浅谈施工企业基于内控系统下的物资采购管理

杨玮兰

【摘 要】通过施工企业的实际状况，对建立物资采购内控体系及物资采购风险评估进行了分析，并针对7个环节的过程进行了详细阐述，为提高企业内控管理打下基础。

【关键词】企业；内控系统；物资采购；管理

物资采购管理对施工企业来说相当重要，它是企业管理中重点关注的方向。通过内部控制可以加快企业的经济发展，能防范物资采购供应风险，减少企业的经济损失。在内控体系下构建物资采购管理可使物资采购从他律走向自律，还可以降低企业采购的成本，促进企业经济健康持续发展。

一、物资采购管理中存在的风险

在物资采购中，需要对选择供应商风险进行一个估算。风险评估的优势不仅在于它能及时地识别系统，并能对其进行分析，找出影响内部控制的主要因素，还能及时地采取相应的对策，为实现内部控制系统打下基础。在内控系统中，企业管理者应及时掌握影响企业内控的主要因素，做出分析，并商讨适宜的相应解决措施，从其可行性和影响的程度考虑，制定出相应的对策。而物资采购内部控制主要存在的风险是：由于施工企业管理机制的不完善，不能有效地对工作进行引导，或是制度执行的力度欠缺、岗位分工不够明确、没有落实到具体人员，采购人员的素质、责任心和实际的操作水平以及执行能力都存在着差异，还因为合同条约的缺陷，导致很多合同不能履行，这都属于物资采购中的风险，需要施工企业在建立内控体系时制定出相应的风险控制策略，便于估算。根据存在不同的问题和风险级别，做出有效地的应急措施，确保风险最小化和对施工企业内控体系存在的问题得到妥善处理，最终实现内控体系物资采购管理。

二、物资采购管理对施工企业的重要性

物资采购管理对施工企业相当重要，因为它和施工企业的经济直接挂钩。所以有必要制定出有效的物资采购管理策略。第一，可以通过内控体系对物资采购进行管理。对采购业务流程进行编制管理，完善流程化机制管理。把企业采购程序化，使采购工作有条理的进行。施工企业需要保障业务快速的发展，又要提高企业业务管理体系的效率性，所以对物资采购管理要求相当严格。在流程设计时，要注意流程的设置不能过长，业务流程管理要透明化，发挥工作人员相互监督的作用，便于提高企业采购质量和采购成本的控制能力，从而使企业内控系统更加完善、成熟。这种物资采购管理模式可以进一步提升企业的市场价值。第二，物资采购管理必须从企业的实际情况出发，施工企业可以针对自身企业实际状况，找准自身的内控需求，并结合企业日常管理体制一并进行管理。各个施工企业需根据自身不同的情况，制定出不同的物资采购管理机制，切合落实企业采购业务中各个采购的细节、方向以及关系，并加以有效的控制。物资采购中主要包括计划、审批、询价、招标、签约等环节，而施工企业把重点又放在这几个环节上，把这几个环节进行控制，以免出现舞弊现象。这样不仅提升了企业市场价值，也增强了企业内控体系管理。所以说物资采购管理对施工企业来说相当重要。

三、企业物资采购中内控管理及其意义

1.对采购计划进行控制

在企业采购采购活动中，首先都要有采购计划，对其需采购的原材料、数量、采购的地方、和产品的合格以及进货期限进行计划，编制出合理的活动流程，便于有效的执行。企业采购活动的计划可以对采购一系列活动进行监控，可以找到问题的源头，在物资存管上也便于物资管理人员的清点。打破了以往混乱不堪的采购活动。用库存来管理物资，可以合理利用资源，避免了资源的浪费，为企业节约了成本。

2.企业要对采购活动的审批进行控制

物资采购审批的过程不能马虎，必须要明确到专门的负责人进行核实、审批，不能跨部门去审批，造成内控系统的混乱，给企业内部系统的管理增加困难。

3.对供应商进行筛选管理

每个企业也根据不同的需求都有不同供应商，企业按照需求对供应商进行筛选，根据供应商的价格、交货期限，产品质量，技术水平、售后、结算方式和信誉程度来进行考虑。通过综合分析，选择名次靠前的供应商，然后对供应商进行档案存备。建立友好的信任关系、合作伙伴，维持长期合作的合作关系，从而稳定物资的来源。

4.采购活动中合同签订管理

物资采购中合同签订尤为重要，如果签订合同中管理不得当，合同执行过程中就会出现一系列不可控因素，给企业造成严重的经济损失，合同签订一定要从企业的经济利于出发，确保合同的完整性和执行能力，合法的维护企业经济利益。

5.对采购活动采取管理控制

控制物资采购活动，制定相应的控制措施，将风险控制在企业能承受的范围之内，针对关键点进行严密监控。企业在物资采购活动中设置专门的负责人，每个环节都明确到人，避免责任管理出现盲区或是管理出现混乱责任不明确现象。还要保持各环节之间的紧密联系，中间不能出现错、断，会对以下采购环节产生影响，不利于采购工作的正常操作。让各职之间相互协作、相互管理、相互监督。施工单位的核算以项目部为核算单位，但施工时项目部的人数不能确定，专门负责的专职人员也无法落实，所以，要加强企业内控体系，增设针对性的部门，维持企业内控体系的平衡。企业的工程量越大，采购资金额度就越大，所以，采购活动相当重要，它关系着企业的直接经济利益，如果采购过程中出现差错会直接造成企业经济损失。所以，对于采购的过程要透明公开化，采购行为要规范，施工企业在物资管理上要得当，把物资进行分类管理。大宗物资的采购需要用招标的方式来进行采购，对于高技术含量的物资采购，需要专门小组进行商讨再进行采购。确保采购过程的条理性，建立阳光的采购环境，并对采购的过程进行记录，确保采购过程的透明，发挥内控系统监督的职能。

6.完善物资采购管理建立有效机制

（1）企业內控体系应是一个开放式、系统性、循序渐进的过程，在实践中检验内控系统的完整、有效性。内控系统主要检查内部控制是否健全、充分，是否具有合理性，是否能体现内控系统的有效性。企业要在发展中完善内控系统，对物资采购中存在的风险进行有效的控制，并减少风险的出现，通过降低风险来提高企业的经济水平。对物资采购也制定详细方案，利用内控系统对其进行有条不紊的管理，切合落实内控管理的执行能力并有效对其进行监督。如检查发现问题的存在啊，应及时分析问题所在原因，并制定相应的解决措施进行整改。根据内控监督情况，可以得到内控测评的指标，结合这些指标对内控体系进行一个调整，使内控管理更加完善、成熟，以实现企业内控管理物质采购的目标。

（2）为了确保企业内控体系有效地的发挥其职能，对管理制度不断的完善。需要强化内控体系的检查，建立有效的机制。企业可以通过设置考核制度，定期对内控体系的各项指标进行一次考核，结合这项指标对企业存在的问题进行一个汇总，这样能及时得到反馈。设置一个奖惩项目，管理工作人员的工资与工作效率直接挂钩，做到奖、罚分明，这样才能提高企业管理效率，才能达到内控系统的最终目标。

四、结束语

现如今企业物资采购管理已是企业的核心工作，建立和优化内控体系能有效地帮助施工企业进行物资采购的管理，能提高企业的管理能力，减少企业在物资采购中的损失，增强企业在市场中的竞争力，树立良好的企业形象，推动企业经济的发展，以实现企业内控控制管理的最终目的。

参考文献：

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