如何做好高速公路桥梁工程档案资料的收集整理工作

刘珍

摘要：本文从高速公路桥梁工程档案资料的产生、收集、整理到形成工程档案的过程中存在的问题出发，着重阐述了如何做好项目施工阶段档案资料的收集整理工作。

关键词：技术资料 收集整理 工程档案

高速公路桥梁工程档案既为施工管理、竣工验收、维修改造服务，又为稽查、验收、审计提供重要依据，更是桥梁运行管理的保障。因此如何做好桥梁工程档案资料的收集整理工作是实现桥梁工程顺利交验的重要保障。针对自己在桃花峪黄河大桥项目建设中负责竣工档案整理过程中的一点体会，浅谈一下自己对桥梁施工阶段档案资料的收集整理存在问题的认识。

1 工程档案的定义

1.1 工程档案的定义 工程档案是将工程项目在工程建设活动中形成的技术资料和文件材料，按照项目档案组卷要求，经系统整理排列著录编目而形成并归档的，具有参考价值的文字、图表、图纸、声像等各种载体材料。

1.2 桥梁工程技术资料的定义 桥梁工程技术资料是记载桥梁施工活动全过程的一项重要内容，它是施工单位在桥梁施工过程中形成的，是实物质量的真实写照，它反映了项目质量、进度、费用和安全质量管理等方面的实际情况，因此它是核定桥梁工程质量等级的重要依据，又是桥梁工程档案的重要组成部分，更是桥梁工程竣工交付使用的必备文件。

2 工程档案与技术文件、技术资料的关系

2.1 工程档案与技术文件的关系 ①完成了文书处理程序的技术文件才能转化为档案。② 有日后查考价值的技术文件才能转化为档案。③经过人们系统整理的技术文件才能转化为档案。

2.2 工程档案与技术资料的关系 档案和资料都是项目信息的载体。两者的区别在于：①材料的形成方式不同。②材料的保存目的不同。③材料之间的关系不同。

3 目前工程档案收集整理过程中的常见问题

3.1 档案资料管理执行力度不够 ①档案资料管理制度或措施执行不力，不能做到随时形成，随时收集，随时整理。②管理人员责任划分不明确，造成档案资料管理无法实现系统化。③档案资料管理不能实现独立办公，造成各种技术资料的混合放置。

3.2 档案资料不完整 ①现场施工记录资料不完整，部分表格不规范或表格不统一，表格填写出现缺项，漏项。②变更文件、方案及申报文件的管理不系统，文件的产生者和归档者相互独立，造成部分文件无法及时完成归档。

3.3 技术文件不准确 ①文件内容缺项，文件内容不准确。②无效文件：缺原件、签字、盖章手续不完备。

3.4 对其他载体形式文件材料的收集整理力度不够。

4 如何在施工过程中加强档案资料的收集整理工作

施工过程中档案资料的收集整理工作，就是在工程施工的全过程中，对施工现场各分项工程产生的有价值的数据、图像、视频进行收集整理汇总的过程。技术资料的整理要做到随时形成，随时收集，随时整理。这也是体现档案工作“事前介入，事中检查，事后验收”原则的一个方面。更是确保工程档案材料完整、准确、系统的基本要求。此阶段的工作要求和预防措施主要分为以下几个方面：

4.1 建立健全档案管理制度，明确档案管理各方职责 ①完善档案管理机构。每个工程的完成，都是项目部各个部门协同合作的结果。而档案资料的产生又来源于不同的部门。为保证档案资料的系统性，就需要项目部设立独立的部门，来进行档案资料的管理。并对档案资料的管理部门制定相应的岗位责任制。这样，不同资料的产生部门在完成资料的签认后就可以把资料保存到资料的保管部门进行统一管理。②细化管理人员责任。由于档案资料的来源广，管理人员又较多，因此项目部应逐级建立档案资料收集部门和档案资料管理部门相关人员的操作流程。对于施工现场的技术资料来说，可以对技术人员的责任进行细化，明确谁负责现场施工的质量控制，谁负责施工过程中施工日志的记录、各类原始数据的收集整理和技术资料的签认。档案的管理人员也可以按照档案资料的种类进行分工。这样环环相扣，才能保证档案资料的管理趋于系统化。

4.2 及时做好技术资料的记录和收集 技术资料是施工质量情况的真实反映，各种资料必须按照施工的进度及时记录、整理。这就要求负责现场施工的技术人员要及时完成施工日志的填写，并将当天的施工内容及时整理成技术资料，这样才不会造成技术资料的遗漏和滞后。一般桥梁工程施工的时间都比较长、技术人员的变动较大，技术资料的种类多，这就容易造成项目不同阶段产生的有关工程技术资料之间的关系不清，应归档的材料不全，归档材料内容缺项等问题。残缺不全或不成系统的技术资料不仅会给以后的整理工作造成困难，而且对日后工程档案的利用也会留下十分严重的隐患。因此，要保证技术资料的及时收集，就要求项目部定期组织相关人员对不同时期，不同分项工程的技术资料进行阶段性检查。这样即使出现漏项缺项情况，也能及时补充完善。

4.3 确保技术资料的真实性和准确性 真实性是技术资料的灵魂，只有真实的资料才具有参考价值，才能反应施工现场的实际情况。所以坚决杜绝对原始记录采用“闭门造车”的做法，否则，一旦工程出现问题，这些数据不仅不能作为技术资料使用，反而还会造成工程技术资料的混乱。资料的整理必须来源现场，实事求是。

准确性是工程技术资料的核心。项目的单位分部分项要划分准确，数据填写计算要准确。对分项工程的质量评定填写应该规范化，符合工程质量检验评定标准的要求。要规范资料用表，相同的分项工程所用的表格要统一，不能五花八门。文字说明部分也要规范用语，不能采用口语，表述要简洁明了，不产生歧义。有些技术人员知道现场如何规范施工，但是就是不注重文字描述，施工日志的记录也过于简单随意，于是就出现了单纯从内业看，施工现场就不符合要求的状况。因此，我们填写技术资料的时候一定要抱着严谨的工作态度，确保技术资料内容的准确、规范、合理。

4.4 确保工程技术资料的完整性 不完整的技术资料就不能系统地、全面地了解施工项目的质量状况。不仅资料的内容要填写完整，而且所涉及到的数据也要有据可循，现场施工和原始资料要完整统一。完整的施工资料不仅要有技术资料，还要有相应的试验资料、测量资料、质量认可资料和相关检测报告。所以技术资料收集整理的过程中一定要做到全面，完整，这样才能保证竣工资料组卷过程的顺利进行。endprint

4.5 做好技术资料的整理保管 由于施工现场的分项工程较多，所以技术资料大多分散在不同的技术人员手中，因此需要有专人对技术资料进行统一分类整理。资料要按照单位工程、分部工程和分项工程逐项分类整理。对于桥梁工程的资料来说，我们可以按墩台号分别整理，可以把一个墩的所有桩基、承台、墩身资料放在一起。也可以把一个桥的桩基资料全部放在一起，承台全部放在一起。但是不管以哪种方式进行，都要保证归档的资料要与施工现场保持统一。对归档的资料建立专门的台帐，台帐要求不但能反应工程施工进度和内业资料是否同步，内业资料是否完整，还要方便查阅，最好能实现微机化和信息化管理。这样在电脑上不仅能发现不同分项工程的资料是否齐全，还能迅速查找到每一份资料的状态（资料内容是否完整，是否完成签认等）和存放地点。

5 工程竣工阶段档案收集整理的任务及注意事项

项目竣工阶段，主体工程的技术资料已经基本形成，这就需要主动和业主进行沟通，掌握业主对竣工资料的整理要求，按竣工资料的立卷规范和整理要求进行有序的整理。

5.1 对过程中技术资料进行系统核查 每个项目都有若干个分项工程组成，因此产生的技术资料也比较多。单单做好施工资料整理过程中的控制是不够的，项目后期我们还需要将每个分项工程产生的施工记录，施工日志，试验资料，测量资料，检测报告等再做一次系统的核查。只有确保每个分项工程的资料都完备我们才能保证竣工资料归档、组卷、系统排列的顺利进行。

5.2 工程档案中其他资料的准备 工程档案是一个综合的概念，并不只是技术资料，它还包括综合管理文件、合同文件、计量支付文件、控制点测量文件、工程影像文件、竣工图、竣工图表等内容，这些内容就需要档案整理人员提前学习相关文件，与项目的其他相关部门及时做好沟通，确保其他归档资料的及时完善。

6 结语

工程档案是工程建设过程中不同时期或阶段产生的各类材料的合理汇总，而技术资料又是工程档案的重要组成部分。所以我们要在工程建设的不同阶段，及时完成需归档技术资料的收集整理工作，这样才能为工程档案的完整、准确、系统奠定基础。因此档案资料的整理工作贯穿在日常工作之中，贯穿在施工生产的全过程是保证工程档案质量的必要手段，是实现工程档案顺利交验的有效措施。

参考文献：

[1]王向明.上海大学图书情报档案系.《高效实用的公路建设项目档案管理》课件.

[2]付志琼.中铁大桥局集团档案科.《建设工程项目档案管理》课件.

[3]岳冬影.刍议道路桥梁档案管理[J].吉林农业，2012（12）.endprint