企业机要文书及保密策略初探

阎令艳

机要保密工作既要认真执行有关机要文书自身的工作特点和规章制度，又要严格按照保密规章制度进行发展管理。面对新的形势和任务，笔者根据所从事的机要文书工作实践，从机要文书保密的意义、保密策略、等方面入手，提出机要文书工作中的几个重要管理环节，并进行了探索和研究。

一、机要文书工作的重要作用

（一）促进企业发展的有效资源。推动企业向前发展有许多因素，而企业文书档案作为企业知识水平和管理经验的积累，它是企业管理工作的基础和条件，也成为企业向前发展和再提高的重要资源。企业的创造与发展过程皆体现在企业的文书档案之中。企业的经营管理、技术开发和新产品研制认证，都离不开对企业原有和现有人物、供销等各种基础条件的准确数据，而这些信息资料都汇聚在企业文书档案中。

（二）企业商业管理的必要途径。由于企业文书档案的内容是以科学技术档案为主体，除人事档案之外，还记载了企业经营及密级文件的全部。既有企业管理资料，又有生产经营活动的技術资料；既有一般性文书档案资料，又有重要商业秘密的信息资料。这些资料在企业发展和成长的过程中，会起着重要作用，甚至起着决定性作用。

（三）提升企业信用的核心力量。

随着诚信越来越被社会重视，文书档案的信用度也越来越被企业重视。企业信誉是企业的无形资产，是企业最基础的资源。特别是市场经济活跃的今天，企业信誉和企业成败密切关联，在未来的市场竞争中，文书档案将会成为企业信用的中流砥柱，成为推动企业经济发展的核心力量。

二、新形势下的机要文书的保密策略

（一）建立并执行严格的工作标准和管理制度，促进机要文书工作扎实有序开展。

机要文书管理工作主要是负责上级机关和兄弟单位来文、通知、信函、传真、电报及内部资料的收集、整理、存查利用和保密工作，并负责办理各种机要文件、函件及机要参考资料的收发、登记、送批、传阅、归档、销毁工作。工作程序性非常强。各单位制定的工作标准化程序和保密管理制度，是各项工作和管理合理化、科学化和规范化的准则，为机要岗位人员做好机要文书工作提出了指导和工作要求。在行政管理制度和保密管理制度中，应就机要文书管理制定详细的、操作性强的工作标准和工作规范，供机要秘书认真学习和实践，以便严格按照标准化管理的要求，结合机要秘书的工作实际，完善各项档案管理制度，制定科学的运作程序，使各项目标任务进一步细化、量化、实化，实现档案管理各个环节的科学化、规范化。

（二）加强机要岗位人员的理论和业务学习， 不断提高政治素质、业务能力和保密工作意识。

文件管理是一项专业性很强的活动，作为其实施主体——文件管理人员立该具备三方面的素质：职业道德素质、专业素质和科学文化知识素质，这三种素质是相互补充的。

1、职业道德素质。首先，文件管理人员应当热爱自己的工作，保持高度的工作积极性。虽然档案工作不是一项使人声名显赫的职业，但它的意义极为深远。文件管理作为档案工作的源头，其意艾也相当重大。文件管理人员对此应有清醒的认识。如果他们懂得文件以及由其转化而成的档案，都是“社会的记忆”，是人类宝贵的历史财富.懂得通过其辛勤的劳动将会促进科学文化的进步和社会的发展，那么他们就会热爱本职工作，产生高度的工作热忱，把工作做好。其次，文件管理人员应当妥善保管文件，维护其形式和内容的真实性和原始性，尊重历史。文件是人类活动的历史记录，其原始性和真实性是其生命力所在。文件管理人员维护文件形式的原貌和维护文件内容记录的历史事实必须妥善保管文件，延长其使用寿命，绝不允许任意篡改和歪曲文件的内容和外形特征，也绝不允许凭个人好恶决定文件的取舍。尊重历史、尊重事实应当成为文件管理人员的职业准则。

2、专业素质。文件管理人员专业素质的培养，主要是通过专业培训的途径。培训的形式较多，如高校开设的文件管理课程或专业，文件管理的短期培训班，等等。文件管理人员学习的课程包括六大部分：一是综合基础课，它主要是为学生提供专业方面所必需的信息和技能，包括信息科学的原则和主要概念，信息转移领域的活动等等。二是专业基础课，包括文件管理。档案管理，行政管理吏等等。三是与相关专业共有的课程，包括复制技术、信息存贮、检索和传播、目录和信息源、用户研究、展览、立法、安全、建筑设计和环境控制、系统设计和自动化等等。四是与其他专业共有的课程，包括管理科学，统计方法学，语言学，研究方法学和环境学，等等。五是实习和专题研究。六是选修课程，包括教育学，保护学，特殊载体文件及其管理，口述凭证等等。

3、科学文化知识素质。机要人员应坚持把学习贯穿于工作的始终，积极参加各类业务培训和保密教育，深入学习《档案法》、《保密法》等法律法规，熟悉档案业务的各个环节、步骤，掌握各门类档案的管理办法，运用新理论、新技术、新办法来指导和改进档案工作，特别是要进一步加强机要文书的保密工作，严格执行国家重要文件保密制度，做到不丢失、不遗漏一份文件，守密而不泄密，实现档案管理工作的“零失误”目标。同时，不断强化服务意识，积极为领导和科研技术人员提供及时有效的服务，使档案工作能够与行政、科研协调工作发展。

三、强化职责意识，增强保密意识

文书工作者，要时刻牢记使命，始终把强烈的责任心放在工作的首要位置，对所承担的工作任务，对具有保存价值的各种文件、资料，及时搞好收集、归档，确保归档文件的整理质量，切实做到“零差错”。

做好机要文书保密工作，必须正确理解和处理机要文书的利用和保密的关系。利用与保密这两者之间的关系，是辩证统一的关系， 都是为了更好地发挥机要文书在社会主义事业中的作用。保密的目的也是为了更好地利用，保密过严，往往会限制其作用的发挥。有密不保，又极容易危害党和国家的利益，更不用说企业的自身利益了。因此，为了正确处理好机要文书保密和利用两者之间的关系， 就必须把两者有机地结合起来，加以综合分析。凡是提供利用，有利于促进安定团结、国家建设和企业发展的机要文书信息，就应积极大胆地提供利用；凡是在一定范围内限制利用，才有利于党和国家利益，则应严格合理地坚持保密。

做好机要文书保密工作，必须深入学习贯彻《保密法》，不断增强机要文书管理人员的保密意识。机要文书工作是一项政治性、机要性很强的工作，机要文书人员每天担负着各类机密文件的收集、整理、保管和提供利用的任务，因此他们的保密意识的强弱、政治素质的高低，对机要文书保密工作起着重要的作用。在现实生活中，有意出卖情报的人毕竟是少数，但无意中泄露机密的情况却比较多。由于经常接触机密，就会在某些场合无意中泄露出去，轻则影响安定团结，重则损害国家利益。所以，机要文书部门必须加强对全体工作人员的保密教育，深入学习贯彻《保密法》，提高机要文书人员的政治素质，使他们都具有良好的保密意识，更好地把保密工作同机要文书工作结合起来，将保密意识落实到具体业务工作中去， 做好机要文书的保密工作。做好机要文书保密工作， 必须保证保密工作贯穿于机要文书工作的每个程序之中。随着机要文书事业的发展，企业机要文书工作也不断得到巩固和加强， 机要文书工作每个程序都日趋规范。机要文书工作改变了过去业务部门不立卷、不归档的做法。各部门兼职机要文书人员负责收集本部门一年来产生的不同载体的文件材料，在机要文书部门指导下， 严格按要求进行立卷、归档。在这一系列工作过程中， 我们严格执行保密制度， 积极向兼职人员宣传《保密法》， 并规定当天没有组成卷的文件，下班后一定要放到档案柜中保管；各部门组成卷后与档案部门当即办理移交手续，以示对文件安全保密负责。科技人员深入生产、施工现场， 参加设备开箱、工程竣工、科研成果鉴定等验收活动和会议，也都严格把关，保证图纸和文件资料的齐全完整，使档案资料不遗失。

参考文献：

[1]王国庆. 新形势下机要文件管理人员素质初探. 决策探索（上半月）， 2007，（08）

[2]郑艳萍. 对新时期机要密码工作的认识与体会. 办公室业务， 2006，（01）

[3]张爱阳. 浅议机要文件的管理. 机电兵船档案， 2007，（06）