秘书工作要处理好领导批示

张清华

领导批示，就是领导者在来文来电来函、书籍、报刊与拟发的文电、请示、报告等上面所做的文字指示与感悟，包括对工作或其他事情的认识、理解、态度和要求。领导批示是领导者利用文件指导工作、解决问题、实施领导的一种常用的形式，也是一种常见的领导方式。领导思想与经验在很大程度上体现和固化在重要批示之中，因而秘书人员接触领导意图最多最直接的往往也是领导者的各种批示。

领导批示含有大量的领导信息，这种信息具有明显的特点：一是及时，二是新鲜，三是具体，四是管用，五是机密。由于领导批示是固化的领导意图，与批示事由、背景直接相关，文字批示是黑字落在白纸上，必须按规定定期存档，以备查证，所以它比讲口头意见更慎重、更严谨，是更为宝贵的学习研究资料，把领导批示视为领导科学的“活页文选”也不过分。秘书人员对领导批示从思想上高度重视，行动上积极努力，学习研究上用心得法，既利于当前工作，也能增长本领，惠及长远，受益终身。

一、认识领导批示的表现形式

领导者面对的情况和所要处理的问题十分繁杂，领导工作产生的领导批示也具有一定的复杂性与多样化。从表现形式上，大体可如下分类：

按内容分：一种是有明确的态度与意见，即领导者对于上级发的、下级报的、左右往来的各种文电资料有明确的批示意见，或同意，或不同意，或指示，或指导，或交办，或协商，都提出了自己的具体意见。这种批示最有价值。另一种是没有明确的批示意见，具体批示含糊其词、模棱两可。这种应景性、应付式的批示具有一定的参考价值，因为其中也表明了一种态度。还有一种是没有批示意见，即针对上级来文或下级请示、报告提出的问题，由于某种原因，不能或不便、无需提出明确意见，但按工作程序，需要表示阅过，从而批示“阅”或“已阅”等，有的只签名、签日期，有的只打个钩儿、画个圈儿等。一些参阅文件往往这样处理。没有意见的批示具有程序性作用，也有一定决策参考意义，因为至少没有表示不同意见。

按载体分：有的批在文件上，有的批在信函上，有的批在报刊书籍上，有的批在信息简报上，有的批在调研材料上。领导批示的载体，称为领导批示件，其重要意义远远大于没有领导批示的同项文件。一件普通的信函，由于有重要领导的批示，很可能成为重要文献或文物。

按过程分：有基础性批示，即若干领导批示中无决策权的领导者的批示，这一类批示仅提供一些拟办意见或参考性、参谋性意见，为决策提供准备。有过渡性批示，即一种承上启下、承前启后的批示，也就是在其他领导者批示的基础上，为后面的决策者提供意见或建议。有结论性批示，即最后的批示，也是一种具有最后定夺意义的决定性批示。

按决策意见分：有指令性的批示，即指示某某部门或某某人“办理”“阅处”“酌办”等。有商讨性的批示，即同级领导者、没有直接隶属关系的领导者或其他领导者之间的批示，这种批示一般提出某些商讨性的意见，仅供参考。有提示性的批示，即不作结论，只提出一些值得注意的问题、事项或意见、信息。有参谋性的批示，主要指下级领导者对上级领导者，也包括部分领导者配合其他领导者工作时，所作的一些有关建议、对策、意见的批示。有补充性的批示，即在已有批示的基础上，提出某些补充意见或情况，如在批办件上，将此文增发某某单位，或增加某某承办部门等。

按批示质量分：有的有重大决策意义，有的没有什么决策意义；有的批示完善，有的批示不完整或有疏漏缺陷；有的批示正确，有的批示错误；有的批示有价值，有的批示没有什么价值；批示的对错，有的一目了然，有的要靠实践检验。

二、秘书务必处理好领导批示

处理好领导批示，是一个严肃的组织原则、工作纪律与事关领导工作成效的重大问题。落实好领导批示，也反映秘书人员的工作态度与水平。秘书人员要利用工作优势，对领导批示认真阅读与思考、学习研究与贯彻落实。

秘书人员见到领导批示，首先要认真阅读，从中得到最新信息，重点是先把文字看明白，把领导意图搞清楚，特别是遇到字迹潦草的批示，更要仔细辨认，以防搞错。及时发现领导批示不完善的地方，提醒领导修改批示中的错字和签错的时间、地点、人名，补上漏掉的文字或时间，改正其他需要修正的地方。对于难以辨认的领导批示，要专门誊清，核对无误后，随原件一并处理。而后，要开动脑筋思考，领导为什么这么批示而不那么批示，领导有什么明确要求，需要办理什么事项。只有明白了其中的道理与要求，才算是真正领会了领导意图，才能更坚定地、正确地、全面地贯彻落实领导批示精神。对于秘书人员，一旦接触到领导批示就有保密的责任与义务，必须严守保密纪律，对领导批示严加保密。

领导批示是领导科学与领导经验的凝结。要把学习研究领导批示贯穿到整个秘书工作之中。在服务领导工作的过程中，通过学习研究领导批示，熟悉领导工作，研究领导工作，积累经验，增长见识，学到本领。学习研究领导批示，特别是学习研究领导水平高的领导批示，要运用广泛联系的方法，联系文件材料的事由、前因后果与要求，联系领导者经历、风格、处境、分工、心态与环境等背景，联系其他领导的相关批示及批示外的有关意见等，而后进行综合分析，深刻理解批示含义，从中发现一些规律性，更好地准确把握领导批示的科学内涵与领导艺术。不论领导批示重要程度如何，与自己联系密切与否，都不能简单处理，切忌不动脑子，就事论事，草率对待；切忌应付差事，不负责任，一转了之，近水楼台先失月。研究领导批示，一个重要的方面是要进行延伸性思考，也就是要预测批示事项的发展，即将出现的后果。如果预测结果是正向的，要坚定信心，做好进一步加速推进、促进发展的准备；如果是反向的，落实下去可能出现负面影响，应采取领导能理解与接受的策略方式提醒其注意。假如领导继续坚持既定批示精神，秘书人员就要进一步认真贯彻落实，并时刻关注事态发展，以掌握工作主动权，发现新问题，协助领导及时解决。

阅读思考与学习研究领导批示，最重要的目的是抓好贯彻落实。领导批示的根本目的在于落实，否则，批示就失去意义与作用。绝大多数领导批示要尽快落实。有极小部分的领导批示不需要落实，一种是没有明确要求的批示，还有一种是应景式的、应付性的、心得体会式的批示等，都不用落实，但需要相关秘书人员做好文书处理工作。落实领导批示，要以求真务实的精神，做到坚决、迅速、准确、全面、深入、彻底、求实效。即使有的批示有些不妥，甚至有不对的地方，经提醒领导者未做修改的，也要按组织原则与纪律，认真贯彻落实，争取在落实中尽力弥补批示缺陷，回避风险，减少损失。不论批示质量高低，秘书人员都要认真督促检查办理；不管有无问题，都要及时向批示的领导反馈贯彻落实情况。在贯彻落实过程中，要把主要精力更多地集中到急重的批示，努力求得落实的最大成效。要着重把握三个环节：一是文书处理，认真细致，不得马虎。秘书人员对批示件要及时进行签收、登记、办理、归档等项工作。二是承办与督办，按照领导批示精神，采取有效措施，抓好落实。承办者要尽快开展工作，督办者不断追踪、督促、检查落实进展情况。三是反馈与总结，要增强针对性，把重要信息尽快反馈给领导，在落实后对重要问题进行科学总结。

作者：中国国际贸易促进委员会河北分会、中国国际商会河北商会原巡视员，河北省社会科学院特约研究员

（责编/郭建民）endprint