浅谈会计档案的管理

刘蓓蓓

【摘要】会计机构、会计人员依照《会计法》的规定对企事业单位生产经营、业务活动进行会计核算，实行会计监督，会计档案是记录这些活动的重要资料和证据。通过整理、妥善保管和合理利用会计档案，能够帮助企事业单位总结过去经营管理工作中的经验和教训，防止贪腐，堵塞漏洞，提高效率，能够起到促进单位可持续发展的作用。尽管会计档案管理工作的现实意义重大，但是，它在实际工作中往往容易被忽视。针对目前存在的一些问题和不足，本文提出了解决的办法供探讨。

【关键词】会计档案 管理 办法

会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。从会计档案中可以详细地了解到企事业单位的生产经营、技术开发、社会服务的基本情况，通过对不同时期的单位运行情况进行分析比对，可以扬长避短改进管理。会计档案工作是运用科学的方法管理会计档案，为各项经济工作服务。

一、现阶段会计档案管理存在的问题和不足

（一）相关人员对会计档案管理重视不够

会计档案管理相关人员指的是单位领导和财务人员，现阶段领导比较注重经济效益、社会效益，对会计档案管理比较忽略。财务人员存在重视会计核算、收支管理和项目实施，相对忽视文件材料的收集、整理和归档工作，甚至认为会计档案管理费时费力，根本不把财务资料的整理、归档工作列入议事日程，造成会计人员对会计业务非常熟练，但是对会计档案规范化整理的要求知之甚少。没有设专人负责管理会计档案，有的单位甚至由出纳兼管会计档案，不符合《会计基础工作规范》要求和《会计档案管理办法》的规定。

（二）会计档案管理制度不健全

我国1999年1月1日实施的《会计档案管理办法》第四条明文规定：各单位必须加强对会计档案管理工作的领导，建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密。实际情况是小的企事业单位、私营企业没有联系实际建立简单易行的会计档案管理制度；有些企事业单位虽然订了一些会计档案管理制度，也仅作为应付各种财务检查的摆设，检查一过便束之高阁形同虚设。

（三）会计档案整理不规范

会计档案整理的不规范主要表现为：

1.会计档案整理是有规定和要求的，要求会计凭证要素完整，粘贴和装订整齐、牢固，附件和制单、记账、会计主管的签章手续齐备，归档立卷、编号要规范。因此最好由凭证制单人或记账的专业会计来做，而有些单位比较轻视整理工作，没有专人负责，哪个有空哪个人整理。

2.现在企事业单位普遍采用计算机进行会计核算，许多企事业单位的会计人员，仅仅将电算化看成自动运算记账的工具，缺乏对会计电算化檔案管理的重视。会计电算化档案管理局限在保存打印出的纸质会计档案，人员能力要提高。

（四）会计档案管理的硬件设施设备不完善

现阶段单位的财务部门的安保普遍得到了加强，财务科防盗门窗、保险柜都比较到位。会计档案保管的硬件设施却很不完善，会计档案用木箱或纸箱随便放在财务室内的地上文件柜顶上，专门的档案室很少。有的单位虽有专门的档案室，但安全意识不强，没有安装防盗门窗，缺少防损毁的必要设施设备等。

（五）会计档案保管期限和销毁不规范

尽管《会计档案管理办法》第八、第九条规定了会计档案保管期限，第十、第十一条规定了会计档案进行销毁的程序和特殊情况处理。但是，由于思想上缺少足够的重视，客观上缺少专人会计档案管理，很多单位会计档案都存在着超期保管的问题（永久保存的除外）。这个问题表面上看没有大碍，实际上造成有限的保管设施资源浪费，不利于新会计档案的保管利用。

二、如何改进会计档案管理工作

（一）领导带头提高对会计档案管理的重要性的认识

领导要带头认真学习《会计法》和《会计档案管理办法》，财会人员更要主动地学法守法，领会掌握会计档案管理的规定和要求，在此基础上认真履行职责做好会计档案管理工作。领导要为会计档案管理工作创造必要的条件，为其解决工作中存在的实际问题，配合有关部门加强对会计档案管理工作的督查。

（二）加强会计档案管理制度建设

企事业单位要联系实际建立会计档案的整理、立卷、归档、保管、移交、查阅和销毁等管理制度，通过制度化建设，促进会计档案管理工作的规范化。尽量做到会计档案管理有专人负责，条件有限的单位要明确专人兼管，各项工作有章可依。有条件的单位可设专人加强对会计档案管理工作的监督检查。建立电算化会计档案的归档制度，会计电算化系统开发和使用的全套文档资料及软件程序，都应视同会计档案保管。

（三）会计档案的整理要规范化、程序化

要重视会计档案的整理工作，这是会计档案管理的关键性和基础性工作。会计凭证要由制单人或记账的专业会计来做，应按月整理，加具封面，封底装订成册。记账凭证、会计账簿、会计报表及本年度的预算、计划和财务文件的整理装订要参照《会计档案管理办法》的规定。要加强人员培训，提高财会人员电算化的业务能力，逐步完善会计电算化的电子档案的整理和保管工作。

（四）加强会计档案管理硬件建设

企事业单位要重视会计档案管理工作，加强硬件建设，购置必要的保管设施、设备，使会计档案的保管达到《会计档案管理办法》规定的要求，确保会计档案的妥善保管。

（五）明确规定会计档案保管期限并按期及时整理销毁过期档案

企事业单位要按照《会计档案管理办法》的规定制订会计档案保存期限表，制订会计档案销毁报批程序。及时对照会计档案保存期限表，按照程序履行过期会计档案的销毁报批手续，及时处理过期档案，提高会计档案保管设备的利用效率。

会计档案管理是财务管理的重要环节，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高。通过加强会计档案整理、保管和查阅等工作，能够为生产经营、社会管理、经济体制改革提供更加优质的服务，促进经济发展和社会文明进步。

参考文献

[1]《中华人民共和国档案法》.

[2]《中华人民共和国会计法》.

[3]《会计档案管理办法》.