信息化背景下的高校档案服务

张瑶

摘要：根据目前工作与生活方式的改变以及信息社会建立的网络技术，各大高校应从自己的实际情况出发，选择相应的文件信息战略，建立档案信息服务质量评价体系，促进高校档案和信息服务实现根本性的转变。

关键词：信息化 高校档案服务

由于网络的普及，高校档案服务信息化已成为高校档案工作者的热门话题之一。但是，信息服务高校档案的效率和效益仍处于较低水平，发挥的社会功能极其有限，其根本原因在于没有明确高校档案服务信息化中的一些基本问题。

行政化实施的加速，使得很多高校开始从行政式附属走向独立，从封闭的办学走上社会化和国际化道路，这一过程伴随着高校自身内部管理的全面改革。随着高校档案部门重新定位自己的服务，直接影响到大学的发展目标，所以，考虑到学校与社会两方面档案服务的需求，除满足学校自身的需求外，高校也应尽最大的能力实施开放的档案政策。

一、高校信息档案服务的策略

不同的学校应该根据实际情况选择不同的档案信息服务策略，因为学校档案工作具有社会性和部门性相统一的特点，学校之间管理信息化的程度、学校之间档案工作发展的快慢都存在一定的差异。具体而言，高校选择档案信息服务的策略要注意几个问题。

1.双向性的服务

高校自身的发展是服务的根本，为现行的科研、教学、后勤保障、学生管理等工作的开展提供高质量的服务，是高校档案部门的首要职责。因此，在教学管理中，高校档案服务应包括：提升学术研究的氛围和增加创新性的研究工作，这是科研管理的主要任务；提供基础数据进行科学评估，提供跨学科的研究成果和社会反响的材料系统，这是研究管理和实践的迫切要求；改善基础教育素养和专业素养，增强大学生适应社会的能力，这是培训和管理学生的首要任务。

2.主动性的服务

目前，档案信息服务缺乏系统性、主动性和有效性的服务，虽然“主动服务”这个口号喊了许多年，但实施起来却非常迟缓，缺乏创造性，只有传统的服务项目和“响应”服务。被动式的服务可能导致档案信息不系统、不完整，档案部门的社会功能以及档案的价值得不到应有的发挥。

现在，大学评估档案工作者的业绩与其他专业的技术人员基本上是一样的，与新人事制度精神有着显著的差距。因此，笔者认为比较合理的做法是用档案实体管理中的安全性与规范性、档案服务的有效性、分管档案工作中档案形成的准确性和完整性、档案检索工具中的完备性等指标来取代现行的出书、论文、获奖、科研项目等指标。这样调整评价指标，可以促使高校档案工作者不断创新，提高档案服务的效率和质量。

3.现代化的服务手段

目前，网络的普及正在重塑人类的工作和生活方式，它已成为人们工作与生活不可或缺的部分。现在，利用互联网提供越来越多的公共档案信息服务，是大多数人对高校档案部门提出的基本要求。

限制档案部门网络化的根本原因是思想的封闭性。纵观各行各业的发展，走开放之路已成为一种趋势。如政府通過网络机构，实现了高效互动；社会管理工作的开放性，显著提高了行政工作的效率；通过远程教育网络，实现了教育部门的网络教学，扩大了教育范围，提高了教学效率。相较于档案信息，我们很难直接访问互联网上相关档案文件的信息，很多的档案信息资源处于休眠状态，这种现状是可悲的。

二、建立大学档案信息的服务评价体系

为了提高信息服务的质量，档案的信息服务评价机制在高校信息服务战略实施中发挥着重要作用。在很长一段时间内，高校缺乏对大学档案馆的服务及有效的评价机制，档案文件服务工作的开展主要延续传统的做法，或者是档案管理者的主观判断，新的服务和需求缺乏有效的建立，服务质量难以得到保证。现在，大学正在建立教学、科研和工作于一体的考核制度，档案部门应借鉴相关经验，创建一个文件服务评价体系，以适应规范、科学的高效管理。档案服务评价体系应涵盖以下内容：服务指标、服务制度保障、服务流程、服务方式、服务有效性、服务满意度评价、服务评价信息采集等。

（作者单位：朔州师范高等专科学校）