刍议档案管理信息化中的信息安全

闫伟荣

【摘要】档案管理是一项可以反映一个单位或者是部门的工作业绩的工作。随着科技的发展，信息技术得到了迅猛的发展，而将信息化应用到档案管理工作之中则成了提升档案管理工作效率的一项紧迫要求。本文立足于档案信息化建设的背景下，阐述了档案信息化及其意义，分析了当前影响电子文件安全的因素，并提出应对措施。

【关键词】档案管理；信息化；风险；信息安全

科学的档案管理，是将历史工作全面、系统地呈现在需求者面前，让观阅者能够用最短的时间了解被阅者的基本情况，作为下一步工作的依据。

1、档案管理信息化

1.1 档案管理信息化的概念

档案管理信息化是指运用现代化的信息科学技术，尤其是以计算机为主要载体的智能化工具为依托，对档案资料进行收集、整理、开发以及利用，这是一种高效、科学的管理模式，主要包括建设标准化、资料存储数字化、信息利用网络化。推进档案管理信息化建设，对促进人才开发、利用具有重要的作用。

1.2 档案管理信息化的意义

第一，档案管理信息化可以快捷地实现资源共享。打破传统的纸张传递、审阅模式，在使用者之间消除信息闭塞的壁垒，促进信息资源的保存、传递、开发、利用，更高效地实现资源共享。

第二，档案管理信息化标志着档案事业的一个新起点。传统的档案管理就是簡单的收集、管理。而引入信息化建设，一方面是硬件设施的信息化，另一方面是软件的信息化建设。而硬件、软件两方面建设都能更加满足当今社会的发展要求，使档案管理工作与社会整体发展相协调。

第三，档案管理信息化效率更高。传统的档案管理以纸质的资料作为信息的保管、整理、归集，过程繁琐，导致效率低下，而且容易对档案资料产生破坏。推进信息化后，纸质的资料变成了电子档案，以科学的先进技术替代了传统的手工模式，缩短了档案管理的时间，而且将文字、图片电子化，具有强烈的直观性、选择性、易操作性，容易调动工作的热情。

2、档案管理信息化中电子文件信息安全风险

电子文件是档案资料在网络环境下生成的资料呈现方式，这是一种新型的只是管理方式，它直接关系到档案信息化的作用能否正常实现。如果电子文件保管不到位，造成被非法窃取或者是修改，都会造成信息资料的真实性和完整性，不仅无法为使用者提供可靠的档案资料，也失去了信息化减少的意义。因此，保证电子文件资料的安全至关重要。电子文件具有虚拟性、复杂性以及集成性的特点。

2.1 信息更替过程造成资料的损失。由于科学技术的快速发展，具有存储信息和使用功能的管理软件、硬件与操作系统都有一定的升级空间，而在技术升级的过程中，可能由于信息的存储格式等方面的标准不同会妨碍到电子文件的存储的长期性。如果，信息不能读出，等于信息被破坏了。

2.2 电子文件档案的目的就是对相应的资源进行利用，实现资源的共享。而资源共享的整个工作过程都是依托计算机和网络而进行的。这个过程运用了一定的网络技术，从资料使用的周期来看，由于网络加密技术、防火墙技术、病毒机器变异技术、网络备份、计算机、网络技术的缺陷或者是发展等诸多因素影响，都会产生很多安全隐患，直接影响到资料保存、使用的安全性。加之，电子文件与信息载体能够分离，让泄密具有了很强的隐蔽性，而且被泄密的资料依靠互联网可以快递地传播开来，给补救工作带来了很大的挑战。

2.3 电子文件管理人员素质参差不齐。由于我国档案管理信息化建设相对较晚，很多管理人员并非专业人士，其业务能力、政治素质以及职业道德都有带提高；此外，电子文件管理需要很强的硬件、软件操作能力和维护能力以及安全防护知识，所以，管理人员必须具备较强的综合素质。而受到原有用人体制的影响，很多管理人员的水平不高。而且兼职现象比较严重，缺乏相应的管理意识很安全意识，都会对电子文件的管理造成很大的影响，严重地影响了先进的管理方式的推广。

3、档案管理信息化中电子文件安全应对措施

3.1 加强文件管理人员的素质

为了适应社会的发展，满足科技的要求，档案管理者必须做到活到老、学到老，不断探索，不断创新，在工作实践中提升自我，最终实现档案管理信息化建设目标，才能满足使用者对档案信息的需要，才能让档案资料发挥更大的作用。

一是，档案管理人员要及时更新计算机、网络通讯方面的知识，提升网络使用的安全性。要不断学习网络历史、文化、专业术语等网络的基本理论和操作知识。

二是，档案管理人员要熟悉互联网的信息资源分别和查找手段、方法，熟悉常用浏览器的使用，要熟悉不同需要存储的档案信息的特点和搜索引擎，以及归集方法。

三是，完善整理档案信息的能力。要能做到通过网络将分散的资料进行整合，提供给使用者。

四是，加强网络档案信息资源开发的能力。信息化要起到实效，就得适应网络化发展要求，切实提高网络档案工作服务水平很能力，这就需要管理者不仅要有丰富的档案管理知识和经验，熟悉网络的信息搜索、整合流程，更要具有学习、探索的能力。

3.2 强化安全培训

电子文件以计算机和网络为依托，建立在现代信息技术运用基础上，利用数字化手段，对资料进行收集、管理工作，从而实现档案资料的资源的大规模共享。

因此，要对档案管理人员进行电子文件安全培训。增强管理人员的安全保密意识，并强化其职业道德，增强其责任感。针对可能出现安全问题的环节，如传输、录入、存储、调用等环节，要建立相对完善的管理制度，做到有制度可以依靠、可执行；同时，要加强技术力量投入，可以利用加密技术来拦截第三方对资料的盗取；设置安全通行密码，维护管理者的使用权限；也可以利用监控技术，防止对电子文件的非法访问，防止资料的泄露和篡改；做好电子文件的安全备份工作，增强计算机病毒的防控能力，提升电子文件的安全性。

3.3 转变管理视角，做到技术和管理同时加强

由于电子文件管理是依靠先进的技术，所以就形成了对技术发展的高度重视，而忽略了相应的配套管理措施。如果缺少如文件登记、传递、监控等运行过程，或者这些措施不到位，而仅仅依靠科技的保障，是无法实现电子文件的信息安全的。因此，做好电子文件安全使用，不仅是科技的问题，更是管理的问题。档案管理人员要充分发挥自己的能动性，切实履行岗位职责，对电子文件的运行过程要进行研究很监控，做到全盘考虑。

3.4 建立、健全电子文件安全运用规范

作为一个新发展起来的管理手段，档案信息化的安全工作是一项非常重要的工作。虽然国家制定了《网络安全法》、《计算机信息网络国际联网安全保护管理办法》、《中华人民共和国电子签名法》等，但是这些都是基本法，面对日新月异的科技发展势头，要想保护电子文件在档案信息化过程中的安全，必须根据实际工作需要，结合科技的发展速度，制定适合的规则和法律，才能最大程度的保证电子文件的安全使用，促进档案的信息化建设。

参考文献

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