浅谈人事档案管理工作的几点要求

龙向群

企业的人事档案管理工作，是对企业内部人员个人经历、思想品德、工作能力以及奖罚情况进行记录和如实反映的重要管理活动，可以为个人求职、单位求才提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据，管好用好人事档案，对人才资源开发起着重要作用。

一、加强组织领导，完善工作制度，努力实现档案管理的科学化、规范化运作

随着改革的不断深化和企业管理的日趋完善，企业的人事档案在选人、用人、开发人力资源方面越来越受到重视，其发挥作用的空间也越来越大，这对档案管理制度化、规范化提出了越来越高的要求。人事档案是干部人事工作的重要组成部分，它不仅为全面了解历史和评价干部提供参照，更为企业正确选拔干部，使用干部提供了重要依據。主管领导必须重视人事档案管理工作，对人事档案管理所必需的人员、经费、库房、设备等问题给予及时解决和大力的支持；要及时完善人事档案管理和收集网络，明确主管领导和各级部门的兼职档案管理员，形成完善的档案管理体制和网络；积极安排档案人员参加上级部门组织的档案管理业务知识培训，不断学习人事档案的归档范围、标准及要求，提升档案管理技能；要选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有一定学历的共产党员从事人事档案管理工作，并注意对他们的教育和培养，不断提高政治素质和业务素质；要尽量保持档案管理人员稳定，如遇岗位交替，一定要提前做好交接工作，杜绝档案管理出现“真空地带”的危险状况。与此同时，人事档案工作必须本着规范管理、利于工作的原则，从完善管理制度入手，建立健全岗位职责、档案收集、鉴别归档、档案整理、安全保密、查阅借阅、档案转递、检查核对等制度，确保各个环节有制可依、有单可循。在日常管理上，要严格借阅手续，做到没有《干部人事档案查阅审批表》不准查、非档案管理人员不准查、无单位介绍信不准查，杜绝发生档案资料缺失、档案信息泄密现象发生。要进一步规范档案程序，使档案工作有章可循。每年年初要制定工作计划，确定工作任务、目标、措施，真正使档案管理工作落到实处。

二、认真抓好档案材料的收集鉴别与归档整理，努力提高档案归档管理的质量和水平

档案材料的全面收集与规范整理能更好地体现并实现人事档案的使用价值，为组织人事部门考察使用干部服务，也为个人维护、保障自身利益提供依据。作为人事档案管理部门，要本着对组织、对个人负责的态度做好档案材料的收集及整理工作。为使档案材料收集归档工作达到真实、全面、及时、规范的要求，应建立健全相关规章制度，以制度的形式保障工作落实到位。比如可建立单位的兼职档案员制度，各部门挑选一名业务能力较强的兼职档案员，将材料的收集任务分解到各部门、落实到责任人；人事档案部门定期对其进行有关档案知识的培训，及时准确收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面材料。收集是人事档案工作的起点，人事档案部门不能完全坐等相关岗位主动送材料上门。为此，档案管理人员需要按照人事档案收集的范围，及时与劳资各岗位、党群等有关人员主动联系索要应当归档的人事档案材料，保证收集归档工作顺利进行。要本着“取之有据、舍之有理”的原则，认真审核鉴别新增材料，对不符合要求及手续不完备的材料及时退回材料形成部门，限期整改，严把“入口关”；对内容真实、完整齐全、文字清楚、手续完备的材料及时登记、查号、技术加工、装盒入库，充实人事档案内容。要对全部档案材料进行系统录入，做到档案齐全完整、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。档案的整理过程比较繁琐，需要档案人员以耐心、细致的工作态度，学习档案知识，掌握专业技能，才能做得更好。

三、认真做好档案的保管与保护，确保档案存放的安全性、长久性

档案保管工作的基本任务是了解和掌握档案损坏的规律，通过经常性的工作，采取专门的技术措施，最大限度地防止和减少档案的损毁，延长档案的寿命，维护档案的物质安全和政治安全。加强档案保管保护工作，必须有一定的物质条件作保证。要按照“以防为主，防治结合”的原则，严格落实档案库房的“防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温”六防措施。人事档案要配备专门的人事档案库房、阅档室和办公室，做到“两室”或“三室”分开，人事档案库房存储空间满足人事档案的保存需要。要配齐档案工作所需要的计算机，打印复印一体机，切纸刀和打孔机等专用办公设备，档案库房内标识展牌上墙，人事档案按要求使用标准的档案盒保存、铁质档案柜存置。库房内要安装防盗门、防盗窗，防光窗帘，防烟报警器、配置空调、灭火器、温湿度表、去湿机、加湿器、消毒机、防腐防虫药品，做到档案库房达标的标准。每天按时登记库房温湿度记录，按照温度和湿度的要求及时采取相关的措施进行调整，每半年对库房进行一次全面检查并做好记录。通过以上举措，有效预防档案损坏，防止虫蛀、霉变和丢失档案等事故的发生，确保档案保存的安全性、长久性。

四、认真做好人事档案的提供利用与转递，为干部管理、人员变动提供规范化服务

管档人员必须树立服务思想，更新观念，不断创新，改变传统被动服务的工作态度，做到及时掌握国家最新的人才制度的政策及人才流动的规律，了解组织人事部门的现实需要，及时主动提供全面准确人事档案材料，为人事管理工作服好务。在人事档案的具体利用工作上，做到既坚持热情周到的服务，也坚持认真严谨的工作原则。为确保档案利用服务中的保密安全，档案管理人员必须严格执行档案查（借）阅审批制度，查档中严格遵守相关保密制度和规定。在人事档案的转递上，严把“出口关”，建立健全《职工档案转递通知单》、《转递员工档案材料通知单》等相关档案转递台账，做到件件有登记、事事有明细。坚持员工人事档案随着员工调动或职务调整及时转递，对转出的档案进行认真鉴别、整理、装订，确保档案的完整性。对接收的档案，经认真审核无误后，再在回执上签字盖章，防止出现丢失、泄密等现象的发生。要加强档案管理人员的教育培训，提供必要的继续学习和教育的机会，培养新时期适应未来的复合型人才，真正有效地开发利用档案资源。

五、认真推进人事档案信息化建设，努力提升人事档案管理整体水平

企业要为人事档案管理部门提供必要的硬件支撑和保证，同时建立完善档案信息化管理系统，及时掌握档案软件系统的更新程度，对档案人员进行数据规范采集、软件正确运用及网络知识的相关培训，使他们成为档案信息化管理的行家里手，保证档案管理系统的平稳安全运行。目前，石油企业在推行人力资源管理系统人事档案模块应用方面，已经取得了较为丰硕的成果，要进一步加大工作力度，确保人事档案信息和目录及人事档案的查（借）阅手续，档案转递工作，档案材料的接收与转出等各项工作，在系统中实现规范有效运行，建立完善人事档案完整准确、动态立体的管理体系，全面及时提供人事档案资料和相关数据，使人事档案信息管理工作更加科学化、规范化、程序化，为人事部门的利用服务提供更加先进的平台。