浅谈档案管理与办公自动联网

汪琳

摘 要：现今社会，任何事物都得到了快速发展，很大程度上是向网络自动化借力。在上班工作的领域中，计算机及网络的应用已经得到了大范围的普及，很多办公都有了自动化的辅助，有了自动化的辅助之后办公也变得越来越好，在某种程度上为员工减少了工作量，与此同时却保障了更高的工作成效，与此同时，通过自动化，对工作的专项负责、事后检查及专项负责都有了很好的归属作用。在工作时候的自动化还能有容纳管理文档的作用，因此，通过自动化，可以更好地实现管理和办公的一机化，让生产和管理在自动化的管理下都有了规范化的管理。

关键词：自动化应用；办公一体化；自动联网

[中图分类号]：G270 [文献标识码]：A

[文章编号]：1002-2139（2014）-15--01

当今社会俨然是信息时代，网络及自动化的发展将社会带上快速发展的道路，自动化在很多地方都得到了广泛的应用，自动化为人们带来的便利不仅在生活上还在各种领域之中。今天我们就来分析一下自动化联网在办公中的应用，自动化联网的应用也给文件管理、档案处理带来新的管理模式及新的应用渠道。

一、自动化联网在办公领域的应用

1.合理性

在现今社会信息化的今天，很多地方对网络及自动化联网的应用十分普遍。为了更好地方便办公，自动化联网也被引入到了办公领域。首先我们先对办公领域中的专业文档处理、办公事务等简单进行了解。在一些机要部门，包括一些私营企业，整个企业中最重要的部门之一就是档案室，在档案室中不但有一个部门或者企业的重要信息还存储着企业部门人员的相关信息，档案室属于一个企业的内部部门，所以管理好档案室是一项重要的工作。而办公室中的自动化联网是说在一定程度上用现在的计算机及网络信息技术来实现非人工的操作以及管理应用，通过计算机的操作，在一定上减少人力的利用，为企业可以减少由于不必要的员工的录用，减少公司的运作成本，另一方面，由计算机进行操作的过程，少了人工参与，增强了真实性也提高了信息传达和积累的效率性。

部门或企业的档案室是容纳一个企业整体的客观物资及一些其他数据资料的重要资料库，计算机由于它配备的功能齐全，例如从物力来看，文档档案管理体系、全自动录入和智能管理体系等，都可以将档案室实现信息化管理和经营。档案室管理的信息化在逐渐加快地发展，这一点从负责的人员年龄的变化就可以看出。从前，档案的管理都是由企业的老人值得信任，有多年的工作经验人才能胜任，现今却由年轻、善于操作电脑的年轻人取代。

2.客观性

办公的自动化联网利于文件管理的齐全性和机密文件的安全性。如果档案室实现自动化联网并由专业人士进行计算机方面的管理操作，可以有效地将待处理文件以及已处理好的文件进行同步操作和管理，企业发展的每个阶段的文件的收发及处理都有一台或者几台计算机进行管理，由专业部门将必要信息进行存储，按日期类别分类好各种文档文件，这样下去，在日后资料的整理及调用的过程中都能很方便并快速地將有用信息进行快速的提取，为存储及整理等环节提供了更多安全性的保障的同时又提高了工作的效率性并对文件有了很好的保密性。

二、实现办公中的现代信息化管理与自动化联网的相关操作

1.管理人员理念要现代

当今档案管理若要实现现代化管理，首先本企业或者部门的首要管理者要有现代化管理的观念及思想，只有这样才能带动所管理的员工对企业实现现代化管理及自动化联网的应用。管理者的思维模式和行为模式将是影响一个企业的关键点，是企业及其员工档案室自动化联网实现的必须要走出的一步。现代社会中，由于信息时代的高速发展，员工可以通过网络及自动化联网不再受到时间、地域等太多的现实因素的限制。比如文件的签署、审查、发送等都可以借助网络自动化联网而非人力就可以快速完成。

除此之外，对于信息检查的人员来说，对于他们最重要的是关注信息的价值性及高度浓缩性，利用计算机网络自动化联网可以将来自不同计算机的阅读内容及形式进行综合，然后快速地传递给阅读者，有效地减少资料冗杂性的发生，并且对各种资料的应用以及调动都会大大提高效率。

所以只有使这种计算机阅读形式的档案管理拥有整体性、直观性、具有高价值性的性能，用户才能通过信息自动化联网更快速地真实地体验到各种服务的有效性及真实性。此时如果企业管理者的思想仍不能随着时代而改变，那么必然将会被用户及这个信息时代落在后面，所以在企业实现改革之前，管理者的思想的改变及实施是最为重要的。

2.档案室管理者的工作素质的必要

在实现了网络自动化联网的信息化管理之后，管理人员必然会向着更年轻熟知计算机网络技术操作的人员发展，此时就要求管理人员要有着对企业的高度负责化，不能利用计算机自动化联网技术进行企业信息管理的窃取，为了个人利益出卖企业信息，不能对他们的要求仅仅限制在有着一般的电脑操作技巧，而是要对这个人的专业素质及个人素质都要有一个客观地评估，才能把企业的机要档案室交给他管理。

档案室的管理过程是要通过体系整理过去的资料文案对个人各项进行专门的管理的。所以，档案室及其资料的管理都是要受到管理模式及方式的影响的。

参考文献：

[1]高校档案管理的现状与分析 林玲 科技信息（学术研究）2008.05.15

[2]办公室自动化对高校档案管理的作用和影响 戴喜梅 河南教育（高校版）2007.01.10

[3]档案管理与办公自动化联网问题研究 路凤英 档案学研究 2000.08.28