企业档案管理的问题与对策

付广征

摘要：分析了现代企业档案管理的重要性及必要性，结合企业档案管理中的弊端，提出了几点档案管理建议，档案管理人员应提高档案服务理念，努力提高档案的利用率，对企业的发展具有重要意义。

关键词：档案管理；服务理念；管理对策

引言

现代社会经济发展迅速，企业人员数量越来越多。企业在人员管理上、产品管理上、销售业绩管理上、售后服务管理会存在很多麻烦，并且企业管理在出错的时候会给企业造成很多不必要的麻烦。档案管理是现代企业在生产、销售及后期的服务中发挥着极其重要的价值，所以发现企业档案管理中的问题并提出相应的对策对企业发展是很重要的。企业档案管理顾名思义就是为了方便管理企业而对现有数据档案进行归类、整理、收藏、存档等等，并可以为企业的后期管理、调存提供方便。企业档案管理是一项复杂、庞大的管理工程，并且要求管理工作人员有政治思想觉悟，他们的细心程度会直接关系到企业档案的系统性、完整性、实用性。并且现阶段企业档案管理存在很多弊端，应根据企业发展的自身优势及特点，对企业档案管理手段进行创新，提高档案管理服务意识，是现代社会充分加强企业档案管理的重要手段。

1.企业档案管理的必要性

企业档案管理是一个企业发展的软实力，对企业经济的发展在短时期内的作用意义不明显，但对企业长远的发展来说是有很重要的意义。

（1）企业档案管理是保证企业稳定发展的潜在基础。对企业发展比较重要的软实力有很多因素，例如企业管理模式、奖励机制等等，但档案管理也是对企业发展来说极为重要的稳定因素。企业档案管理是知识和管理经验的积累，对企业的发展能够起到积极地作用，并且也是企业稳定发展的基础。

（2）企业档案管理的系统性是创新的保证。创新对企业发展保持活力是至关重要的，但企业在创新的同时，必须依靠高新技术，而高新技术的发展和创新必须依靠系统的数据作为科研基础，而有一个系统的、完整的档案管理系统，对企业进行数据统计时能起到积极地作用。

（3）档案管理是企业管理的核心之一。企业档案管理是对企业进行一切活动的数据记录、跟踪，对生产、加工、销售、资源收购、企业与企业之间的贸易都会有系统的档案记录，这些信息在企业管理上都是直接的查阅数据，对企业系统的管理提供核心数据，因此，档案管理是企业管理的核心之一。

（4）档案管理能提高企业的知名度。一个企业能够快速发展，说明在管理上能做到有条不紊，并且企业档案管理的信用在现代社会是极其重要的。如果企业对档案管理工作做得扎实，在与其他企业进行交易时，能够有明显的条理性、系统性，会增加其他企业对本企业的认可和赞同。

（5）档案管理为企业决策提供捷径。将企业中可以公开的数据通过网络对公司员工共享，将企业近期或者进几十年的数据进行公开，在公司遇到重大事件决策时，可以通过网络进行数据分析，并搜集公司职工的意见，可为公司进行重大决策提供有力手段。

2.企业档案存在的弊端

（1）档案管理意识不强烈。现代企业对档案管理已经逐步开始更更新，利用高科技手段对档案管理进行相关分类，但是很过公司职员对档案管理的意识不太强烈，不能严格按照新时代对档案管理的要求进行档案管理。在规范程度上、系统性上都不能在同一个标准上进行档案管理，并且档案管理人员的知识素质水平不能定期进行提高，阻碍了档案管理的革新。

（2）档案管理不深刻。现阶段大多数企业在管理上知识水平不先进，依然是处于对档案封面进行简单记录、对企业交易记录在时间上和内容上进行单一存档。这种安全管理模式只能简单对档案进行记录，在后期的调用是依然不能提供有效的帮助。

（3）档案记录闲置率高。有的企业对档案进行了统计和记录，但已有的设施和条件却不能对已有的档案记录进行高效的读取和利用。说明档案记录的方式和形式并不能为大众所服务，应开发出一种方便大众查阅利用的档案记录形式。

（4）档案保密工作不到位。在企业已完成的档案数据管理中，数据可以上传到网络终端上，也可以以电子档案的形式发送至多个网络终端，并且也可以以电子文档的形式经过优盘拷贝传送至其他企业，这些传播形式都会对企业的安全问题造成极大的威胁。所以，在档案管理存档时，应根据现阶段企业的特点对档案管理制度进行相应的完善，对档案管理人员定期进行培训，提高安全意识。

3.加强档案管理服务理念

档案是企业进行管理的數据基础，一切政策及方针的形成，都要依靠公司现阶段及过去的数据资源，才能做出相应的决定。档案管理的重要性决定了档案管理人员职责的重要性，所以在建立档案管理制度的时候，应加强档案管理人员的档案管理意识和理念。使得建立的档案管理信息能够随时为企业决策提供服务，在企业进行重大决策时能及时的为公司职员从历史上及最近的数据变化上读出相应的关键信息，从而帮助企业做出正确的决定。

（1）确保档案信息的安全性。档案管理人员在进行档案管理时一定将档案的安全性放在第一位，在档案传送及移交时，对于不同的用户对象要给与不同的权限，对于重要的信息，除了管理人员之外都不能有修改的权限，对于非重要的数据信息，公司人员具有拷贝的权限。

（2）将档案信息时刻为企业服务。现阶段企业档案信息的存储形式多种多要，在调取时也会十分方便，所以档案管理人员在信息传播时，应抓住企业信息需求量大的特点，利用及时有效的手段对信息进行处理，并首先开展档案方便管理的工作，并根据不同的要求，采用相关的服务形式提供企业档案数据，较好的服务企业管理。

（3）建立企业档案安全信息共享局域网。利用现代网络的优势，在不同部门之间通过建立局域网络，将企业档案安全的、可以共享的数据信息，在企业内部的局域网络中实现共享。并且在共享的同时应尽量实现共享的多元化。多元化对于企业来说是一种共同的趋势，并且符合企业运行的特点。在公司中，档案数量繁多，并且存储的介质也不统一以及档案的重要性也不尽相同，所以在不同的部门、用途、重要性上具体定义档案的类别，然后根据安全评价之后，再进行档案信息的局域网的共享。

4.提高档案的利用率

企业中进行档案整理、管理、共享都是为了档案的利用，更好的服务于企业的管理。所以档案管理人员应适应现代化企业的要求，努力学习科学文化知识，掌握处理电子文件、电子档案的技术，正确对档案进行分类、利用现代设备对其进行编制，提高信息的检索效率，最大程度的开挖档案的潜在价值，促进企业档案事业的进步。

5.结论

文章通过分析现代企业档案管理的重要性及必要性，结合企业档案管理中的弊端，提出了几点档案管理建议，档案管理人员应提高档案服务理念，努力提高档案的利用率，对企业的发展具有重要意义。（作者单位：内蒙古昊盛煤业有限公司）

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