民生档案资源调查与整合探究

丁继武　胡莹

[摘 要]民生档案信息资源是维护群众合法权益的原始凭证。为进一步实现民生档案的有效利用，结合我市民生档案管理现状，探索民生档案信息资源整合的有效途径具有重要的现实意义。建立一个归属明晰、运转协调、门类齐全、结构合理、管理科学、服务高效的民生档案管理体系是一项重要的任务。

[关键词]民生档案；信息资源；整合

[中图分类号]G279.27 [文献标识码] A [文章编号] 1009 — 2234（2014）07 — 0187 — 02

党的十八大确立了加强社会建设，必须以保障和改善民生为重点的宏伟目标。加快民生档案工作建设步伐，探索研究民生档案资源建设与整合的有效途径，使民生档案工作真正做到察民情、知民意、解民忧、维民权、保民安，做到为民而建、为民而管、为民所用 。

一、 我市民生档案现状

目前我市馆藏民生档案 8类 2万余卷 ，全部实现了目录数字化，民生档案工作已被列为全局的重点工作。2012年成立了民生档案重点工作推进组，对全市范围内25个部门，100多个单位的民生档案资源进行了调查，据不完全统计，共有民生档案58个门类，各类民生档案达到了36.6万卷（件）。从所调查的单位的情况看，各单位所形成的民生档案都进行了立卷归档，建立了纸质目录。部分单位建立了电子目录，实现了计算机检索，配备了现代化的设备，有的单位应用了相关专业软件，实现了信息化管理，能够满足工作的需要和百姓的需求，提高了服务质量和服务效率。结合此次调查的情况，从两个方面阐述一下我市民生档案工作的现状。

（一）民生档案工作取得的成就

我市的档案工作基础好，民生档案工作虽然起步较晚，但发展较快，民生档案基础业务、数据库建设以及服务利用方面都取得了一定成效。不仅表现在为民服务理念的牢固树立，服务水平和手段的显著提高，而且通过民生档案资源的建设与整合，丰富了馆藏资源，优化了服务手段，拓展了服务范围，满足了百姓的诉求，化解了社会矛盾，凝聚了民心，同时也树立了档案工作者为民服务的信心和决心。

1.民生档案管理工作社会认知度的逐步提高

民生档案工作的开展推动了社会档案意识的提高，使民生档案工作，赢得了社会的关注，得到了百姓的认可。档案的服务群体发生了质的变化，由党政机关变为普通百姓，由集体转向个人，服务内容由政治、文化、经济转向民生问题，扩大了档案工作的社会服务面；民生档案衍生于党和政府的民生政策，必然成为民生政策发布实施的信息平台，必然成为为百姓利用档案的服务窗口。随着百姓对民生档案诉求度的提高，也为民生档案部门工作提出了更高的要求，激发了民生档案为民服务的热情，提高了民生档案的社会认知度。

2.民生档案管理工作基础业务建设日趋规范

在各地民生档案的管理制度和相关的规章的颁布与实施的背景下，我市制定了民生档案相关规范和标准，促进了民生档案规范化建设。明确了民生档案的收集范围内容，完善了民生档案收集手段和措施，提高了民生档案管理水平，加大了对民生档案资源的检查和指导力度，做到了为相关涉民单位的民生档案工作进行了有效地指导、培训和提供技术支撑服务 。

3.民生档案服务质量见效显著

新时期的档案工作的根本出发点和落脚点是服务利用，是满足广大人民群众的利用需求，是档案事业发展的需要，是党和政府“关注民生、重视民生、保障民生、改善民生”的需要，是新时期践行群众路线教育活动的需要。是人民群众共享改革发展成果的需要。

（1）民生档案利用率高

随着社会档案意识的提高，政府对民生的重视和保障力度的加大，百姓维权意识的增强，越来越多的普通的百姓走进了档案馆，百姓查档人数逐年攀升，利用档案的内容和范围逐年扩大，复制档案每年近千件。究其原因。一方面体现了百姓需求量的加大，另一方面是档案部门加大了民生档案的宣传力度，夯实了民生档案的管理基础，创建了民生档案检索体系和利用平台，更主要的是“以群众需求为导向，民生所向，档案所指”以及变被动服务为主动服务理念的确立。例如，近期利用中高级职称批文的增多，就主动联系人事部门，将2010年—2012年职称档案提前进馆，同时在网上向社会公布，满足了利用者的需求，取得了良好的效果和评价。

（2）民生档案利用手段丰富多样，档案利用窗口查询、电话查询、网络查询、电子邮件查询、流动查询。印制查询指南为百姓查阅民生档案提供指南服务。

（二）民生档案工作存在的问题。

目前，我市民生档案工作进步很快，取得了一定的成绩，但是还存在不少问题，尤其是管理机制、管理水平、数字化程度等方面还有待于改善和提高。

1.管理水平不平衡、整体水平有待于提高

根据调查情况分析，我市的民生档案管理差距较大，各专业民生档案发展不平衡，现代化管理水平差异明显。民生档案管理规范和规章制度没有统一的标准。不同的涉民部门的档案的种类与内容各异，管理方法手段不同，档案管理软件不统一，管理的水平参差不齐。传统的管理模式和落后的服务利用手段一定程度的存在，制约着管理水平整体的提高。

2.涉民部门相互协作难度大。具体表现：（1）组织协调难度。目前很多部门和单位认识到了民生档案的重要性，但是还处于各自为政，自我管理、自我利用的状态。（2）资金难度。由于我市处于经济欠发达地区，财政状况吃紧，办公经费不足，投入档案管理的经费更是少的可怜，涉民部门和单位力不从心。（3）技术难度。由于各涉民部门和单位档案管理现代化水平存在差异，軟件不统一，人员素质不等。（4）部门信息沟通难。民生档案多数是在社会管理和保障民生工作中形成的专门档案，因而产生的部门多，涉及的面广，管理过于分散，目前民生档案资源保存于不同机构，管理部门众多，管理方法各异，职能各异，分工明确，缺乏交叉和协作，导致各部门之间信息沟通不畅。

3.档案集中管理难度大。主要原因：（1）民生档案大部分形成于政府部门、企业事业单位、社会团体和基层组织。由于形成单位的众多，数量庞大且分散，又大多数集中于基层单位，民生档案成为相关涉民部门职能的履行和业务工作的主要依据，利用频率高，有的出于自身工作的需要，移交档案馆的积极性不高，导致集中管理难度加大。（2）我市档案馆保管档案的空间基本处于饱和状态，也是民生档案集中管理工作所面临的实际困难。

4.民生档案数据化加工缓慢

各涉民单位之间的数字化程度差距较大，部分单位数字化工作取得了一定成绩，但是由于领导不够重视，数字化技术人员才短缺，资金不足，严重制约了民生档案数字化的进程。

（1）民生档案数字化实效性不明显，我市民生档案数字化还处于起步阶段，数字化水平较低，仅仅局限于目录数据的录入。 全文数据录入与电子文件归档或网上公布处于起步阶段，目前数字化档案信息全文浏览而只能是一种设想，如果要利用或对实体档案进行查阅、复印、扫描，还必须到档案的保管单位；要达到“一站式”服务就必须对民生档案进行全文数字化。为了提高民生档案的实效性，建立以档案馆为中心的目录中心和全文数据库，是当前亟待解决的现实问题。

（2）数字化民生档案管理缺乏统一标准。从调查情况看，我市民生档案管理软件不规范，有的没有软件，有的使用行业软件，有的使用档案管理原件，目前没有建立档案基础数据库的统一标准，不同的涉民部门和单位的民生档案数字化格式不同，对民生档案全文数字化整合还存在一定的困难。因此，必须规范民生档案管理软件，使单位与单位之间、档案门类之间的数据库相互兼容，实现民生档案数据整合 。

二、民生档案信息资源整合有效途径

1.加强民生档案资源整合，实现民生档案资源的优化配置。

首先，深入挖掘馆藏民生档案资源，充分了解馆藏档案种类和数量，对馆藏实体档案采取优先整合、优先编目、优先解密划控、优先数字化加工。对于分散在各个全宗内与民生相关的文书档案，应当进行全文复印备份，目录标注或建立专题目录。其次，进一步加强涉民部门和单位的民生档案管理工作，对于不能进馆的民生档案或保管条件较差的单位，应当统一管理标准，明确管理要求、强化管理措施，确保各类民生档案齐全完整、安全管理、方便利用。最后，丰富民生档案馆藏资源，改变民生档案资源结构，解决民生档案资源的短缺问题，解决实体档案保管与不能满足民众诉求的矛盾。实现整合后的民生档案信息资源的优化配置。

2.加强民生档案管理机构整合，建立科学高效的民生档案信息资源管理机制。

从调查的情况看，我市的民生档案管里部门繁多，大部分实体档案处于分散管理的状态，保管条件、方式、方法各异，执行标准不统一。首先，加强档案行政管理部门对涉民部门和单位的民生档案指导监督力度，完善民生档案相关法律法规，做到民生档案在行政监督和法律框架下良性发展。其次，发挥档案馆的主体地位，形成以档案馆为主体的，以各民生部门和单位为分支的相互协作的民生档案组织管理架构，促进各部门的相互协作与融合，努力构建机制健全、管理科学、运转协调、效率高效的民生档案管理机制。

3.做好民生档案服务利用整合，建立全民共享的档案资源服务利用体系

民生档案服务利用工作涉及到社会方方面面，涉及档案内容、种类众多，数量庞大。服务利用整合就是以百姓需求为导向，对民生档案服务利用工作将强领导与统筹的同时，要强化指导、监督，履行提供民生档案为百姓的义务，拓展服务领域，建立民生档案信息资源服务利用体系。

邓小平指出“党组织、党员、都要永远站在人民一起，同人民在一起了解他们的要求，倾听他们的呼声，采取各种办法保护和争取他们的利益”。民生档案是政府保障民生和民众参与社会活动的真实记录，是民众切身利益的集中反映，是保护和争取人民利益的有效手段。因此，做好民生档案工作，真正为百姓排忧解难是对这句话的最佳诠释。

4.做好民生档案数据整合，整合后的民生档案资源的有效利用和统一平台的基础上的共享。

民生档案数据库整合就是把分散在各个民生工作部门，又与广大民众生产生活息息相关的民生档案有效地收集、整合达到规范的管理，即方便了利用又，实现了民生档案资源共享。

首先，对馆藏民生档案优先数字化和数据整合，进行全文数据库和专题建设。完善民生档案纸质目录和电子目录的报送和备案工作，建立民生档案目录中心，搭建民生档案检索利用平台。利用现代化信息技术手段，进行民生档案全文数据库录入，构建民生档案全文数据库，创建百姓查阅民生档案数据网络信息共享平台，实现民生档案利用达到“1+1>2” 的效果。

其次，建立各专门民生档案数据库，实现民生档案数据整合，实现以户籍、社保、婚姻登记、土地林权、住房档案为重点的数据库，以统一制度、统一标准、统一软件为保障，以实现专门档案数据达到规范化、标准化、网络化为目标，以现代化信息技术为手段的整合机制。

第三，利用政府信息平台，采集本区域内的不同部门的数据库，充分利用该平台整合现行文件和民生档案资源，通过使用统一的或相互兼容的软件，对不同部门民生档案数据整体整合或部分整合，使整合后的数据库之间能够跨库、跨行业检索，达到远程利用，实现资源共享。

〔参 考 文 献〕

〔1〕商兆鑫.对做好新时期民生档案工作的思考〔J〕.档案与建设，2009，（02）.

〔2〕张林华.關于加强民生档案工作的思考〔J〕.秘书，2008，（12）.

〔3〕张元飞.民生档案研究〔D〕.安徽大学，2010.

〔4〕郑欧.加强档案信息资源整合势在必行〔J〕.上海档案，2006，（05）.

〔责任编辑：谭 蕊〕