使用Lotus Domino/Notes设计基于WEB结构的OA系统

李燕 胡雯

引言：办公自动化系统对于企业的信息化建设有着重要的意义。本文主要介绍了使用Lotus Domino/Notes实现基于WEB结构的办公自动化系统，并以一个大型企业的机关办公自动化系统的构建为例加以说明。重点说明了关键模块-公文管理子系统的实现。

一、引言

目前，企业的信息处理能力越来越成为衡量自身发展能力的重要指标。办公自动化系统借助计算机实现了信息资源化，以公文管理、事务管理和档案管理作为核心业务规范化流程，提高工作效率的同时，还提供信息传递以及其他的一些事务处理等功能。办公自动化中一些关键的业务都具有很强的工作流特性，文档、信息或任务可以根据事先设定的一系列过程定义，在不同的执行者间传递、执行。

Lotus Domino/Notes是一个群件系统，集通信、协同操作及协同运行三大功能于一身，可以提供標准的Web服务、自动工作流、电子邮件服务和文档数据管理，可以增进用户间的联系和协作，提高工作效率。使用该系统实现企业级信息集成是一个理想的选择。

二、Lotus Domino/Notes的OA解决方案

使用Lotus Domino/Notes可以实现办公自动化系统，具体可以参看下面图1。

图1 Lotus环境下的办公自动化基础结构的框架模型

图中的中低层数据源是企业信息的支撑，它提供了企业一切生产经营管理过程中的关键数据。这些数据可以存储在不同的系统中。信息管理需要对数据和信息进行分类，根据数据和信息之间的关联把它们按照更高的层次需要，全新的组织和存储起来。Lotus为客户提供了非编程工具LEI来帮助客户实现基于事件驱动或日程安排的数据传递；同时还提供可编程工具ESB，帮助客户实现灵活的实时、多线程的查询手段。中间部分是企业通讯的基础平台，在这里Lotus Domino/Notes、SameTime分别提供异步和同步的信息通信。中间层以上是内容管理平台，重点解决：文档网络化管理、内容编目、网络培训、信息检索等问题。图中的最上层是企业的应用接口，用户可以通过它找到相关的对象和访问低层数据源。用户能看到的资源是由自己的权限决定的。

现在企业的办公环境都是基于intranet，用户大多缺乏系统的计算机专业知识。为企业设计OA系统一般会基于WEB结构，系统的前台采用浏览器模式，这种模式应用广泛且适合于非计算机专业的用户使用；后台则采用了Notes作为数据库服务器，Domino引擎访问数据库服务器，此外和HTTP服务器一起兼任WEB服务器。结构见图2所示：

图2 Domino的Web的应用结构

三、系统应用实例

现有某大型企业机构繁杂，其下属设置了多个二级单位和部门，收发文种类多，迫切需要有效管理。目前的办公模式不适应外在环境要求，无法实现高效而可靠的交互式大容量信息管理，也不能实现远程终端的功能。鉴于此，选择Lotus Domino/Notes构建基于WEB结构的OA系统，使内部员工能够共享信息及时、便利，高效的进行协同工作，多层面、不同角度的收集和处理数据，实现无纸办公。

通过对该企业机关的办公自动化的需求分析，提出系统模块功能包括以下几个方面：个人桌面、信息中心、人事机构、考勤管理、工作计划管理、公文流转、会议管理、办公用品管理、费用管理、资产管理、车辆管理、文档管理和公务接待管理。

在整个系统的设计与开发中，公文管理子系统的分析与设计是整个系统的核心。这个子系统是基于企业的内部网络，提供的功能不仅仅包括对一般文本的编辑和对表格的管理，还要提供对办公过程中的文件流通、转发、文件审批过程中的审核、签字、转发，文件处理过程中的催促和督办进行管理。按照事先设定的流程，OA系统自动实现文件在机器之间的流动、转发，同时通过管理功能方面的权限设置，为不同的用户设置签、阅以及浏览等权限。在本文所提及的系统中，文件的分发、流动的控制与实现主要是通过在该文件中设置多个读者域、状态标志等参数，然后再根据文件的状态（如已阅、待批、已签等）修改标志位，最后结合用户视图共同完成这些功能。

公文管理子系统主要由收文处理和发文处理两大块组成。下面以收文管理为例来说明实现的过程：建立发文流，在这个发文流里面包括有秘书处、办公室主任、经办单位负责人、上级领导、档案科人员几个角色。首先由秘书处的人收到一份公文，审核后作出拟办批示，然后交由办公室主任来进行来文登记，登记完毕以后会交给上级领导进行拟办批示，结果返回秘书处，同时对涉及到的经办部门发出处理的要求，最后由档案科的人员来对档案进行最后的归档和入库。每个角色的事件都是按照顺序来完成的，办公室主任和秘书处可以决定这个工作流的流向。收文管理的流图如下面图3中所示。

图3 收文流图

由于企业下属的二级单位数量多，也各自需要建立内部OA系统，因此建立了公文传递子系统，通过该子系统将机关系统与各二级单位的子系统连接起来，以便在全公司范围内进行公文的有效传递。但是由于本系统涉及到的企业的各二级单位大多都是生产性企业，它们的OA系统属于企业政务的范畴，只能成为各二级单位的信息门户，它们的建设有别于集团公司机关的OA系统，设计方案中采取了分布集中方式的模式，这样便于文件的专门管理，既考虑了企业机关系统的中心地位，也照顾到了各二级别单位自身的特点。

集团OA系统和各二级单位OA系统在物理上是分离的，但是由于它们在行政上还存在着管理的关系，属于逻辑上的一体，因此在集团OA系统和各二级单位OA系统之间，还存在着联系和通信的需求，设计时采用了“公文传递中间件”进行两者间的联系，这样有效地保证了各自系统的安全性。

结束语

该OA系统从建成投入运行至今已有几年，期间的表现证明系统能够实现预期的效果。在这个OA系统里，使用Lotus Domino/Notes作为开发工具，再加上使用工作流的设计思想和技术，两者完美结合，实现了在一个大型、多级结构的企业中对信息和数据进行有效的管理和共享，节省了大量的人力、物力资源之外，还大大的提高了企业整体的办公效率。

参考文献

[1]陈力勇 .基于Lotus Domino群件的工作流管理信息系统开发.《电子世界》，2012， （24）

[2] 兰雨晴 晏海华 刘超 李金丽 .Lotus Domino/Notes群件技术教程. 机械工业出版社.2001

[3] 邵雷.基于工作流技术和B/S结构的办公自动化系统研究.浙江科技学院学报.2003，15（2）：82～93

（作者单位：武昌理工学院）