如何促进预防医学档案管理的科学化

马荣

[摘要]为了促进预防医学事业的可持续发展，为我国的疾病预控工作成效奠定坚实的基础，作为新时期背景下的预防医学档案管理工作人员，必须致力于预防医学档案管理的科学化水平的提升。基于此，笔者将本文命名为“如何促进预防医学档案管理的科学化”。首先对预防医学档案的特点进行了概述；其次就预防医学档案的作用进行了分析；再次就如何促进预防医学档案管理的科学化进行了分析；最后对全文进行了简单的总结。

[关键词]预防医学档案；档案管理；科学化

[中图分类号]G275.9[文献标识码]A[文章编号]1005-6432（2014）5-0056-02

1预防医学档案特点的概述

1.1点多面广

就预防医学档案的内容来看，点多面广是其最主要的特点，例如既有疾病的防治和卫生监测检测以及科教培训、突发公共卫生事件的处理以及重点业务活动的记载等。而做好这些工作，有的是长期的，有的是阶段性的，有的是周期性的或者中断后反复开展的工作，尤其是其开展的范围在涉及本系统的同时还涉及其他相关部门或专业，在地区上来看，不仅有本地的，还有相邻省份、全国和全球性的，由此可见，预防医学档案的内容具有点多面广的特点。

1.2种类繁多

就预防医学档案的内容来看，种类繁多是其另外一个特点。这是因为其对社会上出现的各种群体性预防活动进行了真实的记录，且所制成材料以及存在的形式来看也具有多样性。例如甲骨文、纸质材料、声像材料、硬盘、光盘、磁带以及采集的样品和珍贵的标本。因此预防医学档案的另一个特点就是种类繁多。

1.3形成周期长

人类在同病魔开展斗争的历史长河中，使得我们对一些疾病有了一个新的认识，而这个过程十分漫长，尤其是一些对人类健康危害性较大的传染病，从出现到消灭需要全球人类的共同努力达一个多世纪之久。例如以前最常见的“天花”疾病，虽然目前在我国已经消除，但从出现到消除经历了170年之久。由此可见，要形成一套完整的档案必须经过漫长的周期，并非一朝一夕就能完成。

2预防医学档案的作用分析

一是有助于对预防医学发展规律的研究，从而对疾病进行监测和预控，从而为确保人类健康奠定基础，因而在对预防医学研究过程中具有不可或缺和不可替代的作用；二是为预防医学试验的开展提供科学的依据，在研究预防医学过程中，其具有继承性和可传递性以及连续性较强的学科，因而必须在预防医学档案内容里对预防医学进行进一步深入的研究；三是为有关卫生法规和标准决策的制定以及预防为主方针贯彻提供有力的依据，这是由于在这些法规制定和方针政策实行过程中必须查阅大量的档案，才能进一步作出技术性和科学性的决策。

3如何促进预防医学档案管理的科学化

3.1常规性措施

3.1.1致力于档案管理体系的健全和完善

在意识到完善档案管理体系在档案管理中的重要性的基础上，疾控档案作为疾病预控、突发公共卫生事件的处理以及疫情的处理的重要依据。因而必须致力于档案管理体系的健全，做到任务分解的同时确保职责得到有效的明确，在疾病预控制度和工作手册制定过程中，应加强对各档案室在档案收集和整理以及归档过程中自身职责的所在，并由每个业务科室选派一位档案员负责对本科室的业务工作档案的收集，并将其移交综合档案室，再由综合档案室的档案管理员对其进行收集和整理以及归档，且加强与各科室的档案管理人员的沟通和交流，并加强业务指导，从而促进管理体系的健全和完善。

3.1.2致力于档案管理信息化的建设

随着时代的发展，传统的档案管理往往只是采取纸质化的方式进行记录，而这一记录方式已经难以适应时代发展的需要，因而在经济适用的前提下，加强对现代信息技术与设备的应用，例如设置专业的计算机用于档案的管理，并选用相应的档案管理系统加强档案的管理，以最佳的查询方式，确保各种档案能在第一时间查询和利用，并在互联网平台下建立局域网，每个业务科室就能与档案室实现信息资源的共享，从而更好地满足疾病预控工作的要求。

3.1.3致力于档案信息反馈及时性的提升

一旦发展重大传染病，不仅会给广大人民群众的健康带来重大的威胁，还会给社会与经济的稳定造成难以估量的损失，因而在对其进行处理时形成的文字和光盘以及照片等相关档案信息，实际就是对这一过程进行真实的记录，在积累疫情预控经验的同时为科学决策提供合理和科学的依据，从而为科学研究提供相应的数据资料。因此在发生重大疫情时，作为档案管理人员必须在整个过程中加强对档案资料的收集，将收集的数据资料进行及时有效的更新，确保反馈的及时性，为疫情的控制提供科学的决策和依据。

3.1.4致力于自身专业技术和综合素质水平的提升

随着时代的发展，对预防医学档案管理人员的专业技术和综合素质水平的要求也在不断的提升，因而作为档案管理人员必须紧密结合时代发展的需要，致力于自身专业技术知识的学习，切实做好在职学习和业务培训工作，致力于自身业务水平和理论素养等综合水平的提升，成为懂得档案管理和预防医学知识的新型复合人才，并积极参与单位的培训工作，在强化自身技能的同时做好表率工作，形成良好的档案管理氛围。

3.2创新性措施

3.2.1致力于档案管理意识的创新

良好的档案管理意识是做好档案管理的根源。因此，作为领导，首先必须转变传统的意识，充分意识到加强档案管理的重要性，并引导全员加强有关档案方面的法律法规的学习，促进全员档案意识的提升，从而形成从上到下共同努力和支持的档案工作氛围，与此同时，作为档案管理人员必须数量良好的信息观、时效观、协作观和竞争观，致力于自身观念的提升，充分意识到档案管理在整个疾病预控工作中的重要性，从传统的管理型职能转向服务型职能。从而形成良好的档案管理意识，以档案管理意识的创新为档案管理的科学化的实现注入活力。

3.2.2致力于档案管理内容的创新

虽然档案管理内容较多，但随着时代的发展，其涉及的内容将会更广，因而为了更好地适应发展的需要和管理的科学化，就必须对档案管理内容进行创新。一是对管理制度进行创新，做好制度的创新为档案管理成效提升奠定基础，有助于卫生疾病的预防和协调，并严格按照档案管理要求致力于制度体系的完善，确保整个档案管理工作井井有条、有法可依，尤其是疾病预控重心应制定相应的档案接收到销毁等一系列程序的执行制度，促进档案管理科学化和制度化的实现。二是加强对馆藏信息资源的分析和研究，结合预防医学的需要，精心编制检索目录，从而为档案查找的准确性和及时性的提升奠定基础，尤其是在学术论文撰写的过程中提供重要的依据，因而必须对档案馆内的资料进行分析，找出价值较高的信息内容，编制开放利用的档案资料信息，从而更好地为档案查询提供便利，最终为档案管理的科学化的实现注入活力。

3.2.3致力于档案管理方式的创新

档案管理的科学化离不开有效的管理方式，因而为了科学化地管理预防医学档案，就必须致力于管理方式的创新，尤其是在当前网络信息时代下，因而对档案管理方式的创新的重要渠道就在于档案管理的网络化，因此在档案管理过程中作为管理人员应利用现代档案管理方式，加强网络信息技术的应用，建立档案的开发和检索以及应用的服务系统，在网络信息技术的支持下创新管理方式和服务理念，从而更好地满足档案查阅的需要，最终确保各种疾病得到及时地预防和治理，确保管理的科学化。

3.2.4致力于服务方式的创新

实现档案管理的科学化的目的就在于利用，因而在做好上述工作的同时，还应加强服务方式及创新。一是要拓宽收集面，防止档案材料的流失，使档案更完整、准确地反映出实际情况，为档案利用打好基础。二是改变长期以来单一的借阅模式，扩充服务内容，更新服务方式，开展多种形式的档案信息开发利用工作。改变以往坐等上门的封闭式服务方式，积极主动、热情为疾病预防控制工作服务，配合研究任务，分工收集、整理有关课题的档案资料。

3.2.5致力于宣教方式的创新

档案管理工作是一项专业性很强的工作，应大力开展档案法律法规知识宣传，增强全员档案意识和档案法制观念。预防医学档案还是普及卫生防疫知识、开展宣传、培训专业人才的有力工具。利用档案可以编写卫生科普读物和教材，绘制卫生宣传图画、举办各种展览和讲座、编写卫生年鉴等。在宣传中，不仅要说明档案的重要性，而且说明其在实际工作中的作用的典型事例加以宣传，提高领导及预防医学专业技术人员对档案重要性的认识。

4结论

综上所述，对如何促进预防医学档案管理的科学化进行探讨具有十分重要的意义。作为新时期背景下的预防医学档案管理人员，必须认识到预防医学档案科学化实现的重要性，认真分析预防医学档案特点和作用，致力于档案管理体系的健全和完善、档案管理信息化的建设、档案信息反馈及时性的提升以及自身专业技术和综合素质水平的提升，并致力于预防医学档案管理意识、管理方式、服务方式、宣教方式的创新，最终实现预防医学档案管理的科学化，以促进我国预防医学事业的可持续发展，为我国的疾病预控工作成效奠定坚实的基础。

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