电算化条件下的会计档案管理探讨

郑钦源

摘要：随着科学技术的不断进步和发展，会计电算化得到普及和广泛深入的应用，为会计档案管理工作带来了巨大的变化，电算化会计档案管理弥补了传统档案管理的不足，提高了会计档案管理的工作效率。本文对电算化条件下的会计档案管理进行分析。

关键词：电算化 会计档案 管理

在科学技术不断发展和进步的当今时代，计算机技术在各行业得到广泛应用，会计档案管理也向电算化的方向发展。所谓电算化会计档案管理，就是将保存在计算机上的会计信息、数据等通过软件系统进行编制、处理、管理。

一、电算化条件下的会计档案内容和特点

当前电算化条件下的会计档案信息管理主要内容包括档案信息的收集、保存及利用。电算化条件下的会计档案特点主要有：

1、电算化将会计档案内容广泛化

电算化条件下的会计档案和传统的会计档案不同，不仅涵盖了传统的会计档案内容，同时也包含了储存在计算机中的与会计相关的数据、信息等，计算机软件和硬件中储存的相关会计信息也属于电算化条件下的会计档案。从以上内容中我们可以得知，电算化条件下的会计档案内容和范围都得到了扩大。

2、电算化使会计档案信息的载体呈现多样化

会计档案管理在没有实行电算化之前，其档案信息主要是通过纸质进行记载，纸张是会计档案信息的载体。随着计算机技术的不断发展，当前会计档案信息的载体发生了变化，除了传统的纸质会计档案以外，还包括了硬盘、磁盘、U盘等介质，这些都是电算化条件下的会计档案载体，因此，电算化将会计档案信息的载体转变为多样化。

3、信息可变性

电算化条件下的会计档案信息储存在软盘、光盘等介质上，可以说电算化会计档案信息是数字信息，因此，这些信息具有流动性、不稳定性，很容易被修改和损坏，这也将会计档案管理的难度增加，一旦这些信息被损坏，就无法将其恢复至原来的面貌，这些数字化会计信息高度集中，没有查看权限的人员通过计算机、网络等可以对这些会计数据信息、文件进行查阅和浏览。

二、当前电算化条件下会计档案管理存在的问题

1、对电算化会计档案管理认识的不足

当前很多会计档案管理人员以及一些财务部门的领导人员，对电算化会计档案的内容不是很了解，单位在会计档案电算化管理上也没有过多的实践经验等，在这些因素的影响下，单位会计档案管理的内容相对不完整。即使一些单位在会计档案管理中实现了电算化，但是对电算化的认识不足，没有完全明白电算化会计档案管理的内容和意义，因此在会计档案管理中存在一定的盲目性，会计档案信息的管理缺乏系统性和完整性。

2、会计数据信息备份隐患多，而且会计档案管理制度不完善

随着电算化在各个单位会计档案管理中的应用，很多单位要求每天进行备份，但是在实际工作中并没有这样进行，每天备份工作很难坚持，在计算机或者其它相关设备出现故障时，无法对这些会计信息进行补救，进而造成会计数据信息的流失。电算化应用，将会计档案保存在U盘、光盘等介质上，而会计档案数据信息很容易被修改，而无法将数据的原貌进行识别，进而导致会计信息失真。电算化会计档案管理没有严格的保管、备份等制度，进而无法保证会计档案信息的完整性和真实性，会计档案信息会受到自然因素和人为因素的破坏。

除了以上问题之外，在电算化环境下，会计档案管理还存在其它的问题，例如会计档案管理人员的素质需要提升等，这些问题的出现影响着电算化会计档案管理的有效進行，亟待解决。

三、完善电算化会计档案管理的措施

1、明确会计档案内容、制定备份制度

当前很多企业的会计档案管理人员、单位领导对电算化会计档案内容不是很明确，所以需要将电算化会计档案管理内容进行制度化，以明文资料形式将电算化会计档案管理内容进行明确，作为指导相关人员日常工作的依据。电算化会计档案信息保存在数据盘中，要定期地对会计档案信息进行备份，保证信息的安全、准确和真实，并对会计档案信息的备份时间、备份人员名字等信息进行记录保存。

2、完善电算化会计档案管理制度

首先，将电算化会计档案信息的收集制度进行确定，定期对所有的会计数据信息进行拷贝和储存，生成备份文件，保证计算机系统等的损坏在短时间内不影响电算化会计档案信息。其次，按照国家标准建立电算化会计档案保管制度。除此之外，还需要建立相关的借用手续制度和会计信息查阅制度，尽最大的可能保证档案信息的安全性。

3、对相关人员加强教育

电算化条件下的会计档案管理是人为操作的，计算机系统的安全性、稳定性，以及会计档案信息的安全性、真实性等不仅和相关人员的素质和职业操守有关，还和其技术水准相关，所以需要对会计档案管理人员进行教育和培训。在对会计档案管理人员进行教育和培训的过程中，可以根据管理内容、业务的不同，对会计档案管理人员进行不同的分类培训，并对其进行职业道德教育，增强会计档案管理人员的法律观念，促进电算化会计档案管理工作的健康发展。

四、结语

信息化技术的发展和应用，已经渗透到档案管理中，会计档案管理已经实现了电算化，但是当前电算化会计档案管理还存在着一些问题，影响着会计档案信息管理的有效性和安全性，也会对会计档案信息的真实性和安全性产生影响。我们需要建立与完善电算化条件下会计档案管理的各项内容与制度，加强对相关工作人员的培训，来提高电算化会计档案管理的水平。

参考文献：

[1]杨欢.电算化会计档案工作探析[J].黑龙江档案，2013，（3）：49.

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[3]马鸿燕.电算化会计档案的管理与利用[J].山西财税，2012，（10）：43-44.

（责任编辑：祁彩云）