英文电子邮件的写作流程及特点

屈宇清

摘 要： 电子邮件是现代办公、商务和日常生活的重要交际媒介，英语电子邮件的写作是大学生应该具备的基本技能。本文分析了英文电子邮件的特点，具体阐述了英文电子邮件的写作流程和要点。

关键词： 英文电子邮件 5C原则 礼貌原则 写作流程

据麦肯锡全球研究中心2012年的一则报道：在美国，每个办公室工作人员每年平均花费650个小时的时间，即办公时间的28%阅读和书写电子邮件。实际上，在网络日益普及的今天，电子邮件被广泛应用于办公系统、网络贸易及学习和日常生活中。因此，书写英文电子邮件不仅是学习了多年英语的中国大学生应该具备的基本学习和工作技能，更是个人在经济全球化发展背景下加强人际交往，联系外部世界的日常需要。

一、英文电子邮件区别于传统书信的特点

要书写完整、得体的英文电子邮件，首先有必要对比它与传统英文书信的不同。首先，从功能上来说，传统书信更具有情感交流的效果，而电子邮件则能够更及时、快捷地传递各种信息。基于信息传输的及时性、实用性和高效性的特点，从形式上看，电子邮件相对篇幅短小，但信息量更集中，书信的格式显得更简单明了。电子邮件完全去掉了信头和信内地址两部分，通常只保留称呼、正文、结尾语和署名部分。从语言表达来看，传统书信为手写，内容与作者情感的倾向和语言风格关系密切，而电子邮件，尤其是商务邮件，鉴于其时效性和处理便捷的特点，通常直入正题，言简意赅，文面上修辞少见，语言清晰、简洁，直指双方要探讨的问题。

二、英文电子邮件的书写流程和要点

有人总结了英文商务电子邮件写作的5C原则，即correctness（准确），conciseness（简洁），complete（完整），clarity（清晰）和courtesy（礼貌）。即无论是商务电子邮件还是私人电子邮件，都要体现出信息内容的准确性，文体风格的简洁性，格式的完整性，措辞和语意的清晰性，以及语意所传递出的礼貌性和合作性。以下从电子邮件的写作流程中具体分析5c原则的应用。

完整的电子邮件包括主题、称呼、正文、致谢、署名五个部分，有时候还有附件。主题栏的设置是电子邮件区别与传统书信的一个细节特点，读者能从主题栏直观得知信件的要点，即刻对电子邮件的处理方式做出判断。因此，在高效率工作理念的信息社会，发件者准确、清晰地书写英文电子邮件的主题十分必要。在对准确性和简洁性的原则需要下，英文电子邮件的主题栏中通常以名词或者动名词直指主题，而不用“Important”，“Hello”，“Message from x”，“Good news”等含混的表达。

礼貌原则与合作原则是写作英文电子邮件，尤其是商务电子邮件要遵循的重要原则。依据读信者与写信者的个人关系和邮件内容的严肃程度礼貌地称呼收信者能有效奠定全文的感情基调。在正式的电子邮件或者头几次给对方写电子邮件的时候，通常要使用“Dear Mr/Mrs/Ms/Professor/Dr”等称谓加上对方的名字，表达尊敬与合作的诚意；如果是比较熟悉的人，就可以直呼“Hello”后面再加上对方的名字。

电子邮件的正文部分通常开门见山，直入主题，例如“I am writing to enquire about ...”。为了在有限的时间和文本内明确各项信息内容，正文中的措辞要明晰、准确，尽量不使用“this thing”，“that person”之类含混不清的说法。而且，词汇拼写要完整、规范，不贸然使用诸如WUWT（whats up with that）之类的不常见的缩略词和缩略句，也不要通篇使用大写字母拼写或者不区分大小写，因为这样既破坏英文写作的基本规范，又影响读信者对信件内容的理解。

写信者还要设身处地考虑收件人的感情、希望和要求，即要换位思考，既表现出礼貌与诚意，又极大地提高邮件交流的有效性。在电子邮件中开门见山地感谢对方及时来信，或者赞赏对方对自己观点的理解是很有必要和很常见的。英文电子邮件的正文部分要层次清晰，措辞准确。为此，回复邮件时要逐一回答问题，而且有必要用一个自然段集中回答一个问题，并将次级问题在段内用数字或者符号标注。同样的，提出问题要主次分明，表达准确。如果期待对方及时回信，就要在正文结尾部分不吝言辞，表达出该想法。虽然如此，出于高效性和简洁性的原则要求，英文电子邮件的正文部分一般不要超过三个自然段。如果内容过于庞杂，就可以使用附件。

从行文风格来说，虽然电子邮件通常会少了些细腻的情感表达，但为了从整体上传达出语气温和、待人诚恳礼貌的特点，书写英文电子邮件时要不吝使用“Please”“thank you”之类的礼貌用语。除了致谢之外，在结尾部分直接表达歉意，或者委婉表明希望对方谅解，或者对对方的谅解表示感谢都是电子邮件中十分常见的内容。电子邮件的署名部分既可以使用传统英文信件中常用的“Yours sincere/faithfully”，“Sincerely”引入，又常以“Best regards”，“Warm regards”，“Thanks again”等传递给对方问候、祝愿、感激等。

在署名时，写信者可以根据个人关系亲疏和信件的正式程度签署全名，也可以只签名字。如果需要表明性别就要在姓名后面注明（Mr./Ms.）。如果写信人代表的是一个组织或部门，就应在名字下一行写上自己的职位和所属部门。

书写电子邮件是现代生活的基本内容，但是，电子邮件书写能力和一个人的思维逻辑、语言水平、生活阅历甚至性格态度都紧密相关。书写高质量的电子邮件不仅要有较高的英语语言水平，更要凸显电子邮件短小精悍、实用性和高效性的特点。学习书写电子邮件需要充分的生活积累和实践练习，这是当今大学生英语写作练习和生活实践的重要内容。