浅谈人事档案改版工作的认识

龙向群

【摘 要】 2012年6月5日中共中央组织部下发了《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》（组通字〔2012〕28号）的文件。对干部人事档案材料、目录、档案盒、档案袋等进行相关改版，本文通过对本企业即将做好干部人事档案改版的工作认识和体会，工作分析和设想等有关事宜进行探讨。

干部人事档案是组织人事部门按照党的干部政策在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作业绩等内容的文字材料，并按有关规定进行整理后组成的，是干部工作的一项基础性工作，是做好干部工作的基础和前提，搞好干部人事档案管理，对于全面地了解干部，正确选拔使用干部具有重要意义和作用。

一、深刻认识和领会人事档案改版的标准规范

在企业事业单位中，人事档案管理工作是非常重要的基础工作之一。一个单位档案管理的好坏是衡量管理水平的关键。尤其作为档案中最重要基础资料的档案材料更发挥了其重要的作用价值，它为干部的管理、考核、任用等方面提供完整、真实、准确的一手资料。

多年来，干部档案人事归档材料一直按照中组部《干部人事档案材料收集归档规定》（组通字〔2009〕12号）文件的要求，使用载体为16开型（长260mm，宽184mm）的公文用纸，材料左边保留20-25mm的装订边。由于一直沿用这种档案规定的标准纸张，对每年归档上交的材料都需要进行整理加工。如果材料过小达不到标准尺寸，就需要以材料的左面和下面为准进行裱糊，如果材料过大大于标准尺寸就需要对纸张载切或折叠，但载切或折叠对档案材料或多或少都会有损坏，尤其一些经验不足的管档人员操作不当或粗心大意，在使用载纸刀时把握不好分寸使纸张载切过狠，有时甚至会把有用的文字损坏，对一些纸张过大的材料进行折叠时，也会造成折叠印迹加深，同时时间越久对档案材料也会造成不清晰的严重后果。同时随着办公系统国际标准的广泛应用，使得各类新形成的档案材料A4纸型越来越多，而以前采用档案专用纸型越来越与现在办公环境用纸产生充突，如果还继续采用原来档案专用纸型势必对档案材料还会造成更多更大的损坏，而且也增加了档案人员的工作量。

这次下发的文件明确要求，干部人事档案材料和目录采用国际标准A4纸型，以前的材料不需要再重新整理，对文件下达之后的材料再执行新的标准。文件最后又对干部人事档案卷盒和档案袋也按要求尺寸进行调整，档案库房设备和用具更换也做了具体要求。中央组织部对干部档案材料进行改版的举措是英明的，适应了现代化办公的需要，减少了重复工作量，也极大的保护了档案的完整性。

二、认真执行和落实档案改版工作的部署要求

维护干部人事档案的齐全完整准确与安全，是干部人事档案管理的基础性工作和重要内容。涉及到落实党的干部路线，方针政策，关系到组织人事部门对干部的评价，培养和使用。关系到每个干部的切身利益和政治前途。因些，对档案一定要实行规范化管理，但在档案管理的实际工作中，仍存在着一些薄弱环节。这次利用此次改版工作为契机，认真梳理本单位档案管理相关制度，根据改版要求做好以下工作：

1、加强宣传，提高档案安全保密意识。要做好文件改版后干部人事档案工作，就必须加大宣传力度，按照中组部《关于做好文件改版工作涉及干部人事档案有关工作的通知》精神，从意识入手，提高领导的重视程度，加强督促检查，使各级领导进一步提高对干部人事档案工作重要性的认识，牢固树立档案意识，加强对档案工作的领导，组织学习《关于文件改版工作涉及干部人事档案有关工作的通知的有关工作的通知》并组织档案整理人员认真学习《中华人民共和国档案法》，《中华人民共和国保密法》，《干部档案工作条例》等法律法规，强化档案工作人员的岗位职责意识，使整理档案人员对档案整理工作重要性的认识不断提高。

2、加强纪律，明确工作要求。组织档案整理人员深入学习《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部人事档案若干管理制度》等规章制度，重点参加上级部门关于中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》的专题培训，对档案改版新要求进行细致学习。整档人员对档案材料的收集、鉴别及归档、重新分类要有完整、清晰、准确的思路，严格执行档案工作纪律，强化服务意识，保密意识，安全意识，积极主动，认真负责地开展工作。确保材料收集齐全，安全保密。要针对工作中的每个环节逐一制定安全保密措施，查找隐患，堵塞漏洞，严格保密，确保万无一失。

3、增加经费，保证硬件设施达标。严格对照《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》的各项要求，配备配齐改版人员，积极整理办公用房，合理布局档案室，制定人事档案（查）借阅、保密等相关制度，为档案改版工作提供良好基础保障。认真分析本单位干部人事档案室管理的现状，对需要改版更换的档案盒，档案袋，档案用纸，档案装订用具进行数量统计，本着从实际出发，厉行节约，避免浪费的原则，制定申请采购方案，投入专项资金，经主管领导签字，上报财务部门，为人事档案规范化管理提供强有力的基础后盾。

4、严格操作，促进操作流程规范。由于此项工作涉及面广，工作量大，要加强领导、制定计划，按照合理过渡的原则，分阶段，分步骤实施。针对档案装订新标准要求，健全和完善档案材料归档，（查）借阅手续，转递档案，收集鉴别核查，保管保密等多项制度，规范档案整理工作流程。在更换档案盒，重新裱糊打孔装订过程中，严格按照中组部的相关要求，规范干部人事档案的规格和样式，细心操作，严防档案资料遗失、损坏。在材料分类、排序、装订等方面，严格按照档案最新标准，所整理装订的干部人事档案，达到“完整、整洁、真实”的要求。要加强缺失材料督办制度，采取发通知、电话催、跟踪要的方式，对整理过程中发现的缺失材料和错误材料进行及进查找补办，确保档案信息的准确性。

5、裱糊装订仔细，保证质量。更换人事档案卷盒要规范流程，逐一核对，不出差错。首先把新改版的档案盒脊背按照本企业档案库房管理的人员排列顺序或者按照在职人员档案号的标准顺序打印出标签，内容包括档案编号、人名或者籍贯。更换档案盒时要做到一人一盒逐一更换，一个人的材料全部装到新的档案盒中，才能剃除舊盒，过程中保证材料不能错装，漏装，损坏或者遗失。全部装盒后保证外面不能存有零散材料后，再认真核对一下档案材料跟档案盒人名一致，确保万无一失。调整更换目录，重新裱糊打孔装订，更换干部人事档案用纸，档案卷盒，档案袋等所用材料应符合国家档案有关规定，严格按照中组部《关于做好文件改版涉及干部人事档案有关工作的通知》的要求，规范干部人事档案的规格和样式。同时，在整理档案工作中，要不断发现问题，共同探讨问题，并积极与上级主管部门沟通交流，善于解决问题，确保档案整理改版工作的顺利开展。