农业科研档案管理作用与对策

王双

档案工作是人类社会发展的必然产物，农业档案是在农业科研活动中长期积累所形成的信息资源，其显著特点就是它的实践性，主要来源于生产第一线的生产活动，它是农业科技工作者的长期实践经验的结晶，反映了农业科技动态及其发展规律，从而指导农业科技发展，在保持农业科学技术研究的系统性、连续性、可靠性以及准确性方面起着重要作用。搞好农业档案管理以及信息资源开发利用，促进知识创新及农业科技发展等方面，具有深远的影响。

农业科技研究是一项十分复杂的科学劳动。农业科研档案是整个农业科研工作的一个重要组成部分，是在从事农业科研活动中形成的具有保存价值的原始记录，内容及档案的载体形式多种多样，有文字、卡片、公文、图表、数据、录音、录像、照片、电子等各种文件材料。完整规范的农业科研档案对今后的农业科研事业、农业生产发展具有凭证和参考作用，并可为科研项目选题、立项、结题及科研成果转化和进入市场提供可靠、完整的技术资料，同时也为单位领导科学决策提供可靠的技术依据。

1 档案管理的特点

档案管理是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动。档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者。档案管理工作具有管理性、服务性、政治性和保密性。农业科技档案管理是农业科研管理和档案管理的重要组成部分，是农业科研活动的重要环节，是对科研项目管理活动的延续，其历史性和创新性有其自身特殊的重要之处。

2 农业科技档案管理工作的重要性

2.1 农业科研工作的决策依据。农业科技档案全方位记载了农业科研工作在各个方面的进展情况，是农业科研部门在从事科研工作活动中形成的以文字、图表、声像、照片、文件等各种形式，保存和考察各类对象的原始记录，记载着科研机构的研究历史和科研人员的科研进程，具有一定的规律性和权威性。规范的农业科技档案对于决策者来说，是不可或缺的决策资料，决策者可根据档案记载的科研工作进展等信息，进行决策、总结工作和制订计划，从而确定发展方向和研究方向，进而确定总体发展目标和规划。

2.2 农业科研工作的发展依据。任何一名农业科研工作者在工作的同时都会形成记录研究情况、工作进展情况等综合性较高的材料，这些材料经整理形成农业科技档案后，可被其他科研工作者查阅借鉴，从而保证研究的连贯性，避免不必要的重复和浪费，达到相互学习、相互促进、多出研究成果的目的，促进农业科研工作的快速发展。

2.3 农业科研工作的涉密保密性。任何档案都存在涉密保密的问题，其保密工作直接关系国家的安全问题。就农业科技档案而言，它是农业科研工作者多年心血和集体智慧的结晶，是关系国家农业科技工作发展进程和高尖端研究进展的关键材料，反映了国家农业科学研究的高度、程度，因此，在档案管理过程中必须给予高度重视。

在实际工作中，要使档案信息资源得到充分利用，并根据不同密级和开放时间对档案采取有效的保护措施。

3 农业科研档案分类

3.1 准备阶段

一个项目在获准资助前，项目申请人都会做些必要的前期准备工作，如查阅有关文献或做一些简单的预备试验，在此基础上再提出项目申请。这时查阅检索资料及积累的有关资料、项目申请书、重点项目建议书、项目可行性报告、项目申请简表、合作意向书，以及项目获准后的计划任务书、项目合同等都属于这个阶段形成的材料。

3.2 研究试验阶段

是记载项目执行的具体过程，记载内容包括：项目实施方案，试验过程中的各种原始记录，包括各种媒体（录像带、照片、录音带、光盘）材料、试验报告、阶段总结、技术文件、年度进展及执行情况报告等，若申请专利的项目还必须提供专利申请文件。

3.3 总结验收阶段

主要记载课题结题所做的工作。包括科技项目的工作报告、技术报告、已发表或待发表的论文、专著、技术鉴定材料、科研投资和经费使用情况等材料，以及课题完成后由项目主管部门组织验收的一整套材料（包括验收报告、验收证书、验收评价表等）。

3.4 成果鉴定和申报奖励阶段

根据不同评价方法有科技成果鉴定申请表、科技成果鉴定证书、科技成果评审证书、科技成果评定证书、科技成果验收证书、科技成果登记申请表，成果应用的经济效益和社会效益证明等一套申报成果的材料，以及成果获准后的奖励证书。这些材料在鉴定和申报成果时都有明确规定，一般由科技管理人员办妥后统一交档案室归档。

3.5 推广应用阶段

主要对技术推广后的经济及社会效益进行记载，包括：推广应用方案、总结、成果、专题综述、转让合同、技术应用情况及社会经济效益等。

4 农业科研档案管理措施

重视凭证文件收集及非原件的技术文件归档。重视材料的系统性和完整性。档案管理人员要了解课题或项目的技术方案、技术路线，懂得课题项目各种技术文件的内在联系与因果关系，切实为科研人员提供归档指导。使归档文件材料能完整地反映科研人员的思路和实现意图，并能够客观、全面地反映出项目的主要内容，按照技术专业体系形成归档文件体系，确保归档技术文件材料的系统性和完整性

努力提升档案管理水平。农业科研档案管理工作看似简单， 实际上农业科研档案管理涉及到多方面的农业知识，档案管理人员虽然不需要像专业技术人员那样对专业有严格的要求，但却是需要对农业科技所有学科都有一定的了解。因此，农业科研档案管理人员应有大农业的知识，要对现有人员进行农业专业知识的系统培训，特别是针对本单位专业知识的培训，使档案工作者有充分的档案管理工作技能及完善的专业知识结构，保证能对专业领域材料进行正确的鉴定、整理及归档。

5 农业科技档案管理工作存在的问题

5.1 管理制度不健全，管理职责不统一。农业科技档案管理工作发展历史悠久，但大部分单位的管理制度更新较慢，特别是在现代科技和办公手段飞速更新的今天，档案管理明显跟不上时代发展的步伐，存在一些漏洞。

管理职责不统一。由哪个部门负责监督、管理文件材料的归档过程，由哪个部门督促档案的形成，没有统一起来，仍是各自为政，互不沟通。

5.2 分类不明确。一些基层部门的档案管理人员专业素质等原因，导致在小类别分类上存在混乱现象，无法纳入规范化管理轨道。

5.3 档案管理意识不强，资金投入不足。档案管理在一定程度上缺乏宣传，材料形成人员，特别是年轻的档案管理人员缺乏档案管理意识，致使档案遗漏的风险不断增加；同时，也存在管理人员监督意识不强，没有对档案管理工作进行定期督促的现象。对档案管理设施设备的更新不太重视，对其很少甚至不投入资金，导致出现档案管理设施陈旧、档案室空间有限等问题，阻碍了档案工作的开展。

5.4 保密意识弱。一方面，由于办公自动化的发展、移动介质和网络的广泛使用，导致涉密渠道增加，涉密载体没有建立严格的管理制度；另一方面，保密意识不强，对重要档案管理不严格，落实保密责任制不到位。

6 对策

首先，增强档案意识，建立健全档案管理及保密制度，明确管理职责，确保对农业科技档案工作各个环节的有效管理。其次，加强对农业科技档案管理人员的综合素质教育和专业知识水平要求，使其能够根据不同需求及時编撰有价值的资料；最后，加强档案管理设施更新，全面提升农业科技档案管理工作，发挥农业科技档案作用，为科学决策和农业科研事业的正确、快速发展提供资料保障。