新形势下高校办公室管理存在的问题及其对策探讨

杨明

[摘 要] 高校办公室管理工作的水平是决定整个学校能否有序运转的关键，新形势下办公室的管理工作也要跟上时代发展的步伐。本文主要分析了新形势下高校办公室管理工作中存在的问题，并针对这些问题探讨了相应的解决对策，希望为改进办公室的管理工作提供借鉴。

[关键词] 新形势； 高校； 办公室； 管理； 问题； 对策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 04. 071

[中图分类号] G64 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2014）04- 0136- 02

近年来，我国高等教育迅速发展，办学规模不断扩大，高校办公室的工作职能也发生了新的轉变。在此新形势下，作为高校管理枢纽的高校办公室也面临着诸多管理上的新问题、新挑战，高校办公室的管理工作也应该做出相应的调整，与时俱进、有的放矢，采取各种措施解决出现的问题，不断适应新形势下高校办公室管理工作的变化。

1 高校办公室管理工作中存在的问题

1.1 管理观念滞后，缺乏服务意识

现阶段，部分高校办公室工作者跟不上时代发展的步伐，对办公室工作缺乏新的认识，管理观念滞后，工作的积极性不高。除此之外，部分工作人员没有认识到办公室管理的主要工作是服务于学生与老师，缺乏应该具备的服务意识。另外，办公室日常管理工作比较琐碎，使得不少工作人员缺乏工作热情，不求上进，只负责自己的“一亩三分地”，对于出台的制度与文件不求甚解，只是负责执行，对于重要事件缺乏必要的理解与分析，在重要事件的研究中较难提出科学合理的建议。这种僵化的思想难以满足新形势下高校办公室管理工作的要求。

1.2 专业水平低，综合能力参差不齐

高校办公室工作人员忙于处理日常工作，疏于专业方面的管理与学习，不利于办公室工作效率的整体提高。另外，高校办公室工作人员大多是由毕业不久即走上工作岗位的大学生或从学校的行政、教学等其他部门调来的老师组成的，有些高校的部分岗位是由在校学生兼职的，这些办公室工作人员在工作能力、综合素养等方面参差不齐，部分工作者缺乏工作经验，不具备专业的管理能力。还有一些工作者仍旧采取过去工作的模式，按部就班地完成工作任务，缺乏主动性，这些问题都极大地制约了高校办公室管理效率的提升。

1.3 管理制度有待进一步健全与完善

办公室的管理制度缺乏可执行性，往往与工作人员的实际工作脱离，这不符合新形势下高校办公室管理的发展要求；管理制度上缺乏能激发工作人员工作积极性的奖励机制；管理制度上存在的职责不明、奖惩不清等缺陷也有待于进一步完善。另外，办公室的工作缺乏针对性与计划性，工作人员往往处在有工作就做，没工作就歇的状态，工作的内容主要是被动接受上级领导安排的任务，无法形成行之有效的工作机制。

2 做好高校办公室管理工作的方法

2.1 树立正确的管理观念，增强工作的积极性

高校办公室工作者必须树立正确的、与时俱进的管理观念，破除陈旧的管理理念，正确认识到高校办公室管理工作要与学校的发展脚步保持一致，并在工作中增强自身主动服务的意识。

首先，办公室人员要加强学习，学习先进的管理方式与管理手段，运用与学校发展相适应的管理方法推动学校办公室的管理工作；其次，转变不求上进的工作思想，在办公室管理工作中要热情周到，积极主动；最后，要强化服务意识，服务的主体不仅仅是老师和学生，同时也要为学校日常教学、科研项目、教学活动等服务。要及时了解相关的情况与信息，为学生与教师提供方便；要参与到科研活动中去，掌握相关动态，制订工作方案，提高服务的质量，提升工作的效率。

2.2 提高办公室人员的业务素质与专业水平

办公室工作人员作为办公室管理工作的主体，其业务素质直接关系着办公室管理工作的效率，因此，必须提高办公室工作者的业务素养与专业水平，培养一支业务素质高、服务能力强、工作积极主动、与时俱进、能适应新形势不断改变而调整工作职能的办公室管理队伍。

在思想政治上，要求高校办公室工作人员牢固树立正确的、坚定的政治责任感与思想政治观念，不断强化政治理论的学习，不断提高思想政治道德修养，保持工作作风建设的持续性，严格遵守学校规章制度，在工作中讲原则、遵制度、负责任，以高度的政治责任感与使命感去做好各项工作。

在业务素质上，要注重办公室管理人员的选拔，对于缺乏工作经验与业务水平较低的工作人员，对他们进行有针对性的培训，切实提高他们的业务素养与服务水平；强化员工之间互帮互助的机制，让具备工作经验的“老人”带领刚走上工作岗位的新人，向他们传授工作经验；通过实践管理，锻炼他们的沟通技巧、组织协调能力、处理问题的能力，增强他们的口头表达能力与文字编辑能力，增强业务专业水平，提高业务处理效率。

在职业道德上，办公室工作人员要保持良好的职业道德操守，爱岗敬业，恪尽职守，服务于学校发展。生活与工作要区分开来，生活中的烦恼不应该带到日常工作中去；对于工作中遇到的困难与挫折，要采取职业化的方式去化解；在工作中要诚恳宽容，切忌在工作中态度傲慢、服务懈怠、疏于管理，以规范、积极向上的职业道德约束自身行为，提高管理服务质量。

2.3 健全管理制度，明确工作方向

健全办公室管理制度是实现办公室管理规范化的基本措施，推进高校办公室管理工作适应新形势的发展需求必须完善管理制度。在现阶段，许多陈旧的规章制度已经不能满足学校办公室管理的要求，对于不再适用的制度，要进行必要的删除与修改；而对于有些不健全的制度，要采取修订、重新制定等措施予以完善。不断健全办公室管理制度，使办公室工作人员有规范可依、有制度可循。

另外，要明确办公室人员的工作方向，对于科研项目、学校活动等预先通知的服务工作，要提前制订工作计划与服务方案，确保工作的连续性与完整性，保证办公室管理工作真正发挥其应有的作用。

3 结 语

高校办公室是高等学校的办事中枢，保障高校工作正常有序运转。面对新形势下的新问题、新挑战，高校办公室应该与时俱进，针对不同的问题采取不同的措施，防患于未然，根据高校发展的实际情况，为实现高校健康快速发展提供保障。