫描这些技术也要熟练的应用。

医院档案管理人员要对电子文件在管理过程中所有表格的填写方法有熟练的掌握。有些档案局印发有相关纸质文件和电子文件的管理办法，它们基本把电子档案管理的所有程序进行了总述，可以加以学习。能不能把文件的内容进行正确的填写，对于日后电子文件的保存和正常的利用有很大的影响。所以，档案管理人员必须对电子文件的记录特征、电子文件设备的特征、电子文件的检验等等这些内容的了解，可以准确的填写这些内容，熟练各类文件表格的填写方法。

2 医院领导制定适合本单位的纸电配套管理的方法和有关的制度规范

对于医院的纸质文件和电子文件档案的配套管理工作，它不只是医院档案部门的工作，也是医院里每个科室、每个层面和每个环节的系统工作。一方面，怎样加强医院各个科室对于纸质文件和电子文件档案的配套管理工作的重视，这和医院领导的重视和统一的要求有很大的关系；另一方面，可以对档案的配套管理工作进行严格的规定，提出科学合理的办法。虽然纸质文件和电子文件档案的配套管理工作是把纸质文件管理进行归档的基础上所实施的 ，但因为电子文件的形成方式、记录的方法、其载体的形式、阅读的方法这些部分和纸质档案的管理不相同，如此必须依照电子档案的形成特点，对其实施相应的工作程序。各个科室和医院在建立相关的配套管理工作的办法时，必须清晰地把握配套工作中的重要的部分，对于档案部门和其他有关的部分应担任的职责做出明确的规范，对于电子文件的归档的数量、归档的时间和归档时的相关要求等有一个准确的了解。由于电子文件到达电子档案管理的这个环节时，需要把纸质文件到达纸质档案管理的基础性的工作上进行实施，因此有以下几点必须注意：1、在电子文件形成的环节中，为了确保所形成的电子文件具有真实准确可以保存的价值，档案管理人员必须对于电子档案的管理进行提出来，在电子文件形成的过程中就可以考虑。2、为了保障文件的安全保管和开发运用，可以进行电子档案数据库的建立，把全部的将要归档的电子文件尽最大的可能集中到一个数据中进行管理。3、为了确保电子档案保存的日期长久，可以运用多种的科学措施进行辅助保管工作。

可以把医院纸质文件和电子文件档案配套管理工作添加到相关的管理规范和医院有关人员的岗位责任里面，电子文件因其产生的环境不相同，所涉及的科室和部门也比较多。例如：有些电子文件是在个人的电子计算机上形成的，有些电子文件则是由计算机的网络系统形成的。电子文件形成者的能力水平和所形成的渠道的多样性，对于电子文件的质量和进行归档时电子文件的正确性和完整性有较为严重的影响。为了规避电子文件在配套管理过程中出现的有关问题，各个科室和单位必须把纸质文件配套管理工作中电子文件所形成的环境、文件的积累、文件的鉴定、文件的整理、文件的归档等等这些工作添加到相关的管理章程和相关医院人员的责任规范中去，确保电子文件在形成和归档的工作可以一同的进行，保障了归档的电子文件的准确性和完整性。

3 医院为纸质文件和电子文件配套管理工作必须提供的物质保障

在对纸质文件和电子文件进行归档的利用方法和保存的环境有一定的不同之处。纸质档案通常都保存在库房和装具里面，可以直接进行阅览。由于电子档案在文件的记录方法、文件的载体、文件的阅读方式上具有特殊性，对于纸质档案和其它的有关档案的载体和对设备所依赖的程度具有相当大的差异，所以在对于档案管理的环境和设备的要求上也有不同之处。在对归档纸质文件和电子文件进行配套的管理后，各个医院必须依照电子文件管理的准确需求，为档案部门在对档案的管理上提供必要的物质保障。例如：可以为档案部门选择温度较适宜的库房，远离强磁场的地方，可以配备一些具有防止灰尘、防止光、防止磁力的设备，运用较为先进的计算机和软件硬件的平台，配备功能强大的打印机、文件扫描仪和光盘的刻录机等设备。

4 结束语

医院的档案管理工作经历了简单的手工操作、科学的管理阶段，随着医院管理工作办公自动化的广泛应用，计算机网络在医院各个方面的渗透，如何做好医院的纸质文件和电子文件的配套管理成为各医院着重关注的问题。电子文件和纸质文件都有各自的长处和弊端，如若二者配套进行管理，可以确保医院的档案管理更加的规范，为日后医院的发展和建设提供优质、方便的参考信息。

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