信息化视野下的油田企业物资采购审计研究

张美荣 赵自强

[摘 要] 中原油田作为特大型国有企业，每年对外物资采购金额超过50亿元，年签订采购合同上万份，编制物料凭证几十万份，如何促使物资采购计划、合同、招标、存储等各环节实现成本节约、管理高效，审计部门责任重大。开展传统的物资采购审计，受审计力量和审计手段限制，往往效果欠佳。当前油田AIS审计查证系统已成功上线，借助此系统的强大查阅功能，利用现代化的审计手段开展物资采购审计，必将有效地提高审计效率、降低审计成本、保证审计质量。

[关键词] 信息化；物资；采购；审计

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 03. 009

[中图分类号] F239.1 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）03- 0015- 02

中原油田作为特大型国有企业每年物资采购金额在50亿元以上，而物资采购审计是对物资采购计划、合同、招标、供货商选择、物资管理等全过程实施的监督和评价，按照传统的审计方法开展物资采购及管理审计，面对每年上万份采购合同，几十万份物料凭证，审计项目开展难度大、时间长、效果不明显，从而不能充分发挥审计在物资采购方面的预警和防范经营风险的作用。当前，中原油田AIS审计查证系统的成功上线，为提高物资采购审计的成功开展创造了良好条件，本文就如何在ERP环境下搞好物资采购审计，从而提高审计效率、降低审计成本、提高审计质量进行探讨。

1 依法审计

通过中国石化审计信息集成管理系统，学习掌握国家、集团公司有关物资采购管理方面的法律法规、文件制度，做到依法依规审计。

中国石化审计信息集成管理系统是中国石化自行开发的自动化办公系统，该系统除对审计项目实施全程线上操作和质量控制外，同时也是审计人员学习培训、信息交流的重要网上平台，其法律法规库和公司文件库是审计人员获取最新法律法规、公司文件的信息源。因此在开展物资审计项目前，审计组要通过集成管理系统深入学习掌握集团公司制定的《物资资源市场管理办法》《物资采购渠道管理规定》《物资招标采购管理办法》《合同管理办法》《物资采购价格管理暂行规定》《物资供应质量管理规定》《重要设备材料监造管理办法》等，针对招标和合同管理方面还要了解《合同法》《招标法》等有关国家法规，对于采购价格、质量、技术标准等方面还要了解油田的具体规定，在此基础上编制审计方案，才能合理确定审计内容，把握重点，做到“有的放矢”。

2 抓住审计重点

通过了解物资供应部门内部控制制度健全及执行情况，确定审计重点。

（1）审查各职能岗位设置是否遵从内部牵制和不相容原则，ERP主数据维护人员权限设置是否符合中石化集团（股份）公司内控要求。重点关注：物资需求计划是否真正由生产部门提出，由采购部门执行；物资采购是否与物资验收实现岗位分离；物资的采购、存储和领用与会计核算是否分离；付款与审核是否实现岗位分离；大数额采购业务审批人的审批金额是否与其审批权限相符合。

（2）物资采购管理部门内部是否实行计划、采购、质检、合同审核、申请付款等环节相互监督的分段管理模式。物资供应部门在ERP系统中设计计划、采购等岗位的权限时，是否遵从内部牵制和不相容原则。

（3）关注物资计划编制与审核时的主数据维护，通过穿行测试了解主数据维护人员是否按规定程序将审批后的物料主数据及时维护到ERP系统，并做到一物一码。

（4）采购渠道的确定与控制是否符合中石化集团公司要求。目前中国石化建立了统一的供应商网络。ERP供应商准入按规定审批后，物资部门是否通过供应商电子档案管理系统申请、录入、修改供应商主数据以及供应商产品目录，是否启用供应商产品目录增强程序控制采购渠道。

（5）在ERP环境下采购订单执行完成的当月，物资供应部门在ERP系统中针对价格、质量、供货周期、服务供应商是否按规定执行进行动态量化考核，并及时上报考核结果，是否对考核结果不佳的供应商进行新的资质认定或取消入网资质。

3 利用信息化手段成功开展物资采购审计

3.1 了解ERP环境下物资计划编制与审核是否符合中石化规定，并及时实施

（1）对于采油厂、钻井公司等生产单位上报的物资计划，经 ERP系统审批后要及时、准确、完整地录入（或批量导入）ERP系统，对于因系统数据维护不及时，影响正常物资采购的要落实责任。对于超过需求日期3个月以上且未完成的采购计划、未按规定核销的，审计组要查明原因。

（2）通过物资采购计划执行情况表，审查采购计划执行情况。 根据公司代码、物料、供应商、订单日期等信息查询物资采购计划的执行情况，审查内容包括：物料编码、物料名称、采购订单类型、计划采购数量、订单数量、实际收货数量、订单数量-收货数量、计划数量-收货数量、计划执行率等，以检查配置采购是否按计划完成；对于实际收货数量远大于订单数量的业务要重点审计，对于计划执行率很低的采购业务要查明原因，审查分析采购计划上报是否与生产需要严重脱节。

3.2 审查批量物资采购招标情况

审查批量物资采购的招标情况是否符合股份公司和油田规定，审查物资供应部门是否根据集中招标结果，创建框架协议，并在ERP系统内创建采购订单。

（1）审查大宗物资采购招标过程是否符合“公开选购、公平竞争、公正交易”的原则，审查在招标、开标、评标和定标过程中有无违反规定程序、私自与供货商串通、泄露招标信息等情况。审查有关招标文书的内容是否完整、严密，有关条款规定是否得到切实遵守。采用公开招标方式的，审查对外发布的招标信息是否全面、准确，发布范围是否具有广泛性，参与招标的投标人是否合格；采用邀请招标的，审查接受邀请的投标单位是否具有良好信誉、资质和财务状况，是否邀请3个以上投标人参加。

（2）审查电子商务和ERP系统内的采购订单是否及时录入。目前ERP上网采购物资通过接口下载询比价信息和上传采购订单；非上网采购物资依据询价单、框架协议创建采购订单（独家采购、寄售采购和委托加工采购除外），完善采购订单条款后，按规定权限审批。电子商务和ERP系统内的同一采购订单必须保持一致。

3.3 审查采购计划完成情况

通过AIS采购订单清单查询审计程序和物资采购清单，检查配置采购是否按计划完成，并审查具体采购业务是否真实、完整，采购价格及额外损耗是否合理。

（1）通过线上系统提供的自动补库采购订单清单，与线下补充库存的采购申请、运输计划相核对。

（2）通过线上取得的采购订单清单，与线下的物资采购计划、供应商清单、采购合同、招投标文件、询比价记录资料相核对。

（3）审查物资采购清单中显示的物资名称、数量、单价、金额、供应商、采购日期等信息，是否与事实相符，审查采购价格与中石化指导价、油田内部指导价相比是否明显偏高，并审查落实原因。 （4）通过AIS线上查询列出定损/超损清单以及财务处理情况 ，结合线下调查落实定额外损耗及成因。

3.4 对存货收、发、存管理及核算业务进行审计

（1）对入库存货的审计。对于已入库存货，要审查入库到货清单、产品交付清单及剩余存货的退料清单，以及仓储部门的入库验收单，需要质检部门检验的还要审查质检证明；对于直接运抵生产现场的“直达料”，要审查相应的运输记录资料和生产单位的接收验收签字。

（2）通过存货收发存报表审查物资领用、结存与报废、盈亏及处理情况。通过查看存货收、发、结存的数量、金额，及时掌握油田及各下属单位存货管理的整体情况，通过与实际库存数核对，查看账实是否相符；了解油田存货报废、盘盈盘亏、损益处理等特殊业务的发生情况，以便核实特殊业务的合理性、真实性，以及损益处理的及时性，检查是否存在通过存货人为调节利润的现象。

（3）通过物资动态分析表，按1年以内、1～2年、2～3年、3年以上分段查询物料的数量和金额，检查被审计单位是否存在长期无动态物资形成潜亏的问题，通过穿透查询相关的采购订单、收货凭证、物料凭证和会计凭证，掌握较为完整的物资动态管理信息。

3.5 应付款项审计

通过对应付款项实施审计，审查是否存在虚列费用或收入挂账等问题。

对于因物资采购形成的应付款项，主要包括：应付账款、应付内部单位款、应付票据、其他应付款、预付账款等，通过总账科目→供应商统驭明细账→凭证的穿透查询，能够查询到发生额、发生时间、余额及供应商名称，集成业务产生的应付凭证可以查询到采购订单等原始凭证单据流；通过线下追查采购申请单、合同、入库单、发票等原始资料，审查是否存在虚列费用或收入挂账等问题，对大额应付款项的挂账供应商应还应进行函证或实地查证。

利用信息化手段开展物资采购审计必将取得令人瞩目的审计成果，必将有效促进油田物资精细化管理水平的提高和经营效益的提升。

主要参考文献

[1]付代红，张建.网络环境下的审计创新[J].陕西审计，2003（2）.

[2]李子伟.试论电算化下加强会计控制的方法[J].经济师，2002（8）.