档案管理现代化存在的问题及对策

黄玉玲

摘 要：随着市场经济的不断发展，机关事业单位的档案数量和需求也日益剧增。为了减轻档案管理人员的工作压力，同时提高档案管理工作的效率和精准性，机关事业单位开始将现代信息化管理技术运用到档案管理工作中去。本文主要分析了机关事业单位档案管理现代化过程中存在的主要问题以及对策，以期作为参考。

关键词：机关事业档案管理；现代化；问题；对策

中图分类号：G271文献标识码： A

随着科学技术的不断发展，电子文件以及计算机逐渐应用到日常的生活中来。现代档案管理工作的核心和主要的内容就是计算机档案管理，在档案管理工作中，大量应用现代化的科学技术和信息技术，从而提高档案管理的效率和准确性。在档案管理现代化的过程中，也对档案管理人员提出了更高的要求。机关事业单位的档案管理人员，应该不断学习先进的科学技术，不断充实和完善自身的计算机水平，从而推动档案管理工作逐步实现现代化和智能化。

一、档案管理现代化在机关事业单位档案管理中的重要作用

档案管理现代化主要是指档案管理的模式、管理的实体发生了重要的转变，由传统的纸质的档案形式转化为通过信息化的介质向社会各界提供需求信息的一种服务形式。和传统的纸质的档案管理方式相比较而言，现代化的档案管理模式具备高效、快捷、便于保存和查询、修改等特质，也便于档案工作人员进行相关的分类、汇总、统计等，极大的提高了档案管理人员的工作效率。近年来，随着科技水平的不断提高和完善，档案管理工作中引入现代化水平已经是势在必行了。

二 机关事业单位档案工作中存在的问题

（一）档案工作的重视程度还不够平衡

对于机关事业单位而言，档案管理工作相对较为繁杂，而且属于幕后的服务性工作，和前沿的业务工作相比较，档案管理工作很难产出直接的业绩成果，反而需要支付一定的人工成本去维护。因而，档案管理工作总是受到领导的忽视。

个别单位甚至不关注档案管理工作，监督的力度也不够，未能对档案工作所需的人、财、物和档案整理归档时间给予充分的保证。而有些单位则没有将档案工作纳入到年度的目标考核中去，档案工作也只是一些软指标，没有硬性的一些规定，不能引起领导的相关重视。在另外一些机关单位中，一些重要的业务档案没有进行及时的整理、分类、装订和归档，移交到综合的档案室。这样虽然会方便日常的查阅工作，但是不符合档案管理规范的要求，而且容易导致重要档案的丢失。

档案管理人员业务有待于提高

档案管理工作具有一定的国家政策规定，除此之外，档案管理工作还是一项专业性相对较强的工作内容。档案管理工作人员不仅需要具备良好的职业道德素养，同时还必须具备一定的专业技能。尤其是引入现代化信息技术到档案管理工作中后，对于档案管理工作人员的要求就更高。有些单位甚至都没有专职的档案管理人员，只是将档案业务工作归口与机关办公室，导致工作职责不明确，档案管理工作实际上处于半瘫痪状态中。还有些单位则是档案管理人员一岗建多职，因此，过于繁重的日常工作，使得档案管理人员没有精力去从事档案管理工作。

此外,档案人员因业务不精,导致归档文件的整理、分类和保管期限划分等问题上不够准确,档案不按时立卷归档和未及时移交综合档案室等情况时有发生。

缺乏健全的档案管理制度

在机关档案管理工作当中，需要定期的管理档案材料。虽然在一定的时间范围内和一定程度上可以完成资料的收集工作。但是，从本质来说，要想彻底的将材料收集的工作做好，就必须建立一整套完善、合理的材料收集方法和制度。目前，机关档案管理工作已出具规模，但是机关单位自身的发展和其内部的管理却并未同步。尤其是档案管理工作并没有统一进行管理，而是分散交由各职能部门自行保管，且档案管理人员大部分未接受过正规的档案管理培训工作，对档案整理工作还缺乏一定的认识和技巧。甚至还有相当数量的档案采取“信袋式”管理，对用户查阅和利用档案造成极大不便。

档案管理现代化水平较低

随着信息化技术的不断发展，文档的一体化、电子文件以及办公自动化等新兴科技不断的出现并投入使用，使得档案管理工作的方式发生了重要的改变。相比较于纸质文档而言，电子文件具有易保存以及易于修改和复制的特点，但是电子文件也容易导致原始文件记录的破损。因此，从这个角度来说，纸质档案具有更为安全和稳定的载体，而电子文件则具有易损害和较差稳定性的载体。所以，如何实现长期保存电子文件中所包含的原始信息成为在现代化档案管理中亟待解决的重要问题。

三 机关档案管理实现现代化的几点策略

（一）在收集机关档案材料时遵循网络化、制度化、组织化、规范化原则

在机关事业单位进行资料收集的时候，一定要遵循相关的原则规范。遵循网络化是指各机关事业单位之间应构建起交流网络，以便可以进一步的掌握信息、疏通渠道，更为妥善的保存鞥好整理信息资料。规范化原则是指对于收集到的材料应该进行严格的审核，若出现资格审查不通过的内容，则拒绝录入，确保所整理收集的资料均是符合要求和规范的；组织化是指应专门建立负责档案管理工作的小组，由专人负责，并且分工明确，各司其职，同时加强人员专业知识的培训工作，以便其更好的掌握工作要领；制度化是指机关领导层以工作实际需求为依据所建立的规范、科学、高效的管理制度和规章制度，用于保护档案，禁止对档案作出分散、转移以及销毁行为。

（二）加强对档案工作人员素质培训强化档案信息化的有效建设

档案管理工作水平的高低和好坏，主要依靠档案管理工作人员个人专业技能和综合素质的高低。因此，机关事业单位应该日常档案管理工作中应该不断更新档案管理观念，调整档案工作人员心态，不断学习并不断学习并掌握必要的网络知识和技术，对纷繁复杂的网上信息进行标引、分类和有效管理，使档案信息能充分发挥最大的开发利用价值，满足企事业单位的科研、管理和生产的最大需求。

（三）建立一个实用的档案信息网站

机关事业单位档案管理现代化还可以通过建立档案信息网站来实现。档案信息网站一般是以网页的形式给相关的人员提供档案信息服务工作，实现档案习性网上咨询、查找、电子文化的实际归档、分类、下载以及浏览使用。目前，在现代化档案管理工作中，这种类型网页的服务已成为重要的标志和手段。

提高认识,加强领导,完善机关档案工作机制

要想做好机关事业单位档案管理工作，离不开领导干部的支持和重视。机关事业单位领导应该认识到当档案管理工作的重要性，建立专门的部门负责档案管理工作，并且将档案管理工作的好坏纳入到年度考核中，制定档案长期管理规划，配备专职的档案管理人员。其次，应该建立健全档案管理工作制度，要按照国家政策以及法律和法规的要求，并且结合机关事业单位的具体情况，制定出具有全面性、针对性和可操作性的档案管理制度,做到有章可循,规范化管理。此外，还应该做好制度执行情况的检验工作，将制度的监督纳入到考核中去，按照统一的制度、统一的标准管理档案,不断总结经验,完善制度,提高档案管理水平。

总之，档案管理工作的现代化是不容逆转的时代潮流，作为档案管理工作人员，一定要及时提高自身的专业水平，尽早掌握现代化技术和信息技术知识，并且将这种知识运用到实际的工作中去，同时机关事业单位也应认识到档案管理现代化的重要作用，积极主动的引进先进科技去完善档案管理工作，最终使得档案信息化更加符合我国发展的标准。

参考文献：

[1]张明香.档案管理现代化进程中存在的问题及对策[J].办公室业务,2009,08

[2]陆燕华.浅析现代化干部人事档案管理工作存在的问题及对策[J].中外企业家,2012,16

[3]王莉.浅谈现代化档案管理存在的问题及对策[J].办公室业务,2013,19