我院物资管理系统与物流集成化管理模式探讨

陈雪

北京积水潭医院　采购中心，北京　100035

我院物资管理系统与物流集成化管理模式探讨

陈雪

北京积水潭医院采购中心，北京100035

0　前言

随着科技与信息技术的飞速发展，以及医改新政策的逐步推进，现代供应链与物流管理作为一种新型的科学管理模式，受到越来越多医疗机构的高度重视。本文通过将新的物资供应链与物流管理理念和运作模式融入信息系统中，为医院提高经济效益及社会效益。现基于我院物资管理系统及物资集中配送的特点，分析并探索出一套适合医院发展的物流管理新模式。

1　医院物流管理概念

医院作为医疗服务机构，是物资的需求单位，管理上以内向物流为主，是整个社会物流供应链靠近末端的部分。医院物流是指医院内各科室在医疗服务、科研、教学、办公物资等方面所涉及的物资按需求量从供应地点采购，并向需求地点运送及管理的过程，其物流活动环节包括计划、采购、仓储、库存管理、运送等内向物流的全过程。医院所需的物资品种包括医疗设备、医用高值及低值耗材、普通办公用品、I T办公用品、总务后勤用品、药品等多品种，且涉及环节广。医院的采购管理围绕医院的管理目标和经营业务需求，在采购、库存和使用等环节，通过物流、资金流和信息流将供应商、医院采购所涉及的部门和最终用户(病人)连接成一条供应链的管理模式。如何将这一体系在物流、信息流、资金流进行协调、集成是有效管理供应链的关键。

2　我院物资供应链管理新旧模式对比

我院成立于1956年，是一家三级甲等综合医院，科室涉及内、外、妇、儿科，并以骨科及烧伤科为重点科室服务于全国各地前来就医的患者。多年来，医院的物资供应链一直遵循着递交手工申领单、订单采购、入库、发货、手工记账、对账及付款等繁杂且费时的旧管理模式。

2.1旧管理模式存在的问题

（1）采购环节。医院的采购部门需要面向多个科室进行需求调查，并制定采购与配送计划，物资申领和订单处理环节仍采用纸质单据流转，耗费大量的时间、人力与物力，受人为因素影响大、效率低下、差错多。

（2） 供应商管理环节。医院的供应商众多，而医院的物资采购、储存、使用以及物流管理环节的信息系统与供应商脱节，因此医院面对大量供应商时沟通困难，缺乏系统性；订单、配送、对账结算等各项业务涉及物资品种众多、工作量大容易出现差错。

（3）物资配送环节。由于医院的物资采购、储存和使用等各个环节处于条块分割状况，所需物资必然会出现配送不及时的情况；各个科室不知道所需物资何时能够到达，信息不对称，科室抱怨多。

（4）医院的仓储管理环节。医院普遍都存在物资仓储用地紧张、场地小、货架简陋，物品的运送、装卸依赖小推车等工具；科室领用物资手续复杂，效率低；库存盘点难、差错多、浪费严重、存在无效库存等问题。

（5）库存控制环节。对“零库存”的认识不足，或是在原来的基础上挖掘内部潜力，依照经验确定合适的库存量，而不是真正科学的库存管理方法。

（6）受场地、习惯和设施的限制，医院目前仍然采取原始的领发货方式，人流、物流通道没有分开，这样不但效率低，消耗大量的人力、物力，还增加了运营成本。

2.2新管理模式的主要功能

经多方调研，医院采购部门、器械库房、总务库房及信息中心决定上线一套新的物资管理系统来提高物资供应链的管理效率，经过半年多的开发及应用，新系统实现了如下功能：

（1） 通过端到端操作流程的梳理，实现订单处理、物资申购环节的流程电子化，真正做到申领单据网上管理，降低单据丢失率，实现信息实时跟踪与查询；建立供应商资料库，便于采购价格维护及财务结算。

（2） 新增采购预算、采购订单执行流程的可视化和电子化，包括制定月度采购计划、采购订单汇总及采购订单入库等。

（3） 报表和查询功能，可从不同纬度、多角度统计查询并汇总出据各类数据及财务报表，便于管理决策。

（4） 系统管理员能够自定义系统菜单显示名称并排列顺序，具备很好的延伸性，可扩展条码扫描功能的信息识别模块，外接条码扫描设备实现入库单、出库单条码信息的采集及批号、效期的全程追踪。

（5）解决物资申领过程中账物不统一问题，从而实现电子对账。更重要的是该系统实现了医院所需物资的采购、配送、院内流通和科室使用等的自动化、信息化，克服人为因素造成的问题，使医院各项物资采购和使用活动实现透明化、公开化，便于有效管理和监督。

2.3新物资系统模块的图解

新物资系统模块图解，见图1。

图1　新物资系统模块图解

新系统运行后，首先实现物资管理业务信息采集储存与传输手段的自动化，提升了信息反馈速度，提高了医院的工作效率和管理质量水平。其次，医院领导、采购管理人员可实时动态地掌握物资管理的相关信息，为管理调控和决策提供依据，从根本上消除中间环节效率低、人为操作差错率高等问题。

3　回龙观新院引入第三方物流管理新模式

回龙观院区于2013年年初建成并正式投入运营，根据老院区引入新物资管理系统的成功经验，医院决定在新院区采用物流集成化管理模式，在信息系统平台下，委托第三方物流服务公司实行库房托管，医院保留二级库房进行院内简单运送工作，实行全部或部分医用耗材及总务物资从第三方物流服务公司集中配送，从而进一步缩减存货量、降低仓耗、节省开支，其中规定采购权、物资的选择权归医院所有，由医院采购员从物资管理系统上下采购订单，配送商在系统上查询并接收订单，向供应商处进行统一采购。在验货环节，遵循药品集中配送的模式，配送公司配送员初步验收后将货物送至医院二级库房，医院采购员及库管再次对物资进行验收以保证物品质量安全。这样做不仅可以使医院内部需求集中统一化，还可以降低与外部供应商价格谈判，配送、运输等的压力。采用库房托管的运作模式，其劳动力、场地占用费都比医院本身运作要低。

4　库房托管集中配送管理模式的应用

经过近半年的摸索及试运行，库房托管集中配送管理模式的应用实现了：

（1） 为医用耗材、总务物资提供供应服务。在不改变医院现有医用耗材、总务日常物资等品种、品规和生产厂家的情况下，顺利切换医院所需物资的供应，为医院提供集中的物流配送，并实现24h响应服务；同时，根据医院各类所需物资的个性化需求，结合设计各种应急流程以应对临床对所需物资的紧急需求，消除医院的后顾之忧。

（2） 为院内所需物资提供配送服务。针对院内物流系统，配备相应的院内物流配送和管理人员，这些人员归属于第三方物流公司，专门负责接货、储存和申领等院内各个环节物资的管理和配送。同时，提供院内物流设计与优化服务；处理所供物资在24h内的售后服务问题；提供全天候不间断所需物资在院内的配送；处理院内特殊产品应急需求配送；处理产品问题，临床服务持续跟进。

图2　物资集中配送流程图

（3） 提供科室库存管理与医用耗材、总务物资的自动补货解决方案。帮助医院建立科室库存，并在此基础上，配合整体外包，通过与供应商建立系统对接，实现科室自动补货，核心点包括：① 建立医疗用品在科室的库存管理，利用条码卡片、RFI D等物流技术管理科室医疗用品的使用；② 根据医疗用品在各个科室的使用情况，利用数学模型以及经验值，设定上下限，上下限考虑了科室的日需使用量、供应商的配货能力、季节变化等因素；③ 利用采购平台与配送商实现订单、送货等流程的自动对接；④科室护士长不用提交医疗用品采购申请，由补货系统自动产生，自动处理，科室护士只负责签收，工作复杂度大大降低。

（4） 物资代储。第三方物流公司的仓库拥有先进的设备和仓储管理能力，医院采购的物资直接存储在仓库中，使用时由物流公司进行配送，由此节省医院库房占地、减轻在仓储方面的费用。

（5） 可减少供应商到医院集中送货的堵塞状态，提高医院车场及公共设施的利用率。

（6） 库房托管可以帮助医院处理繁杂琐碎的日常事务，减少人力、财力投入，帮助医院合理分配资源。

物资集中配送流程图，见图2。物资集中配送收货入库流程图，见图3。

5　第三方物流的潜在风险

第三方物流在具体操作实施中应注意以下几点：① 严格控制采购成本。第三方物流的含义，实际就是向外部企业购买物流服务。而所谓“购买”就是购买价格里一定会包括对方企业想要获得的利润，这种利润可以是有形的经济利益，也可以是无形的市场宣传，这样做医院会在付出

图3　物资集中配送收货入库流程图

更多的管理成本的同时失去与外部供应商之间的战略联盟关系；② 降低外包控制风险。外包常常会使医院失去对一些产品或服务的控制，从而增加了医疗安全的不确定性，采用物流外包形式一定要将物资的选择权和采购权掌握在医院手中，这样不至于因丧失对外包的控制而影响整个医院医疗业务的发展；③ 减少对外包的依赖。长期依赖某一个第三方物流服务商对医院的资金投资、效益提高具有潜在的好处，但同时又会使第三方物流服务商滋生自满情绪而让医院难以控制。

6　结语

医院供应链管理的实施不仅会大大提高医院的诊疗效率、服务质量，而且对提高医院未来竞争力产生极大影响。现代化的物流管理模式的演变改变了医院传统的物流模式，从而也带动了医院经营理念的转变，使医院从原来的只注重装备及医疗水平，而转为既要注重装备及医疗水平，又要注重医院的物流管理水平和服务水平，同时也改变了医院的管理方式、改进了对患者的服务。现代化医院物资供应链与物流管理模式应该以先进的物资管理信息系统为平台，采用物流集成化管理模式进一步提升供应效率、降低采购成本、增加物资采购和使用环节的透明度、优化库存结构，从而提升医院整体水平，使医院能够在公立医院中独具良好的竞争地位。

[参考文献]

[1] 刘伟,张秀英,王俏.浅谈医院物流管理现状与展望[J].中国医学装备,2012,(10):58-60.

[2] 何媛,薛迪.医院物流管理的关键环节与现状[J].中国医院管理,2007,27(11):77-79.

[3] 邓国标,肖文莉.中国医院物资管理初探[J].物流技术,2006,(12):8-12.

[4] 赵水长,韩斌斌.试论医院物资供应流程的再造和重组[J].中国卫生经济,2002,(5):52-53.

[5] 陈洁.医院医用物资物流管理成本分析及优化[J].中国卫生经济,2005,(8):43-44.

[6] 王爱虎.物流与供应链管理的国内外发展现状评述[J].华南理工科学版,2009,(2):36-42.

[7] 张淼.浅析医用耗材的物流信息管理系统[J].中国医疗设备,2011,26(3):83-84.

[8] Etienne Poulin.Benchmarking hospital logistics process[J].CMA MANAGEMENT,2003,(22):21-23.

[9] 吕建昆,戴林亚,李彬.现代物流管理在医院的应用[J].医疗卫生装备,2008,(5):69-70.

[10] 黄湘民,薛莲.现代医院物流系统及管理探析[J].中国医院管理,2006,(6):18-20.

作者邮箱：chenxueant@aliyun.com

[中图分类号]R197.39

[文献标志码]C

doi：10.3969/j.issn.1674-1633.2014.02.029

[文章编号]1674-1633(2014)02-0096-03

收稿日期：2013-10-21

Discussion on the Supplies Management Systemand the Integrated Logistics Management Model in the Hospital

CHEN Xue
Procurement Center, Beijing Jishuitan Hospital, Beijing 100035, China

[摘要]本文通过对我院物资供应链与物流管理新旧模式分析，提出在信息时代，改变医院传统物流模式，优化物流管理系统，实施物流集成化管理模式是医院物流管理发展的必然趋势，也是降低医院成本，提升医院整体竞争力的发展理念。

[关键词]医院物资管理系统；物流集成化管理；高值耗材；低值耗材

Abstract：Through analysis of the old and newmanagement models of material supply chains and logistics in Beijing Jishuitan Hospital, this paper pointed out it had been an inevitable tendency for development of the logistics management in the information age to change the traditional logistics model, optimize the logistics management systemand implement the integrated logistics management model. Additionally, it also served as a development concept to reduce the costs and strengthen the all-round competitiveness for the hospital.

Key words：hospital supplies management system; integrated logistics management; high-value consumables; low-value consumables